Cách xin giấy phép xuất nhập khẩu khi mở công ty tại EU/Mỹ là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí logistics. Thủ tục này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật pháp địa phương, từ đăng ký doanh nghiệp đến chứng nhận xuất nhập khẩu. Cùng ACAA GLOBAL khám phá chi tiết để hỗ trợ bạn thực hiện hiệu quả.

1. Giấy phép xuất nhập khẩu tại EU và Mỹ: Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Việc sở hữu giấy phép xuất nhập khẩu không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Quản lý ngoại thương 2017, Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Đầu tư 2025 của Việt Nam, mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi từ Hiệp định thương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA) và các quy định của EU Customs Code cũng như CBP Regulations của Mỹ.

Điều này mang lại lợi ích lớn như giảm thuế quan, tiếp cận thị trường rộng lớn và tránh các khoản phạt nặng nề do vi phạm hải quan. Đối với doanh nghiệp Việt mở rộng sang EU/Mỹ, việc tuân thủ giúp xây dựng uy tín, tối ưu chuỗi cung ứng và tăng khả năng cạnh tranh toàn cầu, đặc biệt trong bối cảnh số hóa thủ tục đang được thúc đẩy mạnh mẽ.

2. Thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu khi mở công ty tại Mỹ

Quy trình cách xin giấy phép xuất nhập khẩu khi mở công ty tại EU/Mỹ tại Mỹ tập trung vào hệ thống hải quan liên bang, với CBP Regulations làm cơ sở chính để quản lý biên giới.

Doanh nghiệp phải thành lập pháp nhân qua Sở Bí thư bang (Secretary of State), chọn hình thức như LLC hoặc Corporation, và nhận số EIN từ IRS để hoạt động hợp pháp. Sau đó, đăng ký với CBP để có quyền xuất nhập khẩu, bao gồm xin giấy phép importer/exporter number nếu cần cho hàng hóa kiểm soát.

Theo Luật Quản lý ngoại thương 2017 và Nghị định 69/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp Việt mở công ty tại Mỹ phải báo cáo hoạt động ngoại thương về Việt Nam để tuân thủ. Các yêu cầu bao gồm chứng nhận FDA cho thực phẩm, EPA cho sản phẩm môi trường, và tuân thủ quy định chống bán phá giá.

Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống ACE (Automated Commercial Environment) của CBP để khai báo điện tử, giảm thời gian thông quan xuống còn vài giờ. Việc này đặc biệt quan trọng với công ty mới, vì Mỹ có biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt đối với hàng hóa từ châu Á. Tổng thể, quy trình đảm bảo doanh nghiệp có thể tận dụng các hiệp định như USMCA để giảm thuế quan, thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

2.1. Đăng ký mã số thuế liên bang (EIN) và vai trò của Importer of Record (IOR)

Số EIN là bắt buộc cho mọi giao dịch tài chính và hải quan, giúp công ty mới nhanh chóng hoạt động. Importer of Record (IOR) là thực thể chịu trách nhiệm pháp lý cho việc nhập khẩu, thường là công ty Mỹ của bạn, đảm bảo tuân thủ CBP Regulations và xử lý các vấn đề hải quan.

2.2. Quy định của FDA đối với hàng thực phẩm, mỹ phẩm và dược phẩm

Theo CBP Regulations và các quy định liên quan, doanh nghiệp phải đăng ký cơ sở sản xuất nước ngoài với FDA trước khi nhập khẩu thực phẩm, mỹ phẩm hoặc dược phẩm. Thủ tục số hóa 100% qua cổng thông tin điện tử, với yêu cầu kiểm tra định kỳ để đảm bảo an toàn. Điều này giúp tránh từ chối thông quan và tận dụng ưu đãi thuế theo luật Việt Nam.

2.3. Các loại giấy phép kinh doanh đặc thù theo từng tiểu bang

Mỗi tiểu bang có quy định riêng, ví dụ California yêu cầu giấy phép môi trường nghiêm ngặt hơn theo Luật Đầu tư 2020 của Việt Nam khi phối hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra qua Sở Bí thư bang để xin giấy phép địa phương, như license cho hàng hóa đặc thù.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty tại Mỹ

3. Quy trình đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu tại Liên minh Châu Âu (EU)

Tại EU, việc mở công ty thường bắt đầu bằng chọn hình thức pháp nhân phù hợp, như công ty TNHH hoặc cổ phần, theo quy định của từng quốc gia thành viên, nhưng phải tuân thủ chung EU Customs Code cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần đăng ký kinh doanh tại cơ quan quốc gia, ví dụ Companies House ở Anh hoặc Handelsregister ở Đức, trước khi tiến hành thủ tục hải quan. Sau khi có giấy phép kinh doanh, bước tiếp theo là xin số EORI qua cổng thông tin hải quan EU, một mã số duy nhất cho phép doanh nghiệp thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu. Hồ sơ yêu cầu bao gồm thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, và mã số thuế VAT nếu áp dụng.

Theo EU Customs Code, doanh nghiệp phải chứng minh khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn sản phẩm, môi trường và lao động, đặc biệt với hàng hóa từ ngoài EU như Việt Nam. Nghị định 69/2018/NĐ-CP của Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp Việt bằng cách quy định rõ ràng về quản lý hoạt động ngoại thương, giúp phối hợp với các đối tác EU. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng nhận như CE Marking cho sản phẩm để đáp ứng yêu cầu nhập khẩu. Việc này đảm bảo công ty mới mở có thể nhanh chóng tham gia chuỗi cung ứng, tránh các khoản phạt lên đến hàng nghìn euro nếu vi phạm.

Quy trình thành lập chi tiết:

Bước 1: Đăng ký thành lập công ty

Doanh nghiệp bắt đầu bằng nộp hồ sơ thành lập tại cơ quan đăng ký quốc gia, bao gồm điều lệ công ty, danh sách cổ đông và kế hoạch kinh doanh. Quy trình này thường mất từ 1-4 tuần, tùy quốc gia, và yêu cầu vốn tối thiểu theo luật địa phương. Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước hải quan. Việc này là nền tảng để xin giấy phép xuất nhập khẩu, đảm bảo pháp nhân hợp pháp trước khi xử lý hàng hóa.

Bước 2: Xin số EORI và đăng ký hải quan

Nộp đơn trực tuyến qua cổng EU TRACES hoặc hệ thống quốc gia, cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh. Thời gian xử lý thường 2-5 ngày làm việc, và số EORI sẽ được sử dụng cho mọi khai báo hải quan. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin định kỳ để tránh gián đoạn. Theo EU Customs Code, bước này giúp doanh nghiệp tiếp cận các ưu đãi thuế quan, đặc biệt với hàng hóa từ Việt Nam theo EVFTA.

Bước 3: Chuẩn bị chứng nhận sản phẩm và hợp đồng

Thu thập các chứng nhận như RoHS cho sản phẩm điện tử hoặc chứng nhận hữu cơ nếu áp dụng, đồng thời ký hợp đồng với đối tác logistics. Hồ sơ này phải phù hợp với Luật Quản lý ngoại thương 2017 của Việt Nam để đảm bảo tính pháp lý khi xuất khẩu từ Việt Nam. Quy trình giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề kiểm dịch biên giới, thúc đẩy hoạt động mượt mà.

>> Đọc thêm: Visa định cư Mỹ

4. So sánh quy định xuất nhập khẩu giữa thị trường Mỹ và EU

Bảng so sánh trên dựa trên CBP Regulations và EU Customs Code, cập nhật theo Luật Đầu tư 2020 của Việt Nam, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá sự khác biệt.

5. Những lưu ý sống còn để tránh bị từ chối thông quan tại biên giới

Khi áp dụng cách xin giấy phép xuất nhập khẩu khi mở công ty tại EU/Mỹ, doanh nghiệp cần chú ý đến sự khác biệt giữa các quốc gia trong EU và các bang ở Mỹ, vì quy định địa phương có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý.

Ví dụ, tại EU, Brexit đã làm thay đổi thủ tục cho Vương quốc Anh, đòi hỏi số EORI riêng, trong khi ở Mỹ, các bang như California có quy định môi trường nghiêm ngặt hơn.

Theo EU Customs Code và CBP Regulations, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin hàng hóa chính xác để tránh phạt hành chính hoặc tịch thu hàng. Nghị định 69/2018/NĐ-CP nhấn mạnh vai trò của doanh nghiệp Việt trong việc báo cáo rủi ro ngoại thương, giúp giảm thiểu tranh chấp.

Một lưu ý lớn là chi phí, bao gồm phí đăng ký khoảng 500-2000 USD ở Mỹ và phí hải quan ở EU, cộng với chi phí luật sư để hỗ trợ hồ sơ. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn để xử lý các vấn đề như kiểm dịch động thực vật hoặc chứng nhận nguồn gốc. Ngoài ra, theo Luật Quản lý ngoại thương 2017, việc vi phạm có thể dẫn đến cấm xuất nhập khẩu tạm thời, ảnh hưởng đến uy tín.

• Kiểm tra tính tương thích: Luôn xác định mã HS Code của sản phẩm để tra cứu thuế suất chính xác.
• Đăng ký FDA: Bắt buộc đối với mọi cơ sở sản xuất nước ngoài muốn đưa thực phẩm, dược phẩm vào Mỹ.
• Nhãn mác (Labeling): Phải tuân thủ ngôn ngữ và định dạng đo lường của nước sở tại (Ví dụ: Mỹ dùng inch/pound, EU dùng hệ mét).
• Thủ tục số hóa: Hiện nay, 100% hồ sơ xin C/O mẫu EUR.1 (ưu đãi EVFTA) hoặc đăng ký mã EIN/EORI có thể thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của các cơ quan chức năng. Chính sách mới tháng 5/2026: Theo Quyết định 937/QĐ-BC, Bộ Tài chính Việt Nam đã hướng dẫn quy trình cấp C/O ưu đãi mẫu EUR.1 linh hoạt hơn cho doanh nghiệp xuất khẩu đi EU.
• Tiêu chuẩn xanh: EU đang thắt chặt các quy định về truy xuất nguồn gốc và bền vững môi trường đối với các ngành đồ gỗ và nông sản.

Những lưu ý này giúp cách xin giấy phép xuất nhập khẩu khi mở công ty tại EU/Mỹ trở nên hiệu quả, giảm rủi ro và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

6. Dịch vụ tư vấn trọn gói mở công ty và xin giấy phép EU – Mỹ tại ACAA GLOBAL

ACAA GLOBAL cung cấp dịch vụ toàn diện từ thành lập công ty, đăng ký EIN/EORI đến xử lý chứng nhận FDA/CE, đảm bảo tuân thủ EVFTA và CBP Regulations.

Với đội ngũ chuyên gia, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp Việt vượt qua rào cản pháp lý nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian.

7. Giải đáp thắc mắc thường gặp

7.1. Doanh nghiệp mới thành lập tại Mỹ có cần thuê Đại lý Mỹ (US Agent) không?

Có, đối với các mặt hàng thuộc quản lý của FDA, doanh nghiệp nước ngoài bắt buộc phải chỉ định một US Agent để làm đầu mối liên lạc pháp lý.

7.2. Mã EORI xin tại một nước EU có dùng được cho các nước khác không?

Có. Mã EORI là duy nhất và có giá trị trên toàn bộ lãnh thổ Liên minh Châu Âu (EU).

7.3. Thời gian xin mã số thuế EIN cho công ty tại Mỹ mất bao lâu?

Nếu đăng ký trực tuyến, bạn có thể nhận EIN ngay lập tức. Nếu nộp qua Fax hoặc bưu điện, thời gian có thể kéo dài từ 4 ngày đến 4 tuần.

7.4. Giấy phép xuất nhập khẩu có bắt buộc khi mở công ty nhỏ tại EU không?

Có, theo EU Customs Code, mọi doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu tại EU, dù quy mô nhỏ, đều phải có số EORI để khai báo hải quan. Điều này đảm bảo tuân thủ kiểm soát biên giới và thuế quan, tránh phạt từ 1000 euro trở lên. Doanh nghiệp nhỏ có thể xin miễn phí qua cổng trực tuyến, nhưng cần chuẩn bị thông tin cơ bản về hoạt động kinh doanh.

7.5. Làm thế nào để phối hợp thủ tục giữa Việt Nam và EU/Mỹ?

Doanh nghiệp cần báo cáo hoạt động ngoại thương về Việt Nam theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, đồng thời tuân thủ EU Customs Code hoặc CBP Regulations. Sử dụng hiệp định EVFTA để hưởng ưu đãi, và hợp tác với luật sư song phương để đồng bộ hồ sơ. Quy trình này đảm bảo tính pháp lý toàn diện, giúp mở rộng kinh doanh mà không vi phạm quy định hai bên.

Cách xin giấy phép xuất nhập khẩu khi mở công ty tại EU/Mỹ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để doanh nghiệp có thể hoạt động bền vững trên thị trường quốc tế, tận dụng tối đa các cơ hội thương mại. Với sự hỗ trợ chuyên sâu từ các chuyên gia, bạn có thể vượt qua các thách thức pháp lý một cách dễ dàng. Để nhận tư vấn miễn phí và hướng dẫn cụ thể, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong hành trình mở rộng kinh doanh toàn cầu.