Thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với nhà thầu nước ngoài trúng thầu hoặc được chỉ định thực hiện các gói thầu tại Việt Nam. Việc nắm vững quy trình, hồ sơ và các yêu cầu pháp lý liên quan giúp nhà thầu tránh được rủi ro gián đoạn hoạt động, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Trong bài viết này, ACAA GLOBAL sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và cập nhật nhất về thủ tục này.

1. Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài

Trình tự thực hiện thủ tục thành lập văn phòng điều hành được quy định cụ thể tại Nghị định số 212/2026/NĐ-CP, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Nhà thầu nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng và hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng điều hành. Các tài liệu cần được sắp xếp theo thứ tự, có mục lục rõ ràng và đóng dấu xác nhận của nhà thầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Nhà thầu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về xây dựng thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thực hiện dự án đối với công trình cấp tỉnh, hoặc Bộ Xây dựng đối với công trình cấp quốc gia, công trình thuộc dự án quan trọng quốc gia. Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và cấp biên nhận.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thẩm định hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan thẩm định có văn bản yêu cầu nhà thầu bổ sung, hoàn thiện trong thời hạn 10 ngày.

Bước 4: Cấp giấy phép hoạt động xây dựng

Sau khi thẩm định đạt yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài, trong đó ghi nhận thông tin về văn phòng điều hành. Thời gian cấp giấy phép là 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thẩm định.

Bước 5: Công bố thông tin và bắt đầu hoạt động

Sau khi được cấp giấy phép, nhà thầu nước ngoài tiến hành công bố thông tin về văn phòng điều hành trên cổng thông tin điện tử của cơ quan cấp phép và thực hiện đăng ký mã số thuế, đăng ký con dấu, mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng điều hành trước khi chính thức hoạt động.

2. Phạm vi áp dụng và các trường hợp phải thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài

Không phải mọi nhà thầu nước ngoài tham gia hoạt động xây dựng tại Việt Nam đều bắt buộc phải thành lập văn phòng điều hành. Theo quy định tại Luật Xây dựng 2025, nhà thầu nước ngoài phải thành lập văn phòng điều hành khi thực hiện các gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam mà nhà thầu đó là nhà thầu chính hoặc nhà thầu độc lập. Đối với nhà thầu phụ nước ngoài, việc thành lập văn phòng điều hành được thực hiện theo thỏa thuận với nhà thầu chính và phải được sự chấp thuận của chủ đầu tư.

Các trường hợp được miễn thành lập văn phòng điều hành bao gồm: nhà thầu nước ngoài chỉ thực hiện cung cấp vật tư, thiết bị mà không trực tiếp thi công xây dựng tại Việt Nam; nhà thầu nước ngoài thực hiện các hoạt động tư vấn, khảo sát, thiết kế có thời gian thực hiện dưới 06 tháng; hoặc các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ. Việc xác định đúng phạm vi áp dụng giúp nhà thầu tránh lãng phí thời gian và chi phí khi thực hiện thủ tục không cần thiết.

Xem thêm: Trường hợp dự án FDI phải xin quyết định chủ trương đầu tư

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài

Hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng điều hành được nộp kèm theo hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng. Theo quy định tại Nghị định số 212/2026/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo mẫu quy định, trong đó nêu rõ thông tin về văn phòng điều hành dự kiến thành lập.
• Bản sao hợp lệ quyết định trúng thầu hoặc văn bản chỉ định thầu của chủ đầu tư.
• Bản sao hợp lệ hợp đồng thầu đã ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu nước ngoài.
• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của nhà thầu nước ngoài, được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Bản sao hợp lệ điều lệ công ty của nhà thầu nước ngoài.
• Báo cáo tài chính đã được kiểm toán trong 03 năm gần nhất của nhà thầu nước ngoài.
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật của văn phòng điều hành tại Việt Nam.
• Sơ yếu lý lịch, bản sao hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng điều hành.
• Dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng điều hành.
• Văn bản xác nhận địa điểm đặt văn phòng điều hành tại Việt Nam.

Lưu ý thực tế: Các tài liệu do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Nhà thầu nên chuẩn bị hồ sơ sớm, đảm bảo tính thống nhất giữa các tài liệu để tránh bị yêu cầu bổ sung, sửa đổi nhiều lần.

Xem thêm: Mẫu văn bản đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài

4. Chi phí thực hiện thủ tục thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài

Chi phí thực hiện thủ tục thành lập văn phòng điều hành bao gồm các khoản chính sau:

• Lệ phí thẩm định hồ sơ cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo quy định của Bộ Tài chính.
• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng các tài liệu nước ngoài.
• Chi phí thuê địa điểm đặt văn phòng điều hành tại Việt Nam.
• Chi phí đăng ký mã số thuế, khắc dấu và mở tài khoản ngân hàng.
• Chi phí tư vấn pháp lý (nếu sử dụng dịch vụ của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp).

Mức chi phí cụ thể phụ thuộc vào quy mô dự án, số lượng tài liệu cần dịch thuật, hợp pháp hóa và địa điểm đặt văn phòng. Nhà thầu nên lập dự toán chi phí chi tiết trước khi thực hiện để đảm bảo kế hoạch tài chính phù hợp.

5. Những lưu ý quan trọng khi thành lập và vận hành văn phòng điều hành

• Nghĩa vụ đăng ký thuế và mở tài khoản ngân hàng: Sau khi có giấy phép hoạt động, văn phòng điều hành phải đăng ký mã số thuế 10 số (hoặc 13 số theo phân cấp) và mở tài khoản thanh toán chuyên dùng tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam để phục vụ việc chuyển tiền, thanh toán và thực hiện nghĩa vụ thuế nhà thầu.

• Thời hạn thông báo thành lập: Nhà thầu có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản về việc thành lập văn phòng điều hành kèm bản sao giấy phép cho cơ quan chuyên môn về xây dựng thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt văn phòng, cơ quan quản lý thuế và cơ quan liên quan trong thời hạn luật định trước khi triển khai công việc.

• Quy định về sử dụng lao động nước ngoài: Chuyên gia, kỹ sư và lao động nước ngoài làm việc tại văn phòng điều hành phải xin giấy phép lao động (hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động) và thị thực/thẻ tạm trú đúng mục đích trước khi bắt đầu công việc tại Việt Nam.

• Chấm dứt và giải thể văn phòng: Khi hợp đồng thầu kết thúc hoặc nghiệm thu bàn giao, văn phòng điều hành bắt buộc phải làm thủ tục quyết toán thuế, thanh toán công nợ, đóng tài khoản ngân hàng, trả con dấu và nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại cơ quan có thẩm quyền.

• Tuân thủ hợp pháp hóa lãnh sự: Toàn bộ giấy tờ do nước ngoài cấp (giấy phép kinh doanh, điều lệ, ủy quyền, báo cáo tài chính) bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại hoặc tại Bộ Ngoại giao Việt Nam, sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

6. Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài tại ACAA GLOBAL

Việc tự thực hiện thủ tục thành lập văn phòng điều hành có thể gặp nhiều khó khăn do sự phức tạp của quy định pháp luật và yêu cầu về hồ sơ. Sử dụng dịch vụ tư vấn tại ACAA GLOBAL mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: ACAA GLOBAL tối ưu hóa quy trình, giúp nhà thầu tránh các khoản chi phí phát sinh do hồ sơ sai sót, bổ sung nhiều lần hoặc chậm tiến độ cấp phép.
• Đội ngũ chuyên gia: ACAA GLOBAL sở hữu đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc về pháp luật xây dựng và quy định liên quan đến nhà thầu nước ngoài, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: ACAA GLOBAL cung cấp các phân tích pháp lý chi tiết về phạm vi áp dụng, các trường hợp miễn trừ và nghĩa vụ pháp lý phát sinh sau khi thành lập văn phòng điều hành.
• Hỗ trợ toàn diện: ACAA GLOBAL đồng hành cùng nhà thầu trong toàn bộ quá trình, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước đến khi nhận được giấy phép hoạt động xây dựng.

7. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn của giấy phép hoạt động xây dựng đối với nhà thầu nước ngoài là bao lâu?

Giấy phép hoạt động xây dựng có thời hạn theo thời gian thực hiện hợp đồng thầu đã ký kết. Khi hợp đồng kết thúc, giấy phép hết hiệu lực và văn phòng điều hành phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định.

Nhà thầu nước ngoài có thể thay đổi người đứng đầu văn phòng điều hành sau khi thành lập không?

Có. Nhà thầu nước ngoài được quyền thay đổi người đứng đầu văn phòng điều hành nhưng phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động xây dựng tại cơ quan đã cấp phép, kèm theo hồ sơ của người thay thế theo quy định.

Văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài có được ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ không?

Có. Văn phòng điều hành được thay mặt nhà thầu nước ngoài ký kết hợp đồng với nhà thầu phụ, nhà cung cấp vật tư, thiết bị phục vụ thi công, nhưng phải tuân thủ các quy định về quản lý hợp đồng xây dựng và phạm vi ủy quyền đã đăng ký.

Văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài có tư cách pháp nhân độc lập không?

Không. Văn phòng điều hành là đơn vị trực thuộc, đại diện cho nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam để thực hiện hợp đồng thầu cụ thể, không phải là một pháp nhân độc lập. Mọi quyền, nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm pháp lý phát sinh từ hoạt động của văn phòng điều hành đều thuộc về nhà thầu nước ngoài.

Một nhà thầu trúng nhiều gói thầu tại các tỉnh khác nhau có thể dùng chung một văn phòng điều hành không?

Không. Theo nguyên tắc, mỗi giấy phép hoạt động xây dựng gắn liền với một hợp đồng/dự án cụ thể. Nếu nhà thầu trúng thầu ở các địa phương hoặc dự án khác nhau, nhà thầu phải xin cấp giấy phép hoạt động xây dựng và đăng ký văn phòng điều hành (hoặc ban điều hành công trình) tương ứng với từng dự án đó.

Văn phòng điều hành có được xuất hóa đơn trực tiếp cho chủ đầu tư không?

Có, nếu nhà thầu đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp và được cơ quan thuế cấp/chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Trường hợp nộp thuế theo phương pháp hỗn hợp hoặc khoán, chủ đầu tư có thể kê khai và nộp thay thuế nhà thầu theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Thành lập văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài là thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ chặt chẽ các quy định của Luật Xây dựng 2025 và Nghị định số 212/2026/NĐ-CP. Để đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, hãy liên hệ ACAA GLOBAL để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ toàn diện ngay hôm nay.