Thủ tục làm thẻ APEC chi tiết

Làm thẻ apec là một trong những thủ tục hành chính quan trọng đối với doanh nhân Việt Nam thường xuyên di chuyển giữa các nền kinh tế thành viên APEC nhằm tạo thuận lợi tối đa cho hoạt động thương mại và đầu tư. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và các yêu cầu pháp lý liên quan giúp doanh nhân tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Bài viết dưới đây, ACAA GLOBAL sẽ phân tích chi tiết từng bước thực hiện, các lưu ý thực tế và lý do nên đồng hành.

Mục lục

1. Thủ tục làm thẻ APEC chi tiết

Thẻ đi lại doanh nhân APEC (ABTC) là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp cho doanh nhân đáp ứng đủ điều kiện, giúp việc nhập cảnh vào các nền kinh tế thành viên tham gia chương trình thuận lợi hơn mà không phải xin thị thực riêng. Thủ tục làm thẻ APEC được thực hiện qua các bước từ kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, thẩm định đến nhận kết quả như sau:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện làm thẻ APEC

Doanh nhân cần xác định mình có thuộc nhóm đối tượng được cấp thẻ ABTC và đáp ứng các điều kiện theo quy định. Đồng thời, cần kiểm tra thông tin hộ chiếu, tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và mục đích đi lại để bảo đảm đủ điều kiện trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nhân chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định, điền chính xác tờ khai và kiểm tra sự thống nhất về thông tin giữa hộ chiếu, giấy tờ cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp. Các tài liệu thuộc hồ sơ doanh nghiệp cần được xác nhận theo yêu cầu.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Đối với doanh nhân thuộc doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước, hồ sơ được nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an. Đối với công chức, viên chức, hồ sơ được thực hiện thông qua Vụ Hợp tác quốc tế hoặc đơn vị được giao quản lý cán bộ của bộ, ngành, địa phương nơi người đó công tác.

Bước 4: Thẩm định và xử lý hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và tiến hành thẩm định nhân thân, xác minh thông tin doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, doanh nhân thực hiện hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 5: Xét duyệt tại các nền kinh tế thành viên APEC

Sau khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu, thông tin đề nghị cấp thẻ được gửi đến các nền kinh tế thành viên APEC tham gia chương trình để xem xét việc cấp quyền nhập cảnh cho doanh nhân.

Bước 6: Nhận kết quả

Khi hoàn tất quá trình xét duyệt, doanh nhân nhận thẻ ABTC theo phương thức đăng ký. Trường hợp không cần xin ý kiến các nền kinh tế thành viên, thời gian giải quyết theo thông tin bạn đưa ra là tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; nếu cần xin ý kiến, thời gian thực tế có thể kéo dài tùy tiến độ phản hồi.

Bước 7: Kiểm tra thông tin và sử dụng thẻ

Sau khi nhận thẻ, doanh nhân cần kiểm tra các thông tin như họ tên, số hộ chiếu, thời hạn sử dụng và các nền kinh tế được chấp thuận. Khi nhập cảnh, doanh nhân sử dụng thẻ cùng hộ chiếu còn hiệu lực theo quy định.

2. Đối tượng và phạm vi áp dụng khi làm thẻ APEC

Thẻ ABTC được cấp cho doanh nhân Việt Nam là chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh công ty hợp danh, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty, thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng của các doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Ngoài ra, công chức, viên chức thuộc các cơ quan nhà nước có nhu cầu đi công tác thường xuyên tại các nền kinh tế thành viên APEC cũng thuộc đối tượng được xem xét cấp thẻ.

Phạm vi sử dụng thẻ bao gồm 21 nền kinh tế thành viên APEC, trong đó có các quốc gia và vùng lãnh thổ như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, Australia, New Zealand, Nga, Hoa Kỳ, Canada và nhiều nền kinh tế khác. Mỗi nền kinh tế thành viên có quy định riêng về thời gian lưu trú cho phép, thường dao động từ 60 đến 90 ngày cho mỗi lần nhập cảnh.

Xem thêm: Thẻ APEC là gì?

3. Yêu cầu đối với doanh nhân khi làm thẻ APEC

Doanh nhân đề nghị cấp thẻ ABTC phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau đây.

Thứ nhất, doanh nhân phải thuộc đối tượng quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và đang làm việc tại doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, có nhu cầu thực tế đi lại thường xuyên giữa các nền kinh tế thành viên APEC.
Thứ hai, doanh nhân không thuộc diện bị tạm hoãn xuất cảnh, không bị cấm xuất cảnh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thứ ba, doanh nhân phải có hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 36 tháng tính từ thời điểm nộp hồ sơ, vì thẻ ABTC có thời hạn hiệu lực tối đa 5 năm và gắn liền với số hộ chiếu của người được cấp.
Thứ tư, doanh nghiệp nơi doanh nhân đang làm việc phải có hoạt động giao thương, hợp tác quốc tế thực chất với các đối tác tại nền kinh tế thành viên APEC, thể hiện qua hợp đồng thương mại, hóa đơn xuất nhập khẩu hoặc các tài liệu chứng minh quan hệ hợp tác.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu thẻ APEC

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thẻ APEC

Hồ sơ đề nghị cấp thẻ ABTC được quy định cụ thể và cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác ngay từ đầu để tránh việc bổ sung nhiều lần. Danh sách hồ sơ bao gồm:

Tờ khai đề nghị cấp thẻ ABTC theo mẫu quy định, có xác nhận của doanh nghiệp nơi doanh nhân đang làm việc.
Bản sao hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 36 tháng, có chứng thực hoặc kèm bản gốc để đối chiếu.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập cơ quan, tổ chức.
Văn bản cử doanh nhân đi công tác thường xuyên tại các nền kinh tế thành viên APEC do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
Bản sao hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm chức danh hiện tại của doanh nhân.
02 ảnh màu cỡ 3×4 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
Các tài liệu chứng minh hoạt động giao thương quốc tế của doanh nghiệp như hợp đồng thương mại, hóa đơn xuất nhập khẩu, thư mời từ đối tác nước ngoài.

Lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ: doanh nhân nên kiểm tra kỹ thời hạn hộ chiếu trước khi nộp, vì nếu hộ chiếu hết hạn trong quá trình thẻ còn hiệu lực, doanh nhân phải làm thủ tục cấp lại thẻ gắn với hộ chiếu mới. Các giấy tờ bản sao cần được chứng thực theo quy định, tránh trường hợp nộp bản photo không có giá trị pháp lý dẫn đến hồ sơ bị trả lại.

5. Chi phí thực hiện làm thẻ APEC

Chi phí làm thẻ apec bao gồm lệ phí nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các chi phí phát sinh khác trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Lệ phí cấp thẻ ABTC được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và được niêm yết công khai tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nhân có thể phát sinh chi phí dịch thuật, công chứng, chứng thực giấy tờ, chi phí chụp ảnh và chi phí đi lại nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nhân sử dụng dịch vụ tư vấn và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ từ các đơn vị chuyên nghiệp, mức phí dịch vụ sẽ được thỏa thuận tùy theo phạm vi công việc và mức độ phức tạp của từng hồ sơ. Doanh nhân nên yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ báo giá chi tiết trước khi quyết định sử dụng để đảm bảo minh bạch và kiểm soát chi phí hiệu quả.

6. Dịch vụ hỗ trợ làm thẻ APEC tại ACAA GLOBAL

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm thẻ apec tại ACAA GLOBAL mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nhân, đặc biệt là những người lần đầu thực hiện thủ tục hoặc có hồ sơ phức tạp. Các lợi ích cụ thể bao gồm:

Tiết kiệm chi phí: ACAA GLOBAL tư vấn lộ trình tối ưu, giúp doanh nhân tránh các khoản chi phí phát sinh không cần thiết do sai sót hồ sơ hoặc phải nộp lại nhiều lần.
Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên của ACAA GLOBAL am hiểu sâu sắc quy định pháp luật về thẻ ABTC, thường xuyên cập nhật các thay đổi mới nhất từ cơ quan quản lý.
Tư vấn chuyên sâu: Doanh nhân được giải đáp chi tiết mọi thắc mắc liên quan đến điều kiện, hồ sơ, thời gian xử lý và phạm vi sử dụng thẻ tại từng nền kinh tế thành viên.
Hỗ trợ toàn diện: ACAA GLOBAL đồng hành từ khâu rà soát hồ sơ, hoàn thiện tờ khai, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý cho đến khi doanh nhân nhận được thẻ.

7. Câu hỏi thường gặp

Thẻ APEC có thời hạn bao lâu và có gia hạn được không?

Thẻ ABTC có thời hạn hiệu lực tối đa 5 năm kể từ ngày cấp và không được gia hạn. Khi thẻ hết hạn, doanh nhân phải thực hiện lại toàn bộ thủ tục đề nghị cấp thẻ mới theo quy định hiện hành.

Doanh nhân có thể sử dụng thẻ APEC để nhập cảnh vào tất cả các nền kinh tế thành viên không?

Không phải tất cả các nền kinh tế thành viên APEC đều chấp nhận thẻ ABTC. Một số nền kinh tế như Hoa Kỳ và Canada chỉ chấp nhận thẻ như một hình thức xác minh nhân thân để ưu tiên xét duyệt thị thực, không miễn thị thực. Doanh nhân cần kiểm tra danh sách các nền kinh tế chấp nhận thẻ trước mỗi chuyến đi.

Trường hợp hộ chiếu hết hạn khi thẻ APEC còn hiệu lực thì xử lý như thế nào?

Khi hộ chiếu được cấp lại, doanh nhân phải làm thủ tục đề nghị cấp lại thẻ ABTC gắn với số hộ chiếu mới. Thẻ cũ sẽ không còn giá trị sử dụng và doanh nhân cần nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền khi nhận thẻ mới.

Làm thẻ apec đúng quy trình ngay từ đầu giúp doanh nhân tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý thuận lợi. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ một cách chuyên nghiệp, quý doanh nhân vui lòng liên hệ ACAA GLOBAL để được đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm đồng hành trọn gói từ khâu chuẩn bị đến khi nhận thẻ.