Gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam là thủ tục hành chính không thể bỏ qua đối với công dân Nhật Bản muốn tiếp tục lưu trú hợp pháp khi thị thực sắp hết hạn. Việc nắm vững quy định pháp lý giúp hạn chế rủi ro bị xử phạt, đồng thời đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu toàn diện quy trình và những lưu ý quan trọng.

1. Thủ tục gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam

Căn cứ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài 2014, sửa đổi 2025, cơ quan xuất nhập cảnh xem xét gia hạn tạm trú khi có lý do chính đáng và có cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo lãnh. Trình tự thủ tục gia hạn được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện và thời hạn visa

Người Nhật cần xác nhận visa hiện tại còn hiệu lực ít nhất 01 ngày khi nộp hồ sơ. Ngoài ra, cần kiểm tra xem loại visa và mục đích nhập cảnh có phù hợp với diện được gia hạn, có giấy tờ chứng minh mục đích lưu trú (hợp đồng lao động, giấy phép lao động với visa LĐ; văn bản bảo lãnh của doanh nghiệp với visa DN…).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Hồ sơ được liệt kê chi tiết tại mục 2 bên dưới. Điểm mấu chốt là bảo đảm mọi giấy tờ đều còn hiệu lực, bản dịch công chứng được chuẩn bị nếu cần. Đối với visa doanh nghiệp, văn bản bảo lãnh phải có dấu đỏ của pháp nhân và chữ ký người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi người nước ngoài tạm trú, hoặc tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) nếu đơn vị bảo lãnh có trụ sở tại Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh.

Bước 4: Nhận kết quả và kiểm tra thông tin

Sau khi có thông báo, người nộp mang giấy biên nhận đến nhận hộ chiếu đã được đóng dấu gia hạn. Lưu ý kiểm tra ngay ngày hết hạn mới, số thị thực và các thông tin cá nhân xem có trùng khớp hay không.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam

Hồ sơ đóng vai trò quyết định đến kết quả gia hạn. Dưới đây là danh sách các tài liệu cần thiết:

• Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn visa (mẫu NA5 ban hành kèm Thông tư 04/2015/TT-BCA) được điền đầy đủ, có dán ảnh thẻ 4×6 nền trắng và đóng dấu giáp lai của cơ quan bảo lãnh nếu thuộc diện doanh nghiệp bảo lãnh.
• Hộ chiếu gốc còn hạn tối thiểu 6 tháng, không bị rách nát, mờ số.
• Bản sao các trang hộ chiếu gồm trang nhân thân, visa hiện tại và dấu nhập cảnh gần nhất.
• Bản sao giấy chứng nhận tạm trú do công an phường/xã cấp (hoặc xác nhận tạm trú trên hệ thống trực tuyến).
• Đối với visa lao động (LĐ): Bản sao giấy phép lao động còn hiệu lực (thời hạn giấy phép ít nhất bằng thời hạn đề nghị gia hạn), hợp đồng lao động và giấy phép kinh doanh của đơn vị bảo lãnh.
• Đối với visa doanh nghiệp (DN): Văn bản bảo lãnh của doanh nghiệp ghi rõ mục đích lưu trú, thời gian dự kiến; giấy đăng ký kinh doanh.
• Đối với visa thăm thân (TT, VR): Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (bản sao hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn… có dịch thuật công chứng) và đơn mời, bảo lãnh của người thân tại Việt Nam.

Xem thêm: Mẫu đơn xin visa Nhật

3. Chi phí thực hiện gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam

Mức phí phổ biến áp dụng cho người nước ngoài như sau: visa có thời hạn tối đa 1 tháng (một lần) 10 USD; visa từ trên 1 tháng đến 3 tháng (một lần) 25 USD; visa nhiều lần có giá trị trên 3 tháng đến 6 tháng 50 USD; trên 6 tháng đến 1 năm 100 USD.

Trường hợp xin thị thực nhiều lần dài hạn hơn có thể tăng thêm. Ngoài ra, người nộp có thể phát sinh chi phí dịch thuật, công chứng hoặc phí dịch vụ nếu ủy quyền cho đơn vị tư vấn thực hiện. Mức phí cụ thể có thể thay đổi, do đó nên liên hệ trực tiếp cơ quan xuất nhập cảnh hoặc cập nhật văn bản pháp luật mới nhất.

Xem thêm: Thủ tục xin visa y tế Nhật Bản

4. Dịch vụ gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam tại ACAA GLOBAL

Sử dụng dịch vụ của ACAA GLOBAL giúp người Nhật tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ chính xác và nhanh chóng có kết quả. Những lợi ích nổi bật bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Quy trình làm việc khoa học giúp hạn chế tối đa sai sót hồ sơ, tránh việc phải nộp lại nhiều lần dẫn đến phát sinh thêm chi phí không đáng có.
• Đội ngũ chuyên gia: Chuyên viên tư vấn tại ACAA GLOBAL am hiểu sâu sắc pháp luật xuất nhập cảnh Việt Nam, nắm bắt kịp thời các thay đổi về thủ tục hành chính.
• Tư vấn chuyên sâu: Phân tích chi tiết từng trường hợp, đánh giá khả năng được gia hạn và đề xuất phương án phù hợp với mục đích lưu trú thực tế của người Nhật.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan xuất nhập cảnh, theo dõi tiến độ cho đến khi nhận kết quả và bàn giao tận tay.

5. Những lưu ý khi gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam

Để thủ tục diễn ra thuận lợi, người Nhật cần ghi nhớ các điểm sau:

• Visa phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ; nếu hết hạn sẽ bị xử lý như trường hợp cư trú bất hợp pháp, có thể bị trục xuất hoặc cấm nhập cảnh trong thời gian nhất định.
• Không phải mọi loại visa đều có thể gia hạn; các thị thực như visa miễn thị thực song phương (VC), thị thực điện tử (EV) thường không thuộc diện này, do đó cần xác định rõ ngay từ đầu.
• Thời gian gia hạn không vượt quá thời hạn của hộ chiếu trừ 30 ngày và không quá 12 tháng đối với visa dán, trừ trường hợp được cấp thẻ tạm trú.
• Đối với visa DN, LĐ, cần có sự bảo lãnh của đơn vị sử dụng lao động hoặc đối tác tại Việt Nam; doanh nghiệp bảo lãnh phải đang hoạt động hợp pháp và không có lịch sử vi phạm về xuất nhập cảnh.
• Người nước ngoài có trách nhiệm duy trì khai báo tạm trú thường xuyên; bất kỳ sự thay đổi nơi ở nào cũng cần cập nhật để tránh bị xử phạt từ 500.000 đồng đến 2 triệu đồng.

6. Thời gian xử lý và hiệu lực của visa sau gia hạn

Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cam kết trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trên thực tế, nếu hồ sơ phức tạp hoặc lượng đơn quá tải, thời gian có thể kéo dài từ 7 đến 10 ngày làm việc.

Sau khi được gia hạn, visa mới sẽ có thời hạn tương ứng với mục đích lưu trú và thời gian đề nghị trong văn bản bảo lãnh, nhưng không vượt quá 12 tháng. Đối với lao động, thời hạn visa thường gắn với hiệu lực của giấy phép lao động.

7. Câu hỏi thường gặp

Visa du lịch (DL) của người Nhật có được gia hạn không?

Visa du lịch DL được phép gia hạn một lần tối đa 30 ngày nếu người nước ngoài có lý do chính đáng (như thiên tai, dịch bệnh, vấn đề sức khỏe) và được công ty du lịch hoặc tổ chức bảo lãnh.

Người Nhật có thể gia hạn visa trực tuyến hoàn toàn không?

Hiện tại, Việt Nam cho phép nộp tờ khai trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, nhưng sau đó người nộp vẫn cần đến trực tiếp cơ quan xuất nhập cảnh để đối chiếu bản gốc hộ chiếu và nhận kết quả.

ACAA GLOBAL hỗ trợ gia hạn visa cho người Nhật có thời gian nhanh nhất bao lâu?

Với quy trình chuẩn hóa và mối quan hệ thường xuyên với cơ quan chức năng, ACAA GLOBAL thường bàn giao kết quả trong vòng 3-5 ngày làm việc, tùy loại visa và thời điểm nộp hồ sơ.

Gia hạn visa cho người Nhật tại Việt Nam cần tuân thủ đầy đủ các bước và chuẩn bị hồ sơ chính xác để bảo vệ quyền lợi lưu trú hợp pháp. Để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuyên nghiệp.