Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo minh bạch sở hữu doanh nghiệp và ngăn chặn các hành vi rửa tiền. Việc kê khai đúng quy định giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro pháp lý và tăng cường niềm tin từ đối tác quốc tế. Thủ tục này ngày càng được chú trọng tại Việt Nam và nhiều quốc gia khác. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết để nắm rõ nghĩa vụ và cách thực hiện hiệu quả.

1. Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) là gì? Quy định kê khai UBO

Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp, không bao gồm cá nhân đại diện cho vốn nhà nước trong doanh nghiệp. Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, việc xác định UBO được thực hiện dựa trên quyền sở hữu thực tế hoặc quyền kiểm soát thực tế đối với doanh nghiệp. Trong đó, trường hợp cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên thuộc trường hợp cần xác định theo tiêu chí về quyền sở hữu.

Từ ngày 23/7/2026, doanh nghiệp có trách nhiệm rà soát từng cấp trong cơ cấu sở hữu để xác định cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế và kê khai, thông báo thông tin với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

2. Ý nghĩa của việc xác định Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) trong hoạt động doanh nghiệp

Xác định Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) giúp doanh nghiệp làm rõ cá nhân thực sự sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp, qua đó tăng tính minh bạch của cơ cấu sở hữu và hỗ trợ việc tuân thủ quy định về đăng ký doanh nghiệp, phòng, chống rửa tiền. Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15 hiện là một trong những cơ sở pháp lý điều chỉnh vấn đề nhận biết, xác định chủ sở hữu hưởng lợi trong hoạt động phòng, chống rửa tiền.

Việc xác định đúng thông tin UBO cũng giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chính xác khi thực hiện các giao dịch hoặc thủ tục mà tổ chức tín dụng, đối tác hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo pháp luật. Đồng thời, thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi được lưu giữ trong Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và có thể được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu cung cấp để phục vụ công tác phòng, chống rửa tiền.

Xem thêm: Mã số doanh nghiệp BN (Business Number) tại Canada là gì và cách đăng ký

3. Quy trình kê khai Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) theo quy định hiện hành

Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo thông tin được xác định và thông báo đúng quy định.

Bước 1: Thu thập thông tin

Doanh nghiệp rà soát cơ cấu sở hữu theo từng cấp, bao gồm chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và các tổ chức, cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát liên quan. Việc rà soát được thực hiện cho đến khi xác định được cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Bước 2: Xác định UBO

Doanh nghiệp xác định cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát thực tế theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Trường hợp không có cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu hoặc có căn cứ cho thấy cá nhân được xác định theo tiêu chí này không phải là chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp tiếp tục xác định cá nhân có quyền thực tế chi phối doanh nghiệp; nếu vẫn không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí này thì xác định cá nhân là người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp, trừ cá nhân đại diện vốn nhà nước.

Bước 3: Lập hồ sơ kê khai

Doanh nghiệp chuẩn bị thông tin và tài liệu theo nội dung phải kê khai, thông báo về chủ sở hữu hưởng lợi và thực hiện thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Đối với thông tin phải kê khai, doanh nghiệp thực hiện theo biểu mẫu và thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện hành trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Cập nhật và lưu trữ

Doanh nghiệp phải lưu giữ Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo Điều 19 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Xem thêm: Hướng dẫn chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty TNHH chi tiết

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện kê khai Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO)

Doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ cơ cấu sở hữu trực tiếp và gián tiếp để xác định cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế. Đối với trường hợp có nhiều tầng sở hữu, doanh nghiệp cần rà soát từng cấp trong cơ cấu sở hữu theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải thông báo trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, Nghị định 296/2026/NĐ-CP không quy định phải rà soát và kê khai lại trong thời hạn 10 ngày chỉ vì Nghị định này có hiệu lực từ ngày 23/7/2026.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi không phải là thông tin đăng ký doanh nghiệp được cung cấp rộng rãi cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế cung cấp thông tin thông thường; cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu khai thác thông tin này để phục vụ công tác phòng, chống rửa tiền.

5. Câu hỏi thường gặp

Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) có phải là người đại diện pháp luật không?

Không nhất thiết. UBO và người đại diện theo pháp luật có thể là hai cá nhân khác nhau. UBO được xác định dựa trên quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP; trong khi người đại diện theo pháp luật là người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp luật và điều lệ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mới thành lập cần kê khai UBO trong bao lâu?

Doanh nghiệp phải xác định và kê khai, thông báo thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi thành lập doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Việc kê khai, thông báo được thực hiện với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP; không áp dụng thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với việc kê khai UBO.

Có thể ủy quyền cho bên thứ ba kê khai UBO không?

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định, nhưng doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm thông tin kê khai, thông báo về chủ sở hữu hưởng lợi là chính xác và chịu trách nhiệm về thông tin do mình kê khai. Hồ sơ được thực hiện với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ pháp luật dài hạn. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ tránh rủi ro mà còn mở ra cơ hội hợp tác quốc tế. Liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để được hỗ trợ tư vấn và thực hiện thủ tục kê khai chuyên nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ đầy đủ.