Xin cấp visa thực tập tại Việt Nam là yêu cầu bắt buộc với người nước ngoài muốn tham gia chương trình thực tập hợp pháp. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ đúng quy định xuất nhập cảnh. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối, kéo dài thời gian chờ đợi, cùng ACAA GLOBAL.

1. Thủ tục xin cấp visa thực tập tại Việt Nam

Thủ tục xin cấp visa thực tập tại Việt Nam được thực hiện qua cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo trình tự chặt chẽ. Người xin visa không thể tự nộp đơn từ nước ngoài; cần có tổ chức bảo lãnh tại Việt Nam đứng ra làm thủ tục xin chấp thuận nhập cảnh trước khi cấp thị thực.

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh

Tổ chức tiếp nhận thực tập (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân tại Việt Nam) chuẩn bị hồ sơ và gửi đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh/thành phố nơi tổ chức đặt trụ sở. Hồ sơ cần thể hiện rõ mục đích thực tập, thời gian thực tập và thông tin cá nhân của người nước ngoài. Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Bước 2: Cơ quan xuất nhập cảnh thẩm định và trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ xem xét và có văn bản chấp thuận hoặc từ chối (quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, sửa đổi, bổ sung 2019, 2023 và Nghị định 77/2020/NĐ-CP). Văn bản chấp thuận này là điều kiện tiên quyết để người thực tập nộp đơn xin visa ở giai đoạn sau.

Bước 3: Xin thị thực tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài

Người nước ngoài mang văn bản chấp thuận nhập cảnh (bản gốc hoặc bản scan), hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng, tờ khai xin thị thực (mẫu NA1), 02 ảnh 4×6 và lệ phí đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia nơi họ cư trú hợp pháp. Thời gian xét duyệt thị thực thường từ 3 đến 5 ngày làm việc. Sau khi nhận thị thực, người thực tập kiểm tra kỹ thông tin về ký hiệu visa (thị thực thực tập thường mang ký hiệu DH) và thời hạn ghi trên visa.

Bước 4: Nhập cảnh và hoàn thiện thủ tục tạm trú

Khi đã có thị thực thực tập hợp lệ, người nước ngoài làm thủ tục nhập cảnh tại cửa khẩu quốc tế Việt Nam. Trong vòng 24 giờ sau khi nhập cảnh, tổ chức bảo lãnh có trách nhiệm khai báo tạm trú với công an xã, phường hoặc qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Trường hợp lưu trú tại khách sạn, việc khai báo được thực hiện theo quy chế cơ sở lưu trú. Thời gian thực tập thực tế phải khớp với thời hạn cho phép trên thị thực.

2. Những yêu cầu cần đáp ứng khi xin cấp visa thực tập tại Việt Nam

Để xin cấp visa thực tập tại Việt Nam, người nước ngoài và tổ chức bảo lãnh phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý. Mặc dù không có mục điều kiện độc lập nhưng các tiêu chuẩn này được quy định phân tán trong các văn bản và phải được làm rõ trước khi bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ.

Người nước ngoài phải đủ 18 tuổi trở lên, có hộ chiếu hợp lệ còn thời hạn tối thiểu 6 tháng trước thời điểm nhập cảnh và không thuộc diện bị cấm nhập cảnh theo quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Trước đó, họ chưa từng vi phạm pháp luật Việt Nam nghiêm trọng dẫn đến bị trục xuất hay cấm tái nhập cảnh.

Tổ chức bảo lãnh phải là pháp nhân được thành lập hợp pháp, có hoạt động phù hợp với lĩnh vực mà người thực tập sẽ tham gia. Tổ chức này phải ký kết thỏa thuận thực tập (internship agreement) với người nước ngoài hoặc cơ sở đào tạo của họ, trong đó nêu rõ mục tiêu, nội dung, thời gian thực tập và trách nhiệm các bên. Thỏa thuận này là tài liệu trọng tâm trong hồ sơ xin visa, xác nhận mục đích thực tập rõ ràng, không phải lao động trá hình.

Ngoài ra, thời hạn tạm trú cho phép đối với visa thực tập thường không vượt quá 12 tháng cho mỗi lần cấp và có thể gia hạn nếu tiếp tục chương trình. Chính sách này giúp đảm bảo quản lý chặt chẽ và phù hợp với tính chất ngắn hạn của hoạt động thực tập.

Xem thêm: Đi du lịch Myanmar có cần visa không?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin cấp visa thực tập tại Việt Nam

Một bộ hồ sơ đầy đủ là yếu tố quyết định tốc độ xét duyệt và khả năng thành công khi xin cấp visa thực tập tại Việt Nam. Dưới đây là danh sách các tài liệu cần thiết ở cả hai giai đoạn.

• Văn bản đề nghị cấp visa cho người nước ngoài (mẫu NA5 hoặc mẫu quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh), do đại diện hợp pháp của tổ chức bảo lãnh ký tên, đóng dấu.
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập của tổ chức bảo lãnh (có chứng thực).
• Bản sao hộ chiếu người nước ngoài (trang nhân thân còn hạn).
• Thỏa thuận thực tập hoặc công văn tiếp nhận thực tập song ngữ, ký kết giữa tổ chức bảo lãnh và người thực tập, nêu chi tiết chương trình.
• Tờ khai xin cấp thị thực (mẫu NA1) do chính người nước ngoài kê khai và ký tên.
• 02 ảnh cỡ 4×6 cm nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Văn bản chấp thuận nhập cảnh của Cục Quản lý xuất nhập cảnh (khi sang giai đoạn xin visa tại đại sứ quán).

Lưu ý thực tế: toàn bộ giấy tờ tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng. Hồ sơ giai đoạn nộp tại cơ quan xuất nhập cảnh cần được sắp xếp theo đúng thứ tự, tốt nhất là kẹp thành bộ để tránh thất lạc. Nếu tổ chức bảo lãnh chưa quen với thủ tục, nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì lỗi kê khai sai mẫu hoặc thiếu dấu xác nhận.

Xem thêm: Thủ tục xin visa Việt Nam cho người Nga

4. Chi phí xin cấp visa thực tập tại Việt Nam

Chi phí xin cấp visa thực tập tại Việt Nam chia thành hai nhóm: lệ phí nhà nước và phí dịch vụ (nếu sử dụng đơn vị hỗ trợ). Lệ phí chính thức được niêm yết công khai, không phân biệt theo quốc tịch.

Lệ phí xem xét hồ sơ và cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh thường ở mức thấp, theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính về phí và lệ phí trong lĩnh vực xuất nhập cảnh. Cho giai đoạn xin thị thực tại đại sứ quán, mức lệ phí thị thực thực tập (ký hiệu DH) được áp dụng như sau: thị thực một lần khoảng 25 USD, thị thực nhiều lần trong thời hạn đến 12 tháng có thể lên đến 50 USD. Mức phí này có thể thay đổi theo từng cơ quan đại diện ngoại giao và tỷ giá.

Ngoài ra, người nước ngoài có thể phát sinh chi phí dịch thuật, chứng thực hồ sơ, phí chuyển phát nhanh quốc tế. Nếu tự thực hiện, tổng chi phí thường không quá cao nhưng dễ mắc sai sót dẫn đến các chi phí ẩn như nộp lại hồ sơ, xin cấp bản giải trình. Ngược lại, sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp giúp kiểm soát toàn bộ chi phí dự kiến ngay từ đầu, tránh phát sinh không mong muốn và tiết kiệm thời gian xử lý.

5. Vì sao nên lựa chọn dịch vụ xin cấp visa thực tập tại Việt Nam của ACAA GLOBAL?

Chọn dịch vụ xin cấp visa thực tập tại Việt Nam của ACAA GLOBAL mang đến giải pháp trọn gói, giúp cả tổ chức bảo lãnh và người thực tập yên tâm về thủ tục pháp lý.

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ tối ưu hóa từng bước, giảm rủi ro bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc bị từ chối – yếu tố gây phát sinh chi phí lớn về thời gian và tiền bạc khi tự làm.
• Đội ngũ chuyên gia: Nhân sự am hiểu sâu về quy định xuất nhập cảnh, thường xuyên cập nhật các thay đổi từ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và Nghị định 77/2020/NĐ-CP, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Đánh giá tình trạng cụ thể, phân tích điểm mạnh – yếu của hồ sơ, đưa ra giải pháp khắc phục trước khi nộp. Từ đó hạn chế tối đa nguy cơ trả lại hồ sơ.
• Hỗ trợ toàn diện: Đồng hành từ bước chuẩn bị thỏa thuận thực tập, soạn thảo công văn, nộp hồ sơ tại cơ quan xuất nhập cảnh, đến khâu theo dõi tiến trình xét duyệt và hướng dẫn thủ tục sau nhập cảnh. Không cần phối hợp nhiều đầu mối, mọi khâu được xử lý tập trung.

Với tính chất pháp lý phức tạp của diện thực tập, lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp là cách an toàn để rút ngắn thời gian chờ đợi và tránh hậu quả ảnh hưởng đến kế hoạch nhập cảnh.

6. Những lưu ý quan trọng khi xin cấp visa thực tập tại Việt Nam

Một số điểm cần ghi nhớ sẽ giúp việc xin cấp visa thực tập tại Việt Nam diễn ra suôn sẻ và đúng luật. Trước hết, visa thực tập (DH) không cho phép người nước ngoài trực tiếp tham gia hoạt động lao động hưởng lương hay ký hợp đồng lao động. Nếu làm các công việc sinh lợi trực tiếp, người đó có thể bị xử phạt và trục xuất.

Thứ hai, thị thực thực tập có thời hạn gắn liền với chương trình thực tập, do đó khi hết hạn nếu còn chương trình, phải nhanh chóng làm thủ tục gia hạn, tránh tình trạng quá hạn cư trú dẫn đến phạt tiền và cấm tái nhập cảnh.

Thứ ba, trong suốt thời gian ở Việt Nam, người thực tập phải khai báo tạm trú đúng quy định và mang theo hộ chiếu cùng bản sao thị thực để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra.

Cuối cùng, nếu có thay đổi về tổ chức bảo lãnh hoặc nội dung thực tập, cần cập nhật ngay với cơ quan xuất nhập cảnh để điều chỉnh, tránh mâu thuẫn thông tin.

7. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn tối đa của visa thực tập tại Việt Nam là bao lâu?

Theo quy định hiện hành, thị thực ký hiệu DH dành cho thực tập, học tập thường có thời hạn đến 12 tháng. Trường hợp chương trình thực tập kéo dài hơn 12 tháng có thể xin gia hạn hoặc cấp mới, nhưng mỗi lần gia hạn không quá 12 tháng. Thời hạn cụ thể được in trên visa, người thực tập chỉ được phép cư trú đến ngày ghi trên đó.

Có thể gia hạn visa thực tập tại Việt Nam không?

Có thể gia hạn nếu chương trình thực tập vẫn còn hiệu lực và tổ chức bảo lãnh tiếp tục đề nghị. Hồ sơ gia hạn tương tự hồ sơ xin cấp mới, được nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh trước khi visa cũ hết hạn ít nhất 5-7 ngày. Thời gian xét gia hạn khoảng 5 ngày làm việc. Gia hạn có thể xin nhiều lần nhưng tổng thời gian thực tập không nên vượt quá thời hạn được ghi trong thỏa thuận.

Visa thực tập có cho phép người nước ngoài làm việc hưởng lương không?

Không. Visa thực tập chỉ cho phép tham gia chương trình đào tạo, học tập kỹ năng, nghiên cứu thực tế mà không tạo ra quan hệ lao động. Nếu phát hiện lao động trá hình dưới dạng thực tập, cả tổ chức bảo lãnh và người nước ngoài đều có thể bị xử phạt hành chính, người nước ngoài bị thu hồi thị thực và trục xuất.

Người nước ngoài có thể tự xin visa thực tập tại Việt Nam không?

Thông thường không. Đối với diện thực tập, người nước ngoài cần có cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam đứng ra bảo lãnh và thực hiện thủ tục xin công văn chấp thuận nhập cảnh trước khi nộp hồ sơ xin visa tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc nhận visa theo quy định.

Nếu thay đổi đơn vị thực tập thì có phải xin lại visa không?

Trường hợp thay đổi tổ chức bảo lãnh hoặc đơn vị tiếp nhận thực tập, người nước ngoài cần thông báo và thực hiện thủ tục điều chỉnh theo hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Tùy từng trường hợp, có thể phải xin cấp thị thực hoặc giấy tờ cư trú mới.

Nên bắt đầu xin visa thực tập tại Việt Nam trước bao lâu?

Bạn nên chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thủ tục trước ít nhất 3–4 tuần so với ngày dự kiến nhập cảnh. Khoảng thời gian này giúp tổ chức bảo lãnh hoàn tất công văn chấp thuận, xử lý các giấy tờ phát sinh và đảm bảo người thực tập có visa đúng thời điểm bắt đầu chương trình.

Xin cấp visa thực tập tại Việt Nam không đơn thuần là thao tác hành chính mà đòi hỏi hiểu đúng bản chất diện thị thực và chuẩn bị hồ sơ thuyết phục. Để thủ tục diễn ra nhanh gọn, hãy liên hệ ACAA GLOBAL – nơi cung cấp dịch vụ pháp lý nhập cảnh tận tâm, giúp bạn hiện thực hóa kế hoạch đúng tiến độ.