Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước là thủ tục bắt buộc mà nhiều chuyên gia, lao động nước ngoài sau khi kết thúc hợp đồng tại Việt Nam cần hoàn tất trước khi xuất cảnh. Việc nắm rõ quy định mới nhất giúp bạn tránh bị phạt chậm nộp, truy thu thuế hoặc gặp rắc rối khi quay lại Việt Nam làm việc. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và các văn bản hướng dẫn, cùng ACAA GLOBAL đồng hành giải quyết trọn gói.

1. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước

Việc quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước được thực hiện khi cá nhân chấm dứt hợp đồng lao động, thôi việc hoặc kết thúc thời gian cư trú tại Việt Nam trong năm tính thuế.

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, cá nhân nước ngoài là đối tượng cư trú phải quyết toán thuế nếu có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam. Trường hợp cá nhân không cư trú, họ không phải thực hiện quyết toán mà chỉ cần khai thuế theo từng lần phát sinh.

Tuy nhiên, để được hoàn thuế (nếu có số thuế nộp thừa) hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế hoàn thành, người nước ngoài về nước vẫn cần hoàn tất thủ tục này trước khi xuất cảnh. Đối tượng bắt buộc phải quyết toán bao gồm: cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một hoặc nhiều nơi; cá nhân có số ngày có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục.

Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết rằng, nếu cá nhân nước ngoài về nước trước thời điểm kết thúc năm dương lịch nhưng đã đủ điều kiện là cá nhân cư trú, họ vẫn phải quyết toán cho đến thời điểm chấm dứt hợp đồng. Người sử dụng lao động có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế và quyết toán thay nếu có ủy quyền, nhưng trong trường hợp về nước, cá nhân thường tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước, bạn cần đáp ứng các điều kiện về hồ sơ và thời điểm nộp. Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân nước ngoài bao gồm các giấy tờ bắt buộc sau:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 87/2026/TT-BTC.
• Chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức chi trả thu nhập cấp (bản gốc hoặc bản sao có xác nhận).
• Bản sao hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng.
• Giấy xác nhận thu nhập từ các tổ chức chi trả khác (nếu có thu nhập từ nhiều nơi).
• Bản sao hộ chiếu còn giá trị và giấy tờ chứng minh số ngày có mặt tại Việt Nam (như dấu xuất nhập cảnh, bảng kê chi tiết).
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện quyết toán thay).

Hồ sơ cần được nộp trước khi cá nhân xuất cảnh. Trường hợp nộp sau khi đã về nước, bạn phải cử đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện, nhưng thời hạn nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Nếu chấm dứt hợp đồng giữa năm, thời hạn nộp là 45 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp quá trình quyết toán diễn ra nhanh chóng, tránh bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Xem thêm: Hồ sơ đăng ký giao dịch ngoại hối đầu tư ra nước ngoài chi tiết

3. Các bước thực hiện quyết toán thuế chi tiết

Quy trình quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước được thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây. Bạn cần tuân thủ đúng trình tự để đảm bảo tính pháp lý và tránh sai sót.

Bước 1: Xác định tình trạng cư trú và thu nhập chịu thuế

Trước tiên, bạn cần xác định mình là cá nhân cư trú hay không cư trú theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025. Cá nhân cư trú là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam. Bạn cũng cần rà soát toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công, thưởng, phụ cấp… nhận được trong năm tính thuế.

Việc xác định chính xác các khoản thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ (bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện…) là cơ sở để tính số thuế phải nộp hoặc được hoàn.

Bước 2: Thu thập và hoàn thiện hồ sơ quyết toán

Sau khi xác định được các thông tin trên, bạn tiến hành thu thập đầy đủ các giấy tờ đã liệt kê ở mục 2. Lưu ý, chứng từ khấu trừ thuế phải được cấp đúng mẫu và có đầy đủ chữ ký, dấu của tổ chức chi trả. Nếu bạn có thu nhập từ nhiều nơi, cần xin xác nhận thu nhập từ tất cả các tổ chức.

Đối với người nước ngoài, việc xác định số ngày có mặt tại Việt Nam rất quan trọng, do đó hãy sao chụp toàn bộ hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh hoặc xin bảng kê chi tiết từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Hồ sơ cần được sắp xếp logic, dịch thuật công chứng (nếu cần) để nộp cho cơ quan thuế.

Bước 3: Kê khai và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế

Bạn nộp hồ sơ quyết toán tại Chi cục Thuế nơi bạn đã đăng ký giảm trừ gia cảnh hoặc nơi làm việc chính. Hiện nay, việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) bằng chữ ký số, hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa.

Khi nộp qua mạng, bạn cần đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử và sử dụng chữ ký số hợp lệ. Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản yêu cầu bổ sung.

Bước 4: Nộp bổ sung tiền thuế (nếu có) hoặc nhận quyết định hoàn thuế

Sau khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ, nếu bạn còn nợ thuế, bạn phải nộp ngay số tiền còn thiếu và tiền chậm nộp (nếu có) theo quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Ngược lại, nếu bạn nộp thừa, cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định hoàn thuế trong thời hạn 40 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Số tiền hoàn sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của bạn hoặc bạn có thể nhận tiền mặt trực tiếp. Đối với người nước ngoài về nước, việc nhận hoàn thuế qua chuyển khoản quốc tế là phổ biến, do đó cần cung cấp chính xác thông tin tài khoản ngân hàng nước ngoài.

Xem thêm: Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đầu tư ra nước ngoài thuộc cơ quan nào?

4. Những lưu ý quan trọng khi quyết toán

Khi thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước, có một số điểm quan trọng bạn cần đặc biệt lưu ý để tránh vi phạm pháp luật. Thứ nhất, thời điểm nộp hồ sơ là yếu tố then chốt. Nếu bạn về nước trước ngày 31/12 nhưng đã đủ điều kiện cư trú, bạn vẫn phải quyết toán cho đến thời điểm chấm dứt hợp đồng. Việc chậm nộp hồ sơ sẽ bị phạt vi phạm hành chính từ 5 triệu đến 15 triệu đồng tùy theo mức độ, theo quy định xử phạt tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Thứ hai, về ủy quyền quyết toán. Người nước ngoài về nước có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc một cá nhân khác đang cư trú tại Việt Nam thực hiện quyết toán thay. Tuy nhiên, giấy ủy quyền phải được lập theo mẫu quy định, có công chứng hoặc chứng thực chữ ký. Nếu không ủy quyền, bạn phải tự thực hiện hoặc thuê đơn vị dịch vụ kế toán, luật sư đại diện.

Thứ ba, cần phân biệt rõ thu nhập chịu thuế và thu nhập được miễn thuế. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, một số khoản như tiền nhà do công ty trả (tối đa 15% tổng thu nhập chịu thuế), khoản chi cho phương tiện đi lại, vé máy bay về nước mỗi năm một lần… được miễn thuế. Việc xác định sai các khoản này dẫn đến kê khai sai, bị truy thu và phạt.

5. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài về nước có bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN trước khi xuất cảnh không?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân nước ngoài là đối tượng cư trú tại Việt Nam khi chấm dứt hợp đồng lao động và về nước phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Nếu người nước ngoài đã về nước nhưng chưa quyết toán thuế thì xử lý như thế nào?

Nếu đã xuất cảnh mà chưa hoàn tất thủ tục, cá nhân phải ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc một cá nhân cư trú tại Việt Nam thực hiện quyết toán thay. Hồ sơ ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp pháp và bản sao hộ chiếu.

Thời hạn hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài sau khi quyết toán là bao lâu?

Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, sau khi cơ quan thuế nhận được hồ sơ quyết toán hợp lệ, thời hạn giải quyết hoàn thuế tối đa là 40 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trong thời gian này, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra, xác minh số liệu và ban hành quyết định hoàn thuế.

Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước là một quy trình pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự chính xác về hồ sơ và thời hạn. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về kê khai, hoàn thuế hoặc đại diện quyết toán, hãy liên hệ ACAA GLOBAL để được tư vấn và xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất.