Xin giấy phép kinh doanh khách sạn tại nhật bản là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng nhất mà nhà đầu tư nước ngoài cần hoàn tất trước khi vận hành bất kỳ cơ sở lưu trú nào tại xứ sở hoa anh đào. Việc nắm rõ các quy định theo Luật Đầu tư 2025 và Nghị định 96/2026/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có, đồng thời tối ưu hóa thời gian và chi phí triển khai dự án. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp lộ trình chi tiết và đầy đủ nhất để bạn tự tin bước vào thị trường tiềm năng này, cùng ACAA GLOBAL đồng hành trong suốt quá trình.

1. Hướng dẫn xin giấy phép dịch vụ lưu trú và khách sạn tại Nhật Bản

Việc xin cấp phép kinh doanh dịch vụ lưu trú tại Nhật Bản không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và bền vững. Theo quy định tại Luật Đầu tư 2025, các nhà đầu tư nước ngoài muốn tham gia vào lĩnh vực nhạy cảm này phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về vốn, địa điểm và tiêu chuẩn an toàn.

Đồng thời, Nghị định 96/2026/NĐ-CP đã cụ thể hóa các yêu cầu về hồ sơ, trình tự và thẩm quyền cấp phép, tạo ra một khung pháp lý minh bạch và rõ ràng. Chính vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chờ đợi và tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình nộp hồ sơ.

2. Điều kiện cần đáp ứng để được cấp phép kinh doanh lưu trú

Để được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện khắt khe theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trước hết, về mặt pháp nhân, nhà đầu tư nước ngoài bắt buộc phải thành lập công ty tại Nhật Bản với tư cách là pháp nhân độc lập, không được phép kinh doanh dưới hình thức chi nhánh của công ty nước ngoài. Thứ hai, cơ sở vật chất phải đáp ứng các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường và an ninh trật tự theo quy định của Nghị định 96/2026/NĐ-CP.

Ngoài ra, người quản lý điều hành phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định của Luật Đầu tư 2025. Cuối cùng, doanh nghiệp cần chứng minh được năng lực tài chính thông qua việc ký quỹ hoặc xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, đảm bảo khả năng chi trả cho toàn bộ quá trình vận hành ban đầu.

Xem thêm: Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận y tế (Health Certificate – HC)

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục xin cấp phép

Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lưu trú là một tập hợp các giấy tờ pháp lý quan trọng, cần được chuẩn bị một cách đầy đủ và chính xác. Theo hướng dẫn tại Nghị định 96/2026/NĐ-CP, bộ hồ sơ bao gồm các thành phần chính sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lưu trú theo mẫu quy định.
• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với cơ sở lưu trú (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu).
• Bản thuyết minh về cơ sở vật chất, trang thiết bị và các điều kiện an toàn.
• Giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Bản kê khai lý lịch tư pháp của người đứng đầu doanh nghiệp và người trực tiếp quản lý.

Xem thêm: Quy trình chứng nhận Kosher

4. Quy trình thực hiện thủ tục xin cấp phép chi tiết

Quy trình xin cấp phép kinh doanh khách sạn tại Nhật Bản được thực hiện theo một trình tự các bước cụ thể, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong từng khâu. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

Bước 1: Chuẩn bị và rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý

Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát toàn bộ các giấy tờ đã chuẩn bị, đảm bảo tính hợp lệ và thống nhất giữa các tài liệu. Việc kiểm tra kỹ lưỡng này giúp phát hiện sớm những sai sót hoặc thiếu sót trước khi nộp hồ sơ, tránh mất thời gian trong quá trình thẩm định. Đồng thời, doanh nghiệp cần đối chiếu các điều kiện kinh doanh theo quy định tại Luật Đầu tư 2025 để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Du lịch hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại địa phương nơi đặt cơ sở lưu trú. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, tùy theo quy định cụ thể của từng địa phương. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Thẩm định thực tế và bổ sung hồ sơ (nếu có)

Cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định thực tế tại cơ sở lưu trú để kiểm tra các điều kiện về cơ sở vật chất, an toàn phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường. Nếu phát hiện thiếu sót, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo và có thời hạn tối đa 30 ngày để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Việc phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng trong giai đoạn này là rất quan trọng để đẩy nhanh tiến độ xử lý.

Bước 4: Nhận kết quả và tiến hành các thủ tục bổ sung

Sau khi hoàn tất quá trình thẩm định, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lưu trú trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi nhận được giấy phép, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục bổ sung như đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng chuyên dụng và niêm yết giấy phép tại trụ sở kinh doanh theo đúng quy định.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp phép thường kéo dài bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp phép kinh doanh dịch vụ lưu trú tại Nhật Bản thường dao động từ 30 đến 60 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính đầy đủ của hồ sơ và điều kiện thực tế của cơ sở lưu trú.

Nhà đầu tư nước ngoài có bắt buộc phải thành lập công ty tại Nhật Bản không?

Theo quy định tại Luật Đầu tư 2025, nhà đầu tư nước ngoài bắt buộc phải thành lập pháp nhân tại Nhật Bản trước khi tiến hành thủ tục xin cấp phép kinh doanh dịch vụ lưu trú. Việc thành lập công ty là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tư cách pháp lý và trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Chi phí dự kiến cho toàn bộ quá trình xin cấp phép là bao nhiêu?

Chi phí cho toàn bộ quá trình xin cấp phép kinh doanh khách sạn tại Nhật Bản bao gồm nhiều khoản khác nhau như lệ phí hành chính, chi phí thuê tư vấn pháp lý, chi phí cải tạo cơ sở vật chất để đáp ứng tiêu chuẩn và các khoản phí liên quan khác.

Xin giấy phép kinh doanh khách sạn tại nhật bản là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về hệ thống pháp luật địa phương và kinh nghiệm thực tiễn. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư và pháp lý Nhật Bản, ACAA GLOBAL cam kết đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn chiến lược, chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận được giấy phép chính thức.