Thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản

Visa thăm thân Nhật Bản là thủ tục pháp lý quan trọng giúp công dân Việt Nam có cơ hội đoàn tụ với người thân đang sinh sống hợp pháp tại Nhật Bản. Việc am hiểu quy trình, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định sẽ giảm thiểu rủi ro bị từ chối và tiết kiệm thời gian. Hành trình này sẽ trở nên dễ dàng và an toàn hơn khi có sự đồng hành chuyên nghiệp, như cùng ACAA GLOBAL.

Mục lục

1. Thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản

Thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản là chuỗi các bước pháp lý mà đương đơn (người mời hoặc người được mời) phải thực hiện để được cấp thị thực tạm trú ngắn hạn với mục đích thăm người thân. Đây không phải là một quy trình tự động mà đòi hỏi sự chuẩn bị chính xác từ khâu xác minh quan hệ thân nhân đến việc nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện Nhật Bản. Về bản chất, visa thăm thân được kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo đảm người nhập cảnh tuân thủ đúng mục đích, không lao động bất hợp pháp và rời đi khi hết hạn.

Để visa thăm thân Nhật Bản được xét duyệt thuận lợi, người thực hiện cần tuân theo quy trình tuần tự sau. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng, sai sót ở bất kỳ khâu nào cũng có thể dẫn đến kéo dài thời gian hoặc từ chối cấp visa.

Bước 1: Người mời tại Nhật Bản chuẩn bị hồ sơ mời

Người đang cư trú hợp pháp tại Nhật Bản cần thu thập đầy đủ các giấy tờ chứng minh tư cách lưu trú, thu nhập, mối quan hệ thân nhân với người được mời. Đặc biệt, thư mời phải nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian dự kiến, nơi ở và cam kết chi trả chi phí (nếu có). Hồ sơ gốc hoặc bản sao công chứng được gửi về Việt Nam bằng đường bưu điện quốc tế an toàn.

Bước 2: Người xin visa hoàn thiện hồ sơ tại Việt Nam

Sau khi nhận được hồ sơ từ Nhật Bản, đương đơn tại Việt Nam bổ sung các giấy tờ cá nhân theo danh mục đã nêu. Toàn bộ giấy tờ tiếng Việt cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh bởi đơn vị có thẩm quyền. Kiểm tra kỹ lưỡng tính nhất quán giữa khai báo trong tờ khai và các chứng từ kèm theo.

Bước 3: Đặt lịch hẹn và nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ được nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Thành phố Hồ Chí Minh, tùy theo khu vực cư trú của đương đơn. Hiện nay, phần lớn các cơ quan đại diện yêu cầu đặt lịch hẹn trước qua hệ thống trực tuyến. Khi đi nộp, mang theo bản gốc để đối chiếu. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung ngay trong ngày hoặc theo lịch hẹn mới.

Bước 4: Theo dõi kết quả và nhận hộ chiếu

Thời gian xét duyệt thông thường từ 5 đến 10 ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần xác minh thêm hoặc vào mùa cao điểm. Kết quả sẽ được thông báo qua số điện thoại hoặc email đã đăng ký. Đương đơn quay lại cơ quan tiếp nhận để nhận hộ chiếu, nếu được cấp visa, visa sẽ được dán trực tiếp vào hộ chiếu; nếu bị từ chối, sẽ có thông báo bằng văn bản nêu lý do hoặc giữ kín lý do tùy chính sách từng thời kỳ.

2. Đối tượng và phạm vi áp dụng của visa thăm thân Nhật Bản

Khi đề cập đến visa thăm thân Nhật Bản, cần xác định rõ những ai đủ tư cách mời và những ai được phép thăm. Người bảo lãnh (người mời) phải đang cư trú hợp pháp tại Nhật Bản với tư cách lưu trú ổn định, thường là công dân Nhật Bản hoặc người nước ngoài có tư cách “Vĩnh trú”, “Kỹ sư”, “Kinh doanh – quản lý”, “Lưu trú gia đình”…

Quan hệ giữa người mời và người được mời phải thuộc diện thân nhân được pháp luật Nhật Bản công nhận, bao gồm vợ/chồng, cha mẹ con cái (ruột hoặc nuôi hợp pháp), anh chị em ruột, ông bà cháu, thậm chí một số trường hợp có thể mở rộng cho cô dì chú bác nếu chứng minh được mối quan hệ gắn bó rõ ràng.

Người xin visa phải chứng minh tài chính hoặc được người bảo lãnh cam kết chi trả toàn bộ chi phí, thể hiện qua sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất, xác nhận thu nhập ổn định. Ngoài ra, nhân thân người xin visa không có tiền án, tiền sự hoặc từng vi phạm quy định xuất nhập cảnh của Nhật Bản hay quốc gia khác.

Căn cứ quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2019, 2023), các yêu cầu về giấy tờ tùy thân và xác minh nhân thân phải tuân thủ nghiêm ngặt, bảo đảm tính trung thực của hồ sơ.

Xem thêm: Xin visa Nhật không cần hợp đồng lao động được không?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin visa thăm thân Nhật Bản

Chuẩn bị trọn bộ hồ sơ là yếu tố then chốt khi thực hiện thủ tục visa thăm thân Nhật Bản. Hồ sơ được chia thành hai phần: giấy tờ của người mời (bên Nhật Bản) và giấy tờ của người xin visa (bên Việt Nam). Danh sách cụ thể gồm:

Đối với người mời:

Thư mời với lý do cụ thể, chi tiết lịch trình dự kiến, cam kết bảo lãnh tài chính (kèm chữ ký và con dấu nếu là cá nhân hoặc tổ chức);
Giấy chứng nhận đang cư trú (Juminhyo) hoặc bản sao thẻ ngoại kiều nếu là người nước ngoài;
Giấy xác nhận thu nhập (shotoku shomeisho) hoặc bảng kê khai thuế (nozei shomeisho) của năm gần nhất;
Bản sao hợp đồng lao động hoặc giấy đăng ký kinh doanh nếu người mời là chủ doanh nghiệp;
Giấy xác nhận quan hệ gia đình (koseki tohon) nếu hai bên cùng có quốc tịch Nhật, hoặc các giấy tờ tương đương được hợp pháp hóa lãnh sự.

Đối với người xin visa:

Hộ chiếu phổ thông còn hiệu lực ít nhất 6 tháng và có tối thiểu 2 trang trống;
Tờ khai xin visa theo mẫu của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản (có thể tải về từ trang web chính thức), điền đầy đủ trung thực;
02 ảnh thẻ kích thước 4,5 cm x 3,5 cm nền trắng, chụp không quá 6 tháng;
Bản sao công chứng giấy khai sinh, sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân/căn cước công dân;
Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân với người mời (giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh thể hiện rõ tên cha mẹ, quyết định nhận con nuôi…), được dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh;
Tài liệu chứng minh công việc và thu nhập tại Việt Nam như hợp đồng lao động, bảng lương 3 tháng gần nhất, giấy phép đăng ký kinh doanh nếu là chủ doanh nghiệp – nhằm tăng mức độ ràng buộc quay về;
Sổ tiết kiệm hoặc xác nhận số dư tài khoản ngân hàng tối thiểu khoảng 100 triệu đồng (không cố định, tùy thời gian lưu trú);
Lịch trình cụ thể của chuyến đi và vé máy bay khứ hồi (khuyến khích đặt giữ chỗ, chưa thanh toán toàn bộ).

Lưu ý thực tế: Mọi giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng. Người xin visa cần kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ, đặc biệt là giấy xác nhận thu nhập của người mời thường có giá trị trong 3 tháng kể từ ngày cấp. Nếu từng có lịch sử nhập cảnh Nhật Bản, nên kê khai đầy đủ để tránh bị nghi ngờ giấu thông tin.

Xem thêm: Mẫu đơn xin gia hạn visa tại Nhật

4. Chi phí thực hiện thủ tục visa thăm thân Nhật Bản

Khi tiến hành visa thăm thân Nhật Bản, tổng chi phí bao gồm các khoản bắt buộc và chi phí phát sinh. Lệ phí xét duyệt visa do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản niêm yết thường ở mức cố định, khoảng 640.000 đồng (có thể thay đổi theo tỷ giá yên Nhật).

Bên cạnh đó, người xin visa còn phải chi trả cho dịch vụ dịch thuật và công chứng hồ sơ, chi phí này dao động tùy số lượng giấy tờ và ngôn ngữ đích. Phí chụp ảnh, photo, gửi bưu điện quốc tế từ Nhật về Việt Nam cũng là những khoản nhỏ nhưng cần dự trù. Nếu sử dụng đơn vị tư vấn ngoài, chi phí dịch vụ sẽ cộng thêm nhưng bù lại giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót. Người xin visa cần lưu ý rằng lệ phí xét duyệt không được hoàn trả dù kết quả đậu hay trượt.

6. Dịch vụ hỗ trợ xin visa thăm thân Nhật Bản tại ACAA GLOBAL

Lựa chọn ACAA GLOBAL đồng hành trong suốt quá trình xin visa thăm thân Nhật Bản mang lại nhiều lợi ích thiết thực, được khẳng định qua các yếu tố sau:

Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ tối ưu hóa quá trình chuẩn bị hồ sơ, tránh phát sinh những khoản phí không đáng có do bổ sung sai sót nhiều lần hoặc kéo dài thời gian chờ đợi.
Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ của ACAA GLOBAL am hiểu sâu sắc quy định xuất nhập cảnh và thực tiễn xét duyệt của phía Nhật Bản, cập nhật liên tục các thay đổi về biểu mẫu và chính sách.
Tư vấn chuyên sâu: Trước khi bắt đầu, khách hàng được đánh giá toàn diện hồ sơ nhân thân, mối quan hệ thân nhân để đưa ra lộ trình phù hợp nhất, tăng tỷ lệ đậu visa ngay từ lần nộp đầu tiên.
Hỗ trợ toàn diện: Từ dịch thuật công chứng, hoàn thiện tờ khai, đặt lịch hẹn cho đến theo dõi tiến trình, ACAA GLOBAL cam kết đồng hành xuyên suốt, giúp người xin visa an tâm tập trung vào các chuẩn bị cá nhân khác.

7. Câu hỏi thường gặp

Thời gian tối đa cho một lần thăm thân theo visa thăm thân Nhật Bản là bao lâu?

Thời gian lưu trú phổ biến được cấp là 15 ngày, 30 ngày hoặc tối đa 90 ngày tùy theo đánh giá của cơ quan xét duyệt dựa trên lịch trình và mức độ gắn kết của đương đơn với quê hương. Visa thăm thân không cho phép chuyển đổi sang mục đích lao động hay lưu trú dài hạn tại Nhật. Việc xin gia hạn thường rất hạn chế và chỉ được chấp thuận trong trường hợp bất khả kháng.

Nếu trước đây từng bị từ chối visa Nhật Bản, có thể xin lại visa thăm thân không?

Hoàn toàn có thể. Lịch sử bị từ chối không đương nhiên cấm vĩnh viễn. Tuy nhiên, người xin visa cần xác định rõ nguyên nhân trượt trước đó (qua văn bản thông báo hoặc suy luận từ điểm yếu hồ sơ) và có biện pháp khắc phục triệt để. Hồ sơ mới cần chứng minh năng lực tài chính và ràng buộc quay về mạnh mẽ hơn, đồng thời giải trình trung thực về lịch sử đã kê khai trước đây.

Người thân ở Nhật Bản thuộc diện lưu trú “thực tập sinh” có mời thăm thân được không?

Về nguyên tắc, tư cách “Thực tập sinh kỹ năng” không thuộc nhóm được phép bảo lãnh thăm thân vì bị giới hạn về thời hạn lưu trú và mục đích nhập cảnh là học hỏi kỹ thuật. Một số trường hợp ngoại lệ nếu thực tập sinh đã chuyển sang tư cách “Kỹ sư” hoặc lao động có tay nghề nhưng vẫn rất khó khăn và phụ thuộc vào quyết định của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Lời khuyên là nên đợi cho đến khi người thân có tư cách lưu trú ổn định hơn.

Visa thăm thân Nhật Bản luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu pháp lý để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Nếu cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ trọn gói, hãy liên hệ ACAA GLOBAL để được đồng hành bởi những chuyên gia tận tâm và giàu kinh nghiệm thực tiễn.