Thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ là chiến lược giúp doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận trực tiếp thị trường Nhật Bản và mở rộng kênh phân phối quốc tế. Việc nắm vững thủ tục pháp lý không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn tối ưu thời gian, chi phí vận hành. Hãy cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu quy trình thành lập doanh nghiệp tại Nhật Bản một cách bài bản và hiệu quả.

1. Định nghĩa và tầm quan trọng của việc thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ

Thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ nghĩa là doanh nghiệp Việt Nam hoặc cá nhân nhà đầu tư Việt Nam đăng ký thành lập pháp nhân theo luật Nhật Bản (thường là Kabushiki Kaisha – KK hoặc Godo Kaisha – GK) nhằm thực hiện hoạt động nhập khẩu, phân phối hoặc kinh doanh sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ Việt Nam vào thị trường Nhật.

Đây không chỉ là việc mở một văn phòng đại diện mà là tạo lập thực thể pháp lý độc lập có tư cách ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, thuê kho bãi và tuyển dụng nhân sự tại chỗ. Việc có pháp nhân tại Nhật giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản tâm lý của đối tác Nhật Bản, những người thường ưu tiên làm việc với công ty nội địa vì lý do trách nhiệm pháp lý, thuế và bảo hành sản phẩm.

Đồng thời, công ty tại Nhật có thể đóng vai trò trung gian nhập khẩu, xử lý thủ tục hải quan Nhật Bản, dán nhãn tiếng Nhật và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, môi trường khắt khe của thị trường này. Đối với sản phẩm thủ công mỹ nghệ như đồ gỗ chạm khắc, mây tre đan, gốm sứ, tranh thêu hay sơn mài, việc có công ty tại Nhật còn hỗ trợ bảo hộ kiểu dáng công nghiệp và thương hiệu, giảm rủi ro sao chép.

Từ góc độ pháp luật Việt Nam, đây là hoạt động đầu tư ra nước ngoài theo Luật Đầu tư 2025 và các nghị định hướng dẫn. Nhà đầu tư Việt Nam phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư ra nước ngoài trước khi chuyển vốn, trừ một số trường hợp dự án quy mô nhỏ được miễn theo quy định mới. Sự kết hợp giữa thủ tục nội địa Việt Nam và thủ tục thành lập tại Nhật tạo thành quy trình hoàn chỉnh mà doanh nghiệp cần tuân thủ để hoạt động hợp pháp và tối ưu chi phí.

2. Điều kiện xin giấy phép thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ

Để thành lập công ty tại Nhật Bản phục vụ xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ, nhà đầu tư cần đáp ứng các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và thực tiễn theo Companies Act của Nhật Bản cùng quy định liên quan đến tư cách cư trú (nếu muốn quản lý trực tiếp).

• Về pháp lý: Nhà đầu tư cá nhân hoặc tổ chức Việt Nam đều có thể thành lập, không bắt buộc phải có quốc tịch Nhật hay cư trú tại Nhật để đăng ký công ty. Công ty có thể sở hữu 100% vốn nước ngoài. Tuy nhiên, nếu muốn xin tư cách lưu trú “Business Manager” để trực tiếp điều hành, từ ngày 16/10/2025, yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu 30 triệu yên, tuyển dụng ít nhất một nhân viên toàn thời gian (công dân Nhật hoặc người có tư cách cư trú đặc biệt), kinh nghiệm quản lý tối thiểu 3 năm hoặc bằng cấp liên quan, và khả năng tiếng Nhật (JLPT N2 hoặc tương đương của người quản lý hoặc nhân viên). Đối với doanh nghiệp Việt Nam, phải hoàn thành thủ tục đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Bộ Tài chính trước khi góp vốn, trừ dự án dưới ngưỡng miễn theo quy định hiện hành.
• Về kỹ thuật và địa điểm: Phải có địa chỉ trụ sở thực tế tại Nhật (có thể thuê văn phòng ảo ở giai đoạn đầu nhưng ngân hàng thường yêu cầu địa chỉ thực tế để mở tài khoản). Mục đích kinh doanh trong điều lệ phải ghi rõ hoạt động liên quan đến nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ sản phẩm thủ công mỹ nghệ. Đối với một số mặt hàng gỗ, mây tre cần chứng minh nguồn gốc hợp pháp theo quy định chống phá rừng bất hợp pháp của Nhật.
• Về quy hoạch và vốn: Không có vốn tối thiểu theo luật công ty (có thể 1 yên), nhưng thực tế cần vốn đủ để mở tài khoản ngân hàng và tạo uy tín (thường từ vài triệu yên trở lên; 30 triệu yên nếu xin visa Business Manager). Nguồn vốn phải chứng minh được nguồn gốc hợp pháp theo quy định ngoại hối Việt Nam và Nhật Bản.

Các điều kiện trên cần được chuẩn bị kỹ trước khi soạn thảo điều lệ để tránh phải điều chỉnh sau này, gây mất thời gian và chi phí.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty du lịch Singapore

3. Thủ tục thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ

Thủ tục thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ kết hợp hai giai đoạn: thủ tục đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam và thủ tục đăng ký công ty tại Nhật Bản theo Companies Act. Quy trình cần thực hiện tuần tự để đảm bảo nguồn vốn được chuyển hợp pháp và công ty hoạt động đúng mục đích.

Bước 1: Thực hiện thủ tục đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam

Nhà đầu tư kê khai thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư và nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Bộ Tài chính (hoặc cơ quan được ủy quyền).

Bước 2: Quyết định loại hình công ty và chuẩn bị thông tin cơ bản tại Nhật

Lựa chọn giữa Kabushiki Kaisha (KK – công ty cổ phần, uy tín cao hơn, phù hợp hợp đồng lớn) hoặc Godo Kaisha (GK – công ty TNHH, chi phí thấp hơn, thủ tục đơn giản). Xác định tên công ty, địa chỉ trụ sở, mục đích kinh doanh (bao gồm nhập khẩu và phân phối sản phẩm thủ công mỹ nghệ), vốn điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông và người đại diện. Thời gian chuẩn bị khoảng 1–2 tuần.

Bước 3: Soạn thảo và công chứng điều lệ công ty (Articles of Incorporation)

Điều lệ phải viết bằng tiếng Nhật, ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Companies Act (mục đích, tên, trụ sở, vốn, thành viên…). Đối với KK bắt buộc công chứng tại văn phòng công chứng Nhật Bản; GK không bắt buộc. Thời gian 1–3 ngày, cơ quan xử lý là công chứng viên thuộc thẩm quyền của Legal Affairs Bureau nơi đặt trụ sở.

Bước 4: Góp vốn và chứng minh vốn

Chuyển vốn vào tài khoản tạm thời của người sáng lập (thường là tài khoản cá nhân tại Nhật hoặc tài khoản chỉ định). Ngân hàng cấp giấy chứng nhận góp vốn. Thời gian phụ thuộc vào thủ tục chuyển tiền quốc tế, thường 3–7 ngày.

Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập tại Legal Affairs Bureau (Cục Pháp vụ)

Nộp đơn đăng ký, điều lệ đã công chứng (nếu có), giấy chứng nhận góp vốn, giấy tờ nhân thân và các tài liệu liên quan. Thời gian xử lý thường 1–2 tuần (có thể nhanh hơn nếu nộp trực tuyến). Sau khi được chấp thuận, công ty chính thức thành lập và nhận giấy chứng nhận đăng ký.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục sau thành lập

Khắc con dấu công ty, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, đăng ký thuế tại National Tax Agency, đăng ký bảo hiểm xã hội nếu có nhân viên, và xin các giấy phép chuyên ngành nếu cần (ví dụ liên quan đến an toàn sản phẩm). Nếu muốn quản lý trực tiếp, nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú Business Manager tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Tổng thời gian từ khi bắt đầu đến hoạt động ổn định thường 4–8 tuần, chưa tính thời gian visa.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty tại Ireland

4. Hồ sơ cần chuẩn bị và nơi nộp hồ sơ

Hồ sơ thành lập công ty tại Nhật Bản cần được chuẩn bị đầy đủ, dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật khi cần thiết, và tuân thủ thời hạn hiệu lực (thường giấy tờ nhân thân trong vòng 3 tháng).

• Hồ sơ phía Việt Nam (để xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài): Văn bản đăng ký đầu tư ra nước ngoài theo mẫu; bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc CCCD/hộ chiếu của nhà đầu tư cá nhân; tài liệu chứng minh năng lực tài chính; quyết định của hội đồng thành viên/cổ đông về việc đầu tư; và các tài liệu khác theo yêu cầu của Bộ Tài chính. Nơi nộp: Bộ Tài chính hoặc qua hệ thống trực tuyến.
• Hồ sơ phía Nhật Bản: Điều lệ công ty (đã công chứng nếu là KK); đơn đăng ký thành lập; giấy chứng nhận góp vốn; giấy chứng nhận con dấu hoặc chứng thực chữ ký của nhà đầu tư/giám đốc (có thể lấy tại lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam nếu không cư trú tại Nhật); bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp nhân của nhà đầu tư nước ngoài kèm bản dịch tiếng Nhật; thư đồng ý nhận chức của giám đốc/thành viên điều hành; và mẫu đăng ký con dấu công ty. Nơi nộp: Legal Affairs Bureau có thẩm quyền nơi đặt trụ sở chính dự kiến.
• Lưu ý thực tế: Hồ sơ từ Việt Nam thường cần được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc apostille tùy trường hợp. Nên chuẩn bị bản gốc và bản sao công chứng. Đối với sản phẩm thủ công mỹ nghệ, bổ sung kế hoạch kinh doanh nêu rõ nguồn cung, tiêu chuẩn chất lượng và phương án tuân thủ quy định ghi nhãn, an toàn của Nhật Bản để hỗ trợ xin visa hoặc mở tài khoản sau này.

5. Chi phí và thời gian thực hiện

Chi phí và thời gian thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ phụ thuộc vào loại hình công ty, quy mô vốn và việc có sử dụng dịch vụ hỗ trợ hay không.

• Chi phí đăng ký cơ bản: Phí đăng ký tại Legal Affairs Bureau tối thiểu 150.000 yên đối với KK và 60.000 yên đối với GK (hoặc 0,7% vốn điều lệ nếu cao hơn). Phí công chứng điều lệ khoảng 30.000–50.000 yên (chỉ KK). Chi phí khắc dấu, bản sao giấy tờ khoảng vài nghìn đến vài chục nghìn yên.
• Chi phí khác: Thuê địa chỉ/văn phòng, dịch thuật công chứng, phí ngân hàng chuyển tiền, và chi phí xin visa nếu có. Tổng chi phí thành lập thường dao động từ vài trăm nghìn đến hơn một triệu yên chưa kể vốn điều lệ. Vốn điều lệ thực tế nên từ 5 triệu yên trở lên để dễ mở tài khoản; 30 triệu yên nếu xin Business Manager visa.
• Thời gian: Thủ tục tại Việt Nam khoảng 15 ngày làm việc. Thủ tục tại Nhật từ soạn thảo đến nhận giấy chứng nhận khoảng 2–4 tuần. Tổng thời gian hoàn tất và sẵn sàng hoạt động 1–2 tháng, có thể kéo dài hơn nếu chờ visa hoặc mở tài khoản ngân hàng (ngân hàng Nhật thường thẩm định kỹ nhà đầu tư nước ngoài).

Chi phí có thể thay đổi theo tỷ giá và quy định cập nhật, nên kiểm tra trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyên gia trước khi triển khai.

6. Các quy định liên quan đến xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ sang Nhật Bản

Sau khi thành lập công ty tại Nhật, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định xuất khẩu từ Việt Nam và nhập khẩu vào Nhật để sản phẩm được lưu thông hợp pháp. Theo pháp luật Việt Nam, hầu hết sản phẩm thủ công mỹ nghệ không thuộc danh mục cấm xuất khẩu và áp dụng thuế xuất khẩu 0% theo Biểu thuế hiện hành. Hồ sơ xuất khẩu bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, packing list, tờ khai hải quan và chứng nhận xuất xứ (C/O form AJ theo Hiệp định AJCEP nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan).

Tại Nhật Bản, sản phẩm phải đáp ứng quy định ghi nhãn tiếng Nhật (tên sản phẩm, thành phần, nơi sản xuất, hướng dẫn sử dụng, nhà nhập khẩu), tiêu chuẩn an toàn (không chứa hóa chất độc hại vượt mức cho phép đối với đồ gỗ, mây tre), và quy định môi trường về bao bì.

Đối với nguyên liệu gỗ, mây tre cần chứng nhận nguồn gốc hợp pháp. Công ty tại Nhật sẽ đóng vai trò nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan và người tiêu dùng Nhật Bản. Việc đăng ký bảo hộ kiểu dáng hoặc thương hiệu tại Nhật cũng nên được xem xét để bảo vệ sản phẩm mang bản sắc Việt.

7. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp tại ACAA GLOBAL

Thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ đòi hỏi sự am hiểu cả pháp luật Việt Nam về đầu tư ra nước ngoài và quy trình phức tạp tại Nhật Bản, bao gồm công chứng, ngân hàng và visa. ACAA GLOBAL hỗ trợ toàn diện từ khâu tư vấn lựa chọn loại hình công ty, chuẩn bị hồ sơ đầu tư tại Việt Nam, soạn thảo điều lệ tiếng Nhật, nộp hồ sơ tại Legal Affairs Bureau đến hỗ trợ mở tài khoản và xin tư cách lưu trú.

Với kinh nghiệm thực tế, dịch vụ giúp rút ngắn thời gian, giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định mới nhất về vốn và nhân sự đối với Business Manager visa. Doanh nghiệp có thể tập trung vào sản xuất và phát triển sản phẩm thủ công mỹ nghệ thay vì lo lắng thủ tục hành chính đa quốc gia.

8. Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải thành lập công ty tại Nhật Bản mới xuất khẩu được sản phẩm thủ công mỹ nghệ sang Nhật không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp Việt Nam có thể xuất khẩu trực tiếp qua hợp đồng với đối tác Nhật Bản hoặc nhà nhập khẩu trung gian. Tuy nhiên, việc thành lập công ty tại Nhật giúp chủ động hơn trong phân phối, xây dựng thương hiệu và ký kết hợp đồng dài hạn với chuỗi bán lẻ lớn.

Vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty tại Nhật Bản hiện nay là bao nhiêu?

Theo Companies Act, vốn tối thiểu là 1 yên. Thực tế để mở tài khoản ngân hàng và tạo uy tín thường cần vài triệu yên trở lên. Nếu muốn xin tư cách lưu trú Business Manager để trực tiếp quản lý, từ tháng 10/2025 yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu 30 triệu yên cùng các điều kiện về nhân viên và kinh nghiệm.

Doanh nghiệp Việt Nam có cần xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài trước khi thành lập công ty tại Nhật không?

Có, theo Luật Đầu tư hiện hành, trừ một số dự án quy mô nhỏ được miễn theo quy định mới. Việc này đảm bảo việc chuyển vốn ra nước ngoài hợp pháp và tuân thủ quy định ngoại hối. Hồ sơ nộp tại Bộ Tài chính.

Thành lập công ty tại Nhật Bản để xuất khẩu sản phẩm thủ công mỹ nghệ mang lại lợi thế rõ rệt về uy tín, khả năng tiếp cận thị trường và kiểm soát chuỗi cung ứng khi doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục pháp lý cả ở Việt Nam và Nhật Bản. Hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng.