Bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt là một trong những hình thức bảo đảm thực hiện hợp đồng mà các nhà thầu thường quan tâm khi tham gia đấu thầu, giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình cạnh tranh. Thủ tục này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng tham gia dự án mà còn quyết định sự thành bại của hồ sơ dự thầu. Việc hiểu rõ quy định pháp lý sẽ giúp nhà thầu tránh các sai sót không đáng có, từ đó tối ưu hóa cơ hội trúng thầu. Cùng ACAA GLOBAL khám phá chi tiết về vấn đề này.

1. Có được nộp bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt không?

Theo quy định tại Luật Đấu thầu 2023, bảo lãnh dự thầu là biện pháp bắt buộc để nhà thầu cam kết thực hiện nghĩa vụ nếu trúng thầu, và hình thức nộp bằng tiền mặt được chấp nhận trong một số trường hợp cụ thể. Bảo lãnh dự thầu có thể thực hiện bằng các hình thức như thư bảo lãnh từ ngân hàng, tiền mặt hoặc các biện pháp bảo đảm khác theo pháp luật. Tuy nhiên, việc nộp bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt không phải là lựa chọn phổ biến nhất, vì nó đòi hỏi nhà thầu phải chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản tạm giữ của bên mời thầu hoặc cơ quan quản lý. Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu, cho phép nộp tiền mặt nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về thời hạn và hình thức chuyển khoản, nhằm tránh rủi ro mất mát hoặc chậm trễ.

Trong thực tế, nhiều gói thầu công khai trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP) chỉ chấp nhận thư bảo lãnh từ tổ chức tín dụng, nhưng đối với các gói thầu nhỏ hoặc đặc thù, bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt vẫn được phép nếu hồ sơ mời thầu không loại trừ hình thức này. Nhà thầu cần kiểm tra kỹ yêu cầu của từng gói thầu để tránh bị loại ngay từ vòng sơ tuyển. Việc sử dụng tiền mặt trực tiếp có thể đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị tài chính lớn ngay từ đầu, vì số tiền bảo lãnh thường dao động từ 1-3% giá trị gói thầu. Tổng thể, câu trả lời là có, nhưng phải phù hợp với quy định và không được áp dụng tùy tiện để tránh vi phạm.

2. Các hình thức bảo lãnh dự thầu theo quy định pháp luật

Các hình thức bảo lãnh dự thầu, trong đó bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt là một lựa chọn hợp pháp bên cạnh thư bảo lãnh ngân hàng và các biện pháp khác. Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định rằng tiền mặt phải được nộp vào tài khoản phong tỏa hoặc tạm giữ do bên mời thầu chỉ định, đảm bảo tính an toàn và dễ kiểm soát. Ngoài ra, Nghị định 21/2021/NĐ-CP về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ tại Điều 8 cũng hỗ trợ bằng cách cho phép sử dụng tiền mặt như một hình thức bảo đảm dân sự, miễn là phù hợp với hợp đồng đấu thầu.

Trong thực tiễn, thư bảo lãnh từ ngân hàng thương mại vẫn là hình thức ưu tiên vì tính linh hoạt, không yêu cầu nhà thầu khóa vốn lớn, nhưng bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt phù hợp hơn với các nhà thầu có nguồn vốn sẵn có và muốn tránh phí ngân hàng. Các hình thức khác bao gồm séc bảo chi hoặc tài sản thế chấp, nhưng tất cả đều phải được bên mời thầu chấp thuận trước khi nộp hồ sơ. Việc chọn hình thức nào phụ thuộc vào quy mô gói thầu và khả năng tài chính của nhà thầu, với bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt thường được áp dụng ở các dự án địa phương nhỏ lẻ. Nhà thầu nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo hình thức chọn lựa không làm ảnh hưởng đến điểm số đánh giá hồ sơ.

Xem thêm: Bảo lãnh diện F2B mất bao lâu?

3. Quy trình nộp bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt

Để nộp bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt, nhà thầu cần tuân thủ quy trình rõ ràng theo hướng dẫn của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và kịp thời. Quy trình này được thiết kế để tránh sai sót, đặc biệt trong môi trường đấu thầu điện tử ngày càng phổ biến. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Kiểm tra yêu cầu trong hồ sơ mời thầu

Nhà thầu phải đọc kỹ hồ sơ mời thầu để xác định xem gói thầu có chấp nhận bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt hay không, vì một số gói chỉ yêu cầu thư bảo lãnh. Nếu được phép, ghi nhận số tiền bảo lãnh (thường 1-3% giá trị gói thầu) và tài khoản nhận tiền do bên mời thầu cung cấp.

Bước 2: Chuẩn bị và chuyển khoản tiền bảo lãnh

Sau khi xác nhận, nhà thầu thực hiện chuyển khoản tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp vào tài khoản tạm giữ của bên mời thầu qua hệ thống ngân hàng. Phải đính kèm giấy xác nhận chuyển khoản và nêu rõ mục đích là bảo lãnh dự thầu cho gói thầu cụ thể. Bước này đòi hỏi sự chính xác về thông tin giao dịch để tránh chậm trễ, và nhà thầu nên giữ biên lai gốc làm chứng cứ.

Bước 3: Nộp kèm hồ sơ dự thầu và xác nhận

Kèm theo hồ sơ dự thầu, nhà thầu nộp bản sao biên lai chuyển khoản cùng các tài liệu liên quan. Bên mời thầu sẽ kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ trong vòng 3 ngày làm việc theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Nếu trúng thầu, tiền sẽ được hoàn lại sau khi ký hợp đồng; nếu không, hoàn trả sau khi kết thúc quá trình đánh giá. Bước này đảm bảo bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt được ghi nhận đầy đủ, tránh tranh chấp sau này.

Bước 4: Theo dõi và nhận hoàn tiền

Sau khi kết quả đấu thầu được công bố, nhà thầu theo dõi thông báo hoàn tiền qua hệ thống e-GP hoặc trực tiếp từ bên mời thầu. Thời hạn hoàn là 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng hoặc kết thúc đánh giá, theo Luật Đấu thầu 2023. Nếu có vấn đề, nhà thầu có quyền khiếu nại Quy trình này giúp nhà thầu quản lý dòng tiền hiệu quả.

Xem thêm: Điều kiện bảo lãnh vợ chồng diện F2A

4. Lợi ích và rủi ro khi sử dụng bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt

Sử dụng bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt mang lại một số lợi ích rõ rệt, đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ có nguồn vốn dự phòng. Theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP, hình thức này giúp đơn giản hóa thủ tục, không cần qua trung gian ngân hàng, từ đó giảm thời gian chuẩn bị và chi phí phát sinh như phí phát hành thư bảo lãnh (thường 0.5-1% số tiền). Hơn nữa, tiền mặt được chuyển trực tiếp vào tài khoản tạm giữ, tăng tính minh bạch và dễ kiểm soát, phù hợp với các gói thầu khẩn cấp hoặc địa phương nơi hệ thống ngân hàng chưa phát triển mạnh.

Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất là khóa vốn lớn trong thời gian dài, có thể ảnh hưởng đến dòng tiền hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt nếu gói thầu kéo dài đánh giá. Nghị định 21/2021/NĐ-CP cảnh báo về nguy cơ mất tiền nếu nhà thầu rút lui sau trúng thầu, dẫn đến tịch thu bảo lãnh. Ngoài ra, trong đấu thầu điện tử, việc nộp tiền mặt có thể gặp khó khăn về xác thực, đòi hỏi nhà thầu phải cập nhật kỹ năng số. Để giảm rủi ro, doanh nghiệp nên đa dạng hóa hình thức bảo lãnh và chỉ sử dụng tiền mặt khi thực sự cần thiết. Tổng thể, lợi ích vượt trội ở tính đơn giản, nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng để tránh tác động tài chính tiêu cực.

5. Câu hỏi thường gặp

Bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt có được hoàn trả không?

Có, tiền bảo lãnh sẽ được hoàn trả đầy đủ cho nhà thầu không trúng thầu sau khi kết thúc quá trình đánh giá, thường trong vòng 30 ngày. Nếu trúng thầu, tiền được hoàn sau khi ký hợp đồng chính thức. Trường hợp nhà thầu vi phạm nghĩa vụ, như rút lui sau trúng thầu, số tiền có thể bị tịch thu để bồi thường thiệt hại cho bên mời thầu.

Số tiền bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt là bao nhiêu?

Số tiền bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt được quy định tại hồ sơ mời thầu, thường từ 1% đến 3% giá trị gói thầu. Nghị định 24/2024/NĐ-CP cho phép bên mời thầu điều chỉnh mức này tùy theo quy mô và rủi ro dự án, nhưng không vượt quá 3%. Đối với gói thầu lớn, mức có thể cao hơn nếu có yếu tố đặc thù như công nghệ cao. Nhà thầu cần tính toán chính xác để chuẩn bị vốn phù hợp.

Làm thế nào nếu bên mời thầu không chấp nhận bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt?

Nếu hồ sơ mời thầu không chấp nhận bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt, nhà thầu phải sử dụng hình thức thay thế như thư bảo lãnh ngân hàng theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Điều 24. Trong trường hợp này, có thể khiếu nại lên cơ quan quản lý đấu thầu nếu cho rằng yêu cầu không hợp lý. Để tránh, nhà thầu nên kiểm tra kỹ trước khi chuẩn bị hồ sơ và tham khảo ý kiến pháp lý nếu cần.

Bảo lãnh dự thầu bằng tiền mặt là hình thức linh hoạt nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tuân thủ pháp luật, giúp nhà thầu tham gia đấu thầu hiệu quả hơn. Việc nắm vững quy định từ Luật Đấu thầu 2023 và các nghị định liên quan sẽ giảm thiểu rủi ro, đồng thời tối ưu hóa cơ hội trúng thầu. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn trong mọi gói thầu.