Visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam là chìa khoá để nhà đầu tư, chuyên gia, doanh nhân quốc tế nhập cảnh hợp pháp và triển khai các hoạt động kinh doanh, khảo sát thị trường hay ký kết hợp đồng. Hiểu rõ lộ trình sẽ giúp doanh nghiệp và người nước ngoài tiết kiệm thời gian, tránh bị từ chối – cùng ACAA GLOBAL đồng hành để hành trình pháp lý trở nên đơn giản, an toàn.

1. Thủ tục xin visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam

Thị thực (visa) thương mại là loại thị thực cấp cho người nước ngoài vào Việt Nam với mục đích kinh doanh, làm việc với doanh nghiệp, tổ chức hoặc thực hiện các hoạt động thương mại khác. Theo quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2019, 2023) và Nghị định 77/2020/NĐ-CP, thị thực thương mại thường được ký hiệu DN1, DN2 tùy vào tính chất hoạt động và thời gian cư trú.

Thủ tục xin cấp visa thương mại được thực hiện theo cơ chế bảo lãnh bởi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam và thông qua Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh. Dưới đây là các bước tiến hành chi tiết.

Bước 1: Doanh nghiệp bảo lãnh chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh

Doanh nghiệp, tổ chức mời người nước ngoài cần soạn công văn đề nghị nhập cảnh (mẫu quy định), kèm theo bản sao giấy phép kinh doanh, hộ chiếu người nước ngoài, văn bản giải thích mục đích nhập cảnh và các giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp tác kinh doanh (hợp đồng, biên bản ghi nhớ…). Hồ sơ phải được đóng dấu xác nhận và chịu trách nhiệm về tính xác thực.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an (số 44-46 Trần Phú, Hà Nội hoặc số 254 Nguyễn Trãi, TP. Hồ Chí Minh) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ, vào sổ theo dõi và cấp phiếu hẹn trả kết quả.

Thời gian xử lý thông thường là 05 đến 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không kể thời gian bổ sung, xác minh nếu có.

Bước 3: Nhận văn bản chấp thuận nhập cảnh và chuyển cho người nước ngoài

Sau khi được phê duyệt, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh (công văn xác nhận) cho doanh nghiệp bảo lãnh. Doanh nghiệp gửi bản scan hoặc bản gốc này cho người nước ngoài để làm thủ tục nhận thị thực.

Bước 4: Người nước ngoài thực hiện thủ tục nhận thị thực tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam hoặc tại cửa khẩu quốc tế

Người nước ngoài mang hộ chiếu, 02 ảnh 4x6cm, đơn xin cấp thị thực (mẫu NA1) và văn bản chấp thuận nhập cảnh đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại để dán thị thực. Trường hợp người nước ngoài thuộc diện được cấp thị thực tại cửa khẩu (danh sách quốc gia do Chính phủ quy định) hoặc đã có tên trong danh sách xét duyệt nhập cảnh do doanh nghiệp gửi trước, có thể nhận thị thực ngay tại các cửa khẩu quốc tế của Việt Nam khi xuất trình hộ chiếu và văn bản chấp thuận.

2. Yêu cầu pháp lý để xin visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam

Để được cấp visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp bảo lãnh và người nước ngoài phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu pháp lý căn bản.

• Thứ nhất, doanh nghiệp phải là pháp nhân được thành lập hợp pháp tại Việt Nam, có đăng ký kinh doanh đang hoạt động và có nhu cầu thực tế mời người nước ngoài vào làm việc, đàm phán, ký kết hợp đồng hoặc tham gia các hoạt động thương mại.
• Thứ hai, mục đích nhập cảnh của người nước ngoài phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp bảo lãnh và được thể hiện rõ trong hồ sơ đề nghị.
• Thứ ba, người nước ngoài không thuộc diện bị cấm nhập cảnh hoặc tạm hoãn xuất cảnh theo quy định của pháp luật Việt Nam; hộ chiếu của người đó còn giá trị tối thiểu 06 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh và có ít nhất 02 trang trống.
• Thứ tư, đối với visa thương mại ký hiệu DN2 (dành cho người vào làm việc với doanh nghiệp, tổ chức có thời hạn dưới 12 tháng), người nước ngoài có thể phải chứng minh trình độ chuyên môn hoặc vị trí công việc phù hợp, tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan quản lý khi thẩm tra hồ sơ.

Những yêu cầu này bảo đảm tính chặt chẽ trong quản lý nhập cảnh và tránh tình trạng lợi dụng visa thương mại vào mục đích khác.

Xem thêm: Thủ tục xin visa 1 năm vào Việt Nam cho người nước ngoài

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để xin visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam

Bộ hồ sơ chuẩn để xin visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các tài liệu do doanh nghiệp bảo lãnh chuẩn bị và các giấy tờ phía người nước ngoài cung cấp. Dưới đây là danh sách cụ thể kèm lưu ý thực tế:

• Công văn đề nghị cấp thị thực và cho phép nhập cảnh (theo mẫu quy định tại Nghị định 77/2020/NĐ-CP), nêu rõ mục đích, thời gian dự kiến và nơi tạm trú của người nước ngoài.
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động của tổ chức bảo lãnh (bản sao còn hiệu lực, không quá 06 tháng kể từ ngày cấp).
• Bản sao hộ chiếu người nước ngoài (trang ảnh, trang có thị thực cũ nếu có), đảm bảo còn hạn như yêu cầu nêu trên.
• Văn bản giải trình mối quan hệ làm việc/thương mại giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài: hợp đồng thương mại, biên bản ghi nhớ, thư mời, hoặc các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế.
• Tờ khai đề nghị cấp thị thực (mẫu NA1 do người nước ngoài ký, có dán ảnh) – áp dụng nếu xin cấp visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
• Danh sách người nước ngoài đề nghị cấp thị thực (mẫu NA5) nếu số lượng nhiều.
• Một số trường hợp cần bổ sung giấy xác nhận tạm trú dự kiến hoặc giấy tờ chứng minh khả năng tài chính của người mời, tùy theo yêu cầu xác thực của cơ quan xuất nhập cảnh.

Lưu ý thực tế: Tất cả giấy tờ tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định. Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước thời điểm dự kiến nhập cảnh ít nhất 15 – 20 ngày để phòng trường hợp phải bổ sung, chỉnh sửa. Với hồ sơ có yếu tố nước ngoài phức tạp, việc rà soát trước bởi chuyên gia pháp lý giúp giảm đáng kể tỷ lệ hồ sơ bị trả lại.

Xem thêm: Mẫu tờ khai xin visa vào Việt Nam mới

4. Chi phí xin visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam

Chi phí thực hiện thủ tục visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam bao gồm lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ (nếu sử dụng đơn vị hỗ trợ). Lệ phí cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh và lệ phí dán thị thực được quy định tại biểu mức thu lệ phí xuất nhập cảnh hiện hành, tùy thuộc vào thời hạn thị thực (01 tháng, 03 tháng, 06 tháng hay 12 tháng) và số lần nhập cảnh (một lần hay nhiều lần). Thị thực có thời hạn càng dài và cho phép nhập cảnh nhiều lần thì mức lệ phí tương ứng cao hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí dịch thuật, công chứng và chi phí chuyển phát nhanh quốc tế nếu gửi hồ sơ gốc. Khi sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, khoản phí dịch vụ được tính dựa trên mức độ phức tạp của hồ sơ và tốc độ xử lý mong muốn, nhưng nhìn chung giúp tối ưu tổng chi phí nhờ hạn chế sai sót và điều chỉnh lộ trình phù hợp.

5. Lý do sử dụng dịch vụ hỗ trợ xin visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam tại ACAA GLOBAL

ACAA GLOBAL cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp và người nước ngoài rút ngắn thời gian, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong suốt quá trình xin cấp visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam. Những điểm nổi bật khi đồng hành cùng ACAA GLOBAL:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phí phát sinh không đáng có do hồ sơ sai sót, bị trả lại nhiều lần, đồng thời chọn đúng loại thị thực với thời hạn tối ưu, phù hợp ngân sách.
• Đội ngũ chuyên gia: Các chuyên viên am hiểu sâu về lĩnh vực xuất nhập cảnh, giàu kinh nghiệm xử lý hồ sơ doanh nghiệp đa quốc gia, đảm bảo cập nhật nhanh các thay đổi chính sách và yêu cầu thực tế từ cơ quan quản lý.
• Tư vấn chuyên sâu: Đánh giá toàn diện hồ sơ của doanh nghiệp và người nước ngoài, đề xuất phương án loại visa phù hợp (DN1, DN2), đồng thời dự báo các vấn đề pháp lý liên quan để có hướng xử lý kịp thời.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu soạn thảo văn bản, đại diện nộp hồ sơ, theo dõi kết quả đến hướng dẫn nhận visa tại nước ngoài hay cửa khẩu, ACAA GLOBAL giám sát toàn bộ quy trình, giúp khách hàng yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

6. Thời gian xử lý và hiệu lực visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam

Thời gian xử lý cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh cho visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam thường là 05 – 07 ngày làm việc kể từ khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp cần xác minh thêm thì thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày làm việc.

Sau khi có văn bản chấp thuận, việc dán thị thực tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán diễn ra nhanh chóng, thường trong 01 – 03 ngày làm việc. Tổng thời gian từ lúc nộp hồ sơ đến khi người nước ngoài có visa trong tay khoảng 10 – 14 ngày, tùy lựa chọn phương thức nhận visa và địa điểm thực hiện.

Về hiệu lực, theo quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, thị thực thương mại có thời hạn tối đa không quá 12 tháng và có thể có giá trị một lần hoặc nhiều lần nhập cảnh. Thị thực DN2 thường được cấp với thời hạn dưới 12 tháng, trong khi DN1 áp dụng cho các hoạt động dài hạn hơn và có thể được xem xét cấp tối đa đến 12 tháng. Khi hết hạn, nếu vẫn có nhu cầu tiếp tục lưu trú và hoạt động thương mại hợp pháp, doanh nghiệp có thể làm thủ tục gia hạn thị thực hoặc chuyển đổi sang thẻ tạm trú nếu đủ điều kiện.

7. Câu hỏi thường gặp

Visa thương mại có thể chuyển đổi sang thẻ tạm trú không?

Có. Người nước ngoài đang sử dụng visa thương mại (thường ký hiệu DN1) nếu sau đó được cấp giấy phép lao động hoặc miễn giấy phép lao động và đáp ứng các điều kiện về thời gian cư trú, cơ quan bảo lãnh có thể xin chuyển đổi sang thẻ tạm trú. Thẻ tạm trú có thời hạn tương ứng với thời hạn giấy phép lao động và cho phép nhập cảnh nhiều lần mà không cần xin visa mới, tạo thuận lợi đáng kể cho chuyên gia nước ngoài làm việc lâu dài tại Việt Nam.

Thời gian tối đa của visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam là bao nhiêu?

Thời hạn tối đa của thị thực thương mại được quy định là 12 tháng. Căn cứ vào mục đích nhập cảnh và tính chất công việc, cơ quan xuất nhập cảnh có thể cấp thị thực với thời hạn ngắn hơn như 03 tháng, 06 tháng. Doanh nghiệp nên căn cứ vào lịch trình thực tế để lựa chọn mức thời hạn phù hợp, tránh tình trạng xin thời hạn quá dài nhưng không sử dụng hết, gây lãng phí chi phí.

Người nước ngoài xin visa thương mại có bắt buộc phải có giấy phép lao động không?

Không bắt buộc. Visa thương mại được cấp dựa trên mục đích làm việc, giao dịch kinh doanh ngắn hạn, không phải làm việc theo hình thức có trả lương tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu trong thời gian lưu trú bằng thị thực thương mại, người nước ngoài thực hiện các hoạt động bị coi là làm việc theo Bộ luật Lao động thì phải xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động trước khi bắt đầu công việc.

Visa thương mại cho người nước ngoài tại Việt Nam là dạng thị thực phổ biến và linh hoạt, mở ra cánh cửa để các doanh nghiệp quốc tế kết nối và phát triển kinh doanh tại Việt Nam. Để hồ sơ được phê duyệt nhanh, tránh vướng mắc pháp lý, quý khách hàng có thể liên hệ ACAA GLOBAL – nơi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, đồng hành cùng doanh nghiệp và người nước ngoài trên từng bước thủ tục nhập cảnh.