Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam đóng vai trò then chốt giúp người nước ngoài hoàn tất thủ tục xin visa nhập cảnh Việt Nam một cách thuận lợi. Tài liệu này không chỉ chứng minh mục đích chuyến đi mà còn hỗ trợ cơ quan xuất nhập cảnh đánh giá tính hợp pháp của hồ sơ. Việc sử dụng mẫu chuẩn giúp giảm thiểu sai sót và tăng tỷ lệ được cấp visa. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết để chuẩn bị tốt nhất cho trường hợp của bạn.

1. Tầm quan trọng của thư mời trong thủ tục nhập cảnh

Thư mời là văn bản do cá nhân hoặc tổ chức tại Việt Nam gửi cho người nước ngoài nhằm xác nhận mục đích chuyến đi như thăm thân, công tác hoặc du lịch.

Theo quy định tại Thông tư 70/2026/TT-BCA, thư mời cần thể hiện rõ thông tin người mời, người được mời và cam kết chịu trách nhiệm trong thời gian lưu trú. Việc thiếu thư mời hoặc sử dụng mẫu không đúng có thể khiến hồ sơ bị từ chối.

Do đó, Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho cả người mời lẫn người được mời.

2. Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam

Dưới đây là biểu mẫu được thiết kế theo hướng dẫn hiện hành, giúp người dùng dễ dàng điền thông tin và sử dụng ngay.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Thủ tục xin visa dài hạn tại Việt Nam đầy đủ

3. Các yếu tố bắt buộc phải có trong thư mời

Thư mời cần ghi rõ họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu của người được mời. Phần thông tin người mời bao gồm họ tên, địa chỉ thường trú, số điện thoại và mối quan hệ với người được mời.

Nội dung thư phải nêu rõ thời gian dự kiến nhập cảnh, thời gian lưu trú và cam kết chi trả chi phí nếu có. Ngoài ra, cần đính kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người mời để cơ quan chức năng đối chiếu theo Thông tư 70/2026/TT-BCA.

Việc liệt kê đầy đủ các yếu tố này giúp Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam đạt yêu cầu pháp lý và tăng tính thuyết phục.

Xem thêm: Người Việt Nam đi Maldives có cần visa không?

4. Quy trình xin thư mời người nước ngoài vào Việt Nam

Để thư mời có hiệu lực pháp lý và người nước ngoài nhận được công văn nhập cảnh (thư mời được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh chấp thuận), cá nhân hoặc tổ chức bảo lãnh cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh: Tổ chức, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ pháp lý (Đăng ký kinh doanh, mẫu dấu, chữ ký) hoặc cá nhân chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

• Bước 2: Soạn thảo thư mời/công văn bảo lãnh: Lập thư mời theo đúng mẫu quy định, điền đầy đủ thông tin về người được mời và mục đích nhập cảnh.

• Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh: Đại diện bảo lãnh nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Hà Nội, TP.HCM hoặc Đà Nẵng) hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

• Bước 4: Nhận kết quả công văn nhập cảnh: Sau khoảng 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ cấp công văn chấp thuận cho người nước ngoài nhập cảnh.

• Bước 5: Gửi thông báo cho người nước ngoài: Gửi bản scan công văn nhập cảnh/thư mời đã qua kiểm duyệt cho người nước ngoài để họ dán visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại cửa khẩu quốc tế.

5. Cách sử dụng và gửi thư mời hiệu quả

Người mời cần in thư mời, ký tên và đóng dấu (nếu là tổ chức) trước khi gửi bản scan hoặc bản gốc cho người được mời.

Người nước ngoài sẽ nộp kèm hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Cổng thông tin điện tử. Nên chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh quan hệ như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn để tăng độ tin cậy.

Sau khi được cấp visa, người được mời cần tuân thủ thời hạn lưu trú ghi trong thư mời nhằm tránh vi phạm quy định xuất nhập cảnh.

6. Lưu ý khi soạn thảo và cập nhật thông tin

Nội dung thư mời phải thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ visa. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc mâu thuẫn về thời gian, địa điểm.

Theo Thông tư 70/2026/TT-BCA, mọi thay đổi về thông tin cần được thông báo kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền. Nên kiểm tra lại chính tả, số liệu và ngày tháng trước khi gửi để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Việc tham khảo Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam chuẩn giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

7. Câu hỏi thường gặp

Cá nhân có tự đứng ra viết thư mời người nước ngoài sang Việt Nam được không?

Cá nhân là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài có thẻ thường trú/tạm trú tại Việt Nam có thể bảo lãnh thư mời đối với diện thăm thân (ông bà, bố mẹ, vợ chồng, con cái). Đối với mục đích công tác, thương mại thì bắt buộc phải do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam bảo lãnh.

Thư mời người nước ngoài có hiệu lực trong bao lâu?

Thời hạn hiệu lực của thư mời phụ thuộc vào khoảng thời gian nhập cảnh dự kiến được ghi trên công văn chấp thuận của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (thường từ 1 tháng, 3 tháng đến tối đa 1 năm tùy loại visa).

Có bắt buộc phải gửi thư mời bản gốc sang cho người nước ngoài không?

Hiện nay, trong hầu hết các trường hợp, người nước ngoài chỉ cần bản scan (file PDF/ảnh rõ nét) của công văn chấp thuận nhập cảnh/thư mời để làm thủ tục nhận visa hoặc làm thủ tục lên máy bay.

Nộp hồ sơ xin công văn/thư mời nhập cảnh ở đâu?

Hồ sơ được nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an (tại Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh) hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Chi phí xin thư mời/công văn nhập cảnh là bao nhiêu?

Tùy thuộc vào loại visa (đơn đơn hay nhiều lần) và thời hạn lưu trú, lệ phí nhà nước sẽ được quy định cụ thể khi dán visa. Việc chuẩn bị thư mời và nộp hồ sơ bảo lãnh ban đầu không thu phí thủ tục hành chính nếu tự thực hiện.

Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam là tài liệu cần thiết giúp quá trình xin visa diễn ra suôn sẻ. Để được hỗ trợ chi tiết và cập nhật mẫu mới nhất, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên nghiệp.