Mẫu na16 là biểu mẫu bắt buộc khi người nước ngoài thực hiện đăng ký con dấu và chữ ký lần đầu tại Việt Nam. Việc chuẩn bị đúng mẫu giúp các giao dịch hành chính diễn ra thuận lợi và tuân thủ quy định pháp luật. Nội dung sau đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ cùng ACAA GLOBAL.

1. Tầm quan trọng của việc đăng ký con dấu chữ ký lần đầu

Việc đăng ký con dấu và chữ ký lần đầu đối với người nước ngoài tại Việt Nam nhằm tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản, hợp đồng và giao dịch hành chính. Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, người nước ngoài phải thực hiện đăng ký chữ ký và con dấu khi cư trú hoặc hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Việc sử dụng mẫu na16 đúng cách giúp tránh sai sót, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước.

2. Mẫu NA16 Đăng ký con dấu chữ ký lần đầu chuẩn

Mẫu NA16 Bộ Công an là biểu mẫu chính thức do Bộ Công an ban hành, dùng để đăng ký mẫu con dấu và chữ ký lần đầu của cơ quan, tổ chức bảo lãnh người nước ngoài tại Việt Nam. Mẫu NA16 yêu cầu khai đầy đủ thông tin về tổ chức, người đại diện theo pháp luật, mẫu chữ ký và mẫu con dấu theo quy định.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu đơn ngăn chặn xuất cảnh

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sử dụng mẫu na16

Hồ sơ đăng ký bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký theo mẫu na16 đã điền đầy đủ thông tin và ký tên.
• Bản sao hộ chiếu còn giá trị.
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú tại Việt Nam.
• Hai ảnh chân dung 4×6 nền trắng.
• Mẫu chữ ký và hình ảnh con dấu (nếu có).

Các giấy tờ cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định tại Thông tư 22/2023/TT-BCA.

Xem thêm: Thủ tục xuất khẩu cây cảnh

4. Quy trình nộp hồ sơ đăng ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người nộp cần điền chính xác thông tin vào mẫu na16, kiểm tra lại các giấy tờ kèm theo và đảm bảo không thiếu sót. Thời gian chuẩn bị thường mất từ 1 đến 2 ngày làm việc tùy theo khối lượng giấy tờ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi người nước ngoài đăng ký cư trú. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ ngay tại quầy.

Bước 3: Thẩm định và trả kết quả

Cơ quan tiếp nhận thực hiện thẩm định trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ. Nếu hồ sơ hợp lệ, kết quả đăng ký con dấu chữ ký sẽ được trả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện theo yêu cầu của người nộp.

5. Hướng dẫn điền Mẫu NA16

Mẫu NA16 là Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký của người đứng đầu tổ chức/doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài. Người ký tên và mẫu con dấu trên NA16 là của Doanh nghiệp/Tổ chức bảo lãnh, không phải của cá nhân người nước ngoài.

• Phần Kính gửi: Ghi Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố (nơi doanh nghiệp đặt trụ sở).

• Thông tin doanh nghiệp: Điền chính xác tên tiếng Việt trên giấy ĐKKD, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, số đăng ký kinh doanh/mã số thuế, ngày cấp và nơi cấp.

• Thông tin người đứng đầu: Ghi rõ họ tên, chức danh (Giám đốc/Tổng Giám đốc/Chủ tịch HĐQT), số CMND/CCCD/Hộ chiếu (ngày cấp, nơi cấp) của Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

• Ô chữ ký mẫu: Người đại diện ký từ 2 – 3 chữ ký mẫu bằng mực xanh hoặc đen (không tẩy xóa, không viết đè).

• Ô con dấu: Đóng rõ nét con dấu tròn pháp lý của doanh nghiệp (dấu phải đều mực, đúng chiều, không nhòe).

• Xác nhận cuối đơn: Ghi địa danh, ngày tháng năm; người đại diện ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty.

6. Lưu ý khi thực hiện thủ tục với mẫu na16

Người nộp cần điền thông tin bằng mực đen, chữ viết rõ ràng và không tẩy xóa trên mẫu na16. Mọi thay đổi thông tin sau khi đăng ký phải thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định. Việc sử dụng mẫu na16 không đúng quy cách có thể dẫn đến hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian. Nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014.

7. Câu hỏi thường gặp

Mẫu NA16 do ai ký và đóng dấu?

Mẫu NA16 bắt buộc do Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp/Tổ chức bảo lãnh tại Việt Nam ký tên và đóng dấu tròn pháp lý của công ty.

Mẫu NA16 Bộ Công an dùng để làm gì?

Mẫu NA16 Bộ Công an được sử dụng để đăng ký mẫu con dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức lần đầu với cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh khi thực hiện thủ tục liên quan đến người nước ngoài tại Việt Nam.

Doanh nghiệp có phải nộp Mẫu NA16 mỗi lần xin visa/thẻ tạm trú cho người nước ngoài không?

Không. Mẫu NA16 chỉ cần nộp 1 lần duy nhất khi doanh nghiệp lần đầu tiên làm thủ tục mời, bảo lãnh người nước ngoài. Doanh nghiệp chỉ nộp lại mẫu này khi có sự thay đổi về mẫu con dấu, thay đổi Người đại diện theo pháp luật, hoặc thay đổi tên/địa chỉ trụ sở công ty.

Nộp Mẫu NA16 ở đâu?

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Hà Nội, TP.HCM) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Mẫu NA16 có cần chứng thực/công chứng không?

Mẫu NA16 không cần công chứng. Bản gốc có chữ ký tươi của người đại diện và con dấu thực tế đóng trực tiếp từ doanh nghiệp đã có đầy đủ giá trị pháp lý.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì điền thế nào?

Nếu người đại diện theo pháp luật của công ty Việt Nam là người nước ngoài, thông tin điền dựa theo số Hộ chiếu/Thẻ tạm trú còn hạn, và thực hiện ký mẫu, đóng dấu đại diện cho doanh nghiệp hoàn toàn bình thường.

Mẫu na16 đóng vai trò then chốt trong việc hợp pháp hóa chữ ký và con dấu cho người nước ngoài. Để được hỗ trợ chi tiết và cập nhật biểu mẫu mới nhất, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay.