Thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản đang trở thành lựa chọn chiến lược của nhiều nhà đầu tư Việt Nam muốn mở rộng thị trường outbound, kết nối tour Việt – Nhật và tận dụng lượng khách du lịch ngày càng tăng giữa hai quốc gia. Cùng ACAA GLOBAL, bài viết phân tích toàn diện các điều kiện, quy trình, hồ sơ và lưu ý thực tế theo quy định hiện hành để giúp nhà đầu tư thực hiện đúng và hiệu quả.

1. Định nghĩa và phạm vi thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản

Thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản là quá trình nhà đầu tư Việt Nam (cá nhân hoặc tổ chức) đăng ký dự án đầu tư ra nước ngoài theo Luật Đầu tư Việt Nam, sau đó thành lập pháp nhân tại Nhật Bản theo Luật Doanh nghiệp Nhật Bản và xin đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành theo Luật Đại lý Du lịch (Travel Agency Act – Ryokogyo Ho).

Công ty này có thể hoạt động dưới hình thức Kabushiki Kaisha (KK – công ty cổ phần) hoặc Godo Kaisha (GK – công ty trách nhiệm hữu hạn), cung cấp các dịch vụ tổ chức tour, đại lý lữ hành, sắp xếp vận chuyển, lưu trú và các dịch vụ liên quan cho khách du lịch trong nước Nhật hoặc quốc tế.

Phạm vi hoạt động phụ thuộc vào loại đăng ký lữ hành được cấp. Loại 1 (Class 1) cho phép tổ chức hầu hết các tour trong nước và quốc tế, bao gồm cả tour tuyển khách. Loại 2 và 3 hạn chế hơn về phạm vi địa lý và hình thức tour.

Nhà đầu tư Việt Nam thường hướng tới mô hình kết nối khách Việt Nam đi Nhật hoặc phục vụ khách Nhật đến Việt Nam, nhưng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về vốn, nhân sự và bảo đảm tài chính tại cả hai quốc gia. Việc hiểu rõ định nghĩa này giúp xác định đúng loại hình pháp nhân và giấy phép cần thiết ngay từ giai đoạn chuẩn bị, tránh sai sót dẫn đến kéo dài thời gian hoặc từ chối hồ sơ.

Căn cứ pháp lý chính tại Việt Nam bao gồm Luật Đầu tư 2020 (sửa đổi, bổ sung) và các nghị định hướng dẫn về đầu tư ra nước ngoài. Tại Nhật Bản, quy định nằm trong Companies Act và Travel Agency Act do Cục Du lịch Nhật Bản (Japan Tourism Agency) và các cơ quan địa phương quản lý. Nhà đầu tư cần lưu ý rằng việc thành lập pháp nhân chỉ là bước đầu; hoạt động lữ hành thực tế chỉ hợp pháp sau khi có đăng ký ngành nghề tương ứng.

2. Điều kiện xin giấy phép thành lập và hoạt động công ty du lịch tại Nhật Bản

Điều kiện được chia thành nhóm pháp lý, kỹ thuật và quy hoạch để đảm bảo công ty đủ năng lực hoạt động ổn định và bảo vệ quyền lợi khách hàng. Về pháp lý, nhà đầu tư Việt Nam phải hoàn thành thủ tục đăng ký đầu tư ra nước ngoài trước khi chuyển vốn hoặc thành lập pháp nhân tại Nhật Bản. Dự án không thuộc ngành nghề cấm theo Luật Đầu tư Việt Nam.

Tại Nhật Bản, công ty phải được thành lập hợp pháp, có điều lệ ghi rõ mục đích kinh doanh lữ hành theo Travel Agency Act, và người đại diện không thuộc các trường hợp bị cấm đăng ký (như từng bị thu hồi giấy phép trong thời gian nhất định).

Về kỹ thuật và tài chính, yêu cầu về tài sản tiêu chuẩn (kijun shisan-gaku) và tiền bảo đảm kinh doanh (eigyo hoshokin) rất cao, đặc biệt với Class 1. Tài sản tiêu chuẩn tối thiểu thường ở mức 30 triệu yên đối với Class 1, 7 triệu yên đối với Class 2 và 3 triệu yên đối với Class 3 (tính bằng tổng tài sản trừ nợ phải trả, tài sản hoãn lại và tiền bảo đảm). Tiền bảo đảm kinh doanh có thể lên tới 70 triệu yên cho Class 1 nếu không tham gia hiệp hội, hoặc giảm còn khoảng 14 triệu yên nếu tham gia JATA hoặc ANTA và đóng góp bảo đảm thay thế.

Đối với visa quản lý kinh doanh (Business Manager Visa) dành cho người nước ngoài, từ tháng 10/2025 yêu cầu vốn tối thiểu 30 triệu yên kết hợp tuyển dụng ít nhất một nhân viên cư trú Nhật Bản toàn thời gian, cùng năng lực tiếng Nhật và kinh nghiệm quản lý hoặc bằng cấp liên quan.

Về nhân sự, mỗi văn phòng kinh doanh phải bổ nhiệm ít nhất một người quản lý nghiệp vụ lữ hành có chứng chỉ phù hợp (General Travel Service Supervisor cho Class 1). Trụ sở phải là địa chỉ thực tế, không chấp nhận văn phòng ảo trong nhiều trường hợp xét visa và đăng ký lữ hành.

Về quy hoạch, địa điểm trụ sở phải phù hợp với quy định sử dụng đất và không vi phạm các hạn chế địa phương về hoạt động kinh doanh. Các điều kiện này được quy định chi tiết trong Travel Agency Act và hướng dẫn của Japan Tourism Agency, đồng thời phù hợp với yêu cầu về năng lực tài chính và tư cách nhà đầu tư theo pháp luật Việt Nam về đầu tư ra nước ngoài.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty Holding tại Singapore

3. Thủ tục thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản

Thủ tục thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản kết hợp hai giai đoạn chính: thủ tục tại Việt Nam và thủ tục tại Nhật Bản. Giai đoạn Việt Nam tập trung vào đăng ký dự án đầu tư ra nước ngoài để hợp pháp hóa việc chuyển vốn và thành lập tổ chức kinh tế ở nước ngoài. Giai đoạn Nhật Bản bao gồm thành lập pháp nhân và xin đăng ký ngành nghề lữ hành. Toàn bộ quy trình cần được thực hiện tuần tự để tránh gián đoạn nguồn vốn hoặc chậm trễ cấp phép.

Bước 1: Đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam. 

Nhà đầu tư kê khai thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư và nộp hồ sơ đến Bộ Tài chính (hoặc cơ quan được phân cấp). Hồ sơ cơ bản gồm văn bản đăng ký đầu tư ra nước ngoài, tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của nhà đầu tư, văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế, và cam kết về nguồn ngoại tệ.

Bước 2: Chuẩn bị và thành lập pháp nhân tại Nhật Bản. 

Lựa chọn loại hình KK hoặc GK, soạn thảo điều lệ (cần công chứng đối với KK), xác nhận tên công ty, nộp vốn điều lệ vào tài khoản tạm, và đăng ký tại Cục Pháp lý (Legal Affairs Bureau) có thẩm quyền theo địa điểm trụ sở.

Bước 3: Xin đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành. 

Nộp hồ sơ đến Japan Tourism Agency hoặc thống đốc tỉnh. Thời gian thẩm định thường 30–40 ngày. Sau khi được chấp thuận, công ty phải nộp tiền bảo đảm kinh doanh trong thời hạn quy định (thường 14 ngày) và thông báo lại cơ quan cấp phép.

Bước 4: Hoàn tất các thủ tục vận hành. 

Bao gồm đăng ký bảo hiểm xã hội, lao động, xây dựng hệ thống xử lý sự cố và hợp đồng với đối tác cung ứng dịch vụ. Toàn bộ quá trình từ đăng ký đầu tư Việt Nam đến vận hành ổn định thường kéo dài vài tháng đến hơn nửa năm tùy mức độ chuẩn bị và loại giấy phép.

Cơ quan xử lý chính tại Việt Nam là Bộ Tài chính và Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư. Tại Nhật Bản là Legal Affairs Bureau, Japan Tourism Agency và cơ quan di trú. Nhà đầu tư cần theo dõi sát tiến độ vì bất kỳ thiếu sót hồ sơ nào cũng dẫn đến yêu cầu bổ sung và kéo dài thời gian.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty tại Nhật Bản

4. Hồ sơ cần chuẩn bị và nơi nộp hồ sơ

Hồ sơ phải đầy đủ, chính xác và được dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu của từng giai đoạn. Thiếu sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị trả lại. Dưới đây là danh sách cụ thể theo từng giai đoạn.

Hồ sơ đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam gồm:

• Văn bản đăng ký đầu tư ra nước ngoài theo mẫu quy định.
• Tài liệu về tư cách pháp lý của nhà đầu tư (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ cá nhân).
• Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của nhà đầu tư.
• Văn bản cam kết tự cân đối nguồn ngoại tệ hoặc cam kết thu xếp ngoại tệ từ tổ chức tín dụng.
• Đề xuất dự án đầu tư, báo cáo tài chính và tài liệu chứng minh năng lực tài chính.
• Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể của dự án.

Nơi nộp: Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư (trực tuyến) và Bộ Tài chính hoặc cơ quan được phân cấp.

Hồ sơ thành lập công ty tại Nhật Bản gồm:

• Điều lệ công ty (đã công chứng nếu là KK).
• Giấy tờ chứng minh tư cách của người thành lập và giám đốc (hộ chiếu, giấy xác nhận chữ ký, giấy chứng nhận con dấu nếu có).
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ (nếu nhà đầu tư là tổ chức).
• Chứng từ nộp vốn điều lệ.
• Đơn đăng ký thành lập và các mẫu theo quy định của Legal Affairs Bureau.

Nơi nộp: Cục Pháp lý (Legal Affairs Bureau) có thẩm quyền theo địa điểm trụ sở dự kiến.

Hồ sơ xin đăng ký lữ hành gồm:

• Đơn đăng ký theo mẫu.
• Bản sao điều lệ và giấy chứng nhận đăng ký công ty.
• Báo cáo tài sản hoặc bảng cân đối kế toán để chứng minh tài sản tiêu chuẩn.
• Giấy tờ chứng minh việc bổ nhiệm người quản lý nghiệp vụ lữ hành có chứng chỉ.
• Tài liệu về trụ sở (hợp đồng thuê, ảnh chụp).
• Kế hoạch kinh doanh và hệ thống xử lý sự cố.
• Lời tuyên thệ về việc không thuộc trường hợp bị cấm đăng ký.

Nơi nộp: Japan Tourism Agency đối với Class 1 hoặc cơ quan cấp tỉnh đối với các loại khác. Lưu ý thực tế: Tất cả giấy tờ tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng/hợp pháp hóa. Hồ sơ nên được kiểm tra kỹ bởi chuyên gia am hiểu cả hai hệ thống pháp luật để tránh sai sót về hình thức hoặc nội dung.

5. Chi phí và thời gian thực hiện

Chi phí và thời gian phụ thuộc vào loại hình công ty, loại giấy phép lữ hành và mức độ sử dụng dịch vụ hỗ trợ. Dưới đây là các khung tham khảo dựa trên quy định và thực tiễn gần đây.

Về thời gian:

• Đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam: khoảng 15–30 ngày làm việc hoặc lâu hơn nếu cần chấp thuận chủ trương.
• Thành lập pháp nhân tại Nhật Bản: 2–6 tuần chuẩn bị hồ sơ và đăng ký.
• Xin đăng ký lữ hành: 30–40 ngày thẩm định sau khi nộp đủ hồ sơ.
• Xin visa Business Manager (nếu cần): thêm 1–3 tháng.
• Tổng thời gian từ chuẩn bị đến vận hành: thường 4–8 tháng.

Về chi phí chính:

• Phí đăng ký thành lập công ty (KK): khoảng 150.000–240.000 yên (tùy vốn và hình thức giấy tờ).
• Phí đăng ký GK thấp hơn, khoảng 60.000 yên trở lên.
• Tiền bảo đảm kinh doanh Class 1: 70 triệu yên (hoặc 14 triệu yên nếu tham gia hiệp hội).
• Phí đăng ký lữ hành: khoảng 90.000 yên đối với Class 1, mức tỉnh khác nhau đối với loại khác.
• Chi phí công chứng, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự và thuê trụ sở thực tế: biến động theo quy mô.
• Chi phí visa và các thủ tục sau thành lập (thuế, bảo hiểm): phát sinh thêm tùy trường hợp.

Nhà đầu tư nên dự phòng ngân sách cao hơn mức tối thiểu vì yêu cầu tài sản tiêu chuẩn và tiền bảo đảm là bắt buộc trước khi hoạt động. Việc tham gia hiệp hội lữ hành có thể giảm đáng kể số tiền bảo đảm phải nộp.

6. Lưu ý quan trọng và những rủi ro thường gặp

Nhà đầu tư cần đặc biệt chú ý đến sự thay đổi quy định gần đây về visa Business Manager, yêu cầu vốn cao và nhân viên cư trú Nhật Bản. Trụ sở phải là địa chỉ thực tế có thể kiểm tra được; văn phòng ảo thường không đáp ứng điều kiện xét visa và một số hồ sơ đăng ký. Người quản lý nghiệp vụ lữ hành phải có chứng chỉ hợp lệ và được bổ nhiệm đúng quy định tại mỗi văn phòng.

Rủi ro phổ biến bao gồm thiếu sót trong chứng minh nguồn vốn hợp pháp theo pháp luật Việt Nam, sai sót trong tính toán tài sản tiêu chuẩn, hoặc chậm nộp tiền bảo đảm sau khi được cấp đăng ký.

Ngoài ra, việc không cập nhật thay đổi thông tin công ty hoặc không gia hạn đăng ký lữ hành (thường có hiệu lực 5 năm) có thể dẫn đến xử phạt. Nhà đầu tư nên xây dựng kế hoạch kinh doanh rõ ràng, có đối tác địa phương hỗ trợ và theo dõi sát các hướng dẫn của Japan Tourism Agency cũng như quy định đầu tư ra nước ngoài của Việt Nam để giảm thiểu rủi ro.

7. Lý do nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp tại ACAA GLOBAL

Thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản đòi hỏi sự am hiểu sâu cả hai hệ thống pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn xử lý hồ sơ liên quan đến vốn, visa và giấy phép ngành nghề có điều kiện. ACAA GLOBAL cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện từ giai đoạn đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam, soạn thảo hồ sơ thành lập pháp nhân Nhật Bản, hỗ trợ xin đăng ký lữ hành đến các thủ tục sau thành lập. Đội ngũ chuyên gia giúp tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian và hạn chế rủi ro từ sai sót hồ sơ.

Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp nhà đầu tư tập trung vào chiến lược kinh doanh thay vì mất thời gian xử lý các thủ tục phức tạp và thay đổi quy định liên tục.

8. Câu hỏi thường gặp

Nhà đầu tư Việt Nam có bắt buộc phải xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài trước khi thành lập công ty tại Nhật Bản không?

Theo quy định hiện hành của Luật Đầu tư Việt Nam, nhà đầu tư phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư ra nước ngoài trước khi chuyển vốn hoặc thành lập tổ chức kinh tế ở nước ngoài. Việc này đảm bảo tính hợp pháp của nguồn vốn và tuân thủ quy định về ngoại hối.

Vốn tối thiểu để thành lập công ty du lịch Class 1 tại Nhật Bản là bao nhiêu?

Đối với Class 1, yêu cầu tài sản tiêu chuẩn tối thiểu khoảng 30 triệu yên và tiền bảo đảm kinh doanh lên tới 70 triệu yên (hoặc giảm còn khoảng 14 triệu yên nếu tham gia hiệp hội). Đ

Có thể thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản mà không cần người cư trú tại Nhật không?

Về mặt thành lập pháp nhân, pháp luật Nhật Bản cho phép người nước ngoài không cư trú làm người thành lập và giám đốc. Tuy nhiên, để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, xin visa quản lý và đáp ứng điều kiện đăng ký lữ hành thực tế, việc có người cư trú hoặc nhân viên địa phương thường là cần thiết.

Thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản đúng thủ tục mang lại lợi ích lớn về tính hợp pháp, khả năng mở rộng thị trường và bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư cũng như khách hàng. Việc tuân thủ đầy đủ các bước từ đăng ký đầu tư ra nước ngoài đến xin giấy phép lữ hành giúp tránh rủi ro pháp lý và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động lâu dài. Hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay.