Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế là thủ tục cần thiết giúp doanh nghiệp Việt Nam thực hiện giao dịch xuất khẩu dịch vụ hoặc hàng hóa suôn sẻ. Việc thực hiện đúng quy định giúp tránh các rủi ro về thuế và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Cùng ACAA GLOBAL khám phá các hướng dẫn chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Những lưu ý quan trọng khi giao dịch với đối tác nước ngoài

Khi thực hiện giao dịch với công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng không có mã số thuế tại Việt Nam. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, hóa đơn vẫn được xuất cho các trường hợp này nếu giao dịch thuộc diện chịu thuế hoặc không chịu thuế theo quy định. Việc kiểm tra thông tin đối tác như tên công ty, địa chỉ và hợp đồng là bước đầu tiên để đảm bảo tính chính xác. Doanh nghiệp nên thu thập đầy đủ chứng từ như hợp đồng thương mại và chứng từ thanh toán để hỗ trợ quá trình xuất hóa đơn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tạo cơ sở vững chắc cho báo cáo thuế sau này.

>>> Đọc thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho người nước ngoài chi tiết nhất

2. Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế thế nào?

Quy trình xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế được thực hiện theo các bước cụ thể để tuân thủ pháp luật.

Bước 1: Xác nhận thông tin giao dịch

Doanh nghiệp kiểm tra hợp đồng và xác định loại dịch vụ hoặc hàng hóa cung cấp cho đối tác nước ngoài. Nội dung này cần ghi rõ trong hóa đơn để phù hợp với quy định của Nghị định 181/2025/NĐ-CP về quản lý hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn với thông tin người mua là tên công ty nước ngoài và địa chỉ quốc tế. Không cần điền mã số thuế Việt Nam mà thay vào đó ghi chú rõ “không có mã số thuế tại Việt Nam”. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về định dạng hóa đơn trong trường hợp này.

Bước 3: Ký hiệu và gửi hóa đơn

Hóa đơn được ký hiệu theo quy định và gửi trực tiếp cho đối tác qua email hoặc hệ thống điện tử. Doanh nghiệp lưu trữ bản sao để phục vụ kiểm tra sau này.

Bước 4: Báo cáo và kê khai thuế

Sau khi xuất hóa đơn, thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ. Các giao dịch này thường thuộc diện không chịu thuế hoặc thuế suất 0% tùy loại hình, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí.

>>> Đọc thêm: Xuất hóa đơn dịch vụ làm visa như thế nào?

3. Mã số thuế của người mua có bắt buộc trên hóa đơn điện tử không?

Theo quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, chỉ tiêu mã số thuế của người mua không phải là nội dung bắt buộc trong mọi trường hợp.

Cụ thể, mã số thuế người mua chỉ là chỉ tiêu bắt buộc khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã được cơ quan thuế cấp mã số thuế theo quy định pháp luật Việt Nam.

Đối với trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng thông thường, người mua không có mã số thuế hoặc đối tác là tổ chức/doanh nghiệp nước ngoài không thành lập và không đăng ký mã số thuế tại Việt Nam, hóa đơn điện tử vẫn được lập hợp lệ mà không bắt buộc phải có thông tin tại trường dữ liệu này. Khi đó, cơ sở xác định tính hợp pháp của giao dịch sẽ căn cứ vào tên pháp nhân quốc tế, địa chỉ trụ sở ở nước ngoài cùng hợp đồng thương mại và chứng từ thanh toán quốc tế kèm theo.

4. Các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có mã số thuế người mua

Quy định pháp lý hiện hành nêu rõ một số trường hợp cụ thể mà hóa đơn điện tử không nhất thiết phải thể hiện mã số thuế của người mua bao gồm:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho đối tác nước ngoài: Doanh nghiệp nước ngoài không đăng ký kinh doanh và không hoạt động dưới hình thức cơ sở thường trú tại Việt Nam nên không được cấp mã số thuế Việt Nam. Người bán bỏ trống chỉ tiêu MST hoặc tích chọn chế độ khách hàng quốc tế.

• Bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng cá nhân không kinh doanh: Khi xuất hóa đơn bán lẻ, dịch vụ tiêu dùng hàng ngày cho cá nhân (như mua sắm siêu thị, ăn uống, dịch vụ y tế, giáo dục…), hóa đơn không yêu cầu bắt buộc mã số thuế của người mua.

• Hóa đơn điện tử tại trạm thu phí không dừng (ETC), vé máy bay, vé tàu, vé xe, vé xem phim: Các loại vé điện tử, tem điện tử, thẻ điện tử phục vụ dịch vụ vận tải công cộng và giải trí đại chúng theo định dạng đặc thù không bắt buộc phải có mã số thuế người mua.

• Hóa đơn cung ứng dịch vụ viễn thông, truyền hình, điện thoại di động bán lẻ cho cá nhân: Hóa đơn thanh toán định kỳ không bắt buộc hiển thị mã số thuế nếu khách hàng đăng ký dưới tư cách cá nhân tiêu dùng.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Áp dụng cho các mô hình bán lẻ trực tiếp tới người tiêu dùng (F&B, bán lẻ hàng hóa, trung tâm thương mại), thông tin người mua chỉ cần tên/số điện thoại (nếu có yêu cầu) mà không bắt buộc chỉ tiêu mã số thuế.

5. Quy trình hỗ trợ từ chuyên gia tư vấn thuế

Doanh nghiệp có thể hợp tác với đơn vị tư vấn để hỗ trợ toàn bộ quy trình xuất hóa đơn. Bước đầu tiên là đánh giá hồ sơ giao dịch hiện tại của công ty. Tiếp theo là xây dựng mẫu hóa đơn phù hợp với đặc thù đối tác nước ngoài. Cuối cùng là kiểm tra lại toàn bộ chứng từ trước khi gửi báo cáo cho cơ quan thuế. Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định trong Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

>> Đọc thêm: Thủ tục xuất hóa đơn VAT cho công ty nước ngoài chuẩn nhất

6. Lợi ích khi thực hiện đúng thủ tục xuất hóa đơn

Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế đúng cách mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Doanh nghiệp duy trì được uy tín trong giao dịch quốc tế và tránh bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, quy trình minh bạch giúp tối ưu dòng tiền và hỗ trợ mở rộng thị trường xuất khẩu. Các doanh nghiệp áp dụng đúng thường ghi nhận tỷ lệ thành công cao hơn trong các hợp đồng dài hạn.

7. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để xác định công ty nước ngoài không có mã số thuế?

Doanh nghiệp kiểm tra thông tin đối tác qua hợp đồng và xác nhận với bên nước ngoài. Nếu không có mã số thuế Việt Nam thì áp dụng quy trình xuất hóa đơn theo hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC để đảm bảo hợp lệ.

Có cần xuất hóa đơn giấy khi đối tác ở nước ngoài không?

Hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp gửi bản điện tử và lưu trữ để phục vụ kê khai thuế theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn là bao lâu?

Hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định hiện hành. Việc này giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho các đợt thanh tra thuế sau này.

Ô thông tin mã số thuế của khách nước ngoài điền như thế nào?

Doanh nghiệp để trống chỉ tiêu này hoặc chọn tính năng “Khách hàng không có mã số thuế/Khách nước ngoài” trên phần mềm hóa đơn điện tử, không tự ý điền ký tự giả định.

Mức thuế suất GTGT áp dụng cho giao dịch này là bao nhiêu?

Thường áp dụng thuế suất 0% nếu hàng hóa, dịch vụ được tiêu dùng ngoài lãnh thổ Việt Nam và đáp ứng đủ điều kiện về hợp đồng, chứng từ thanh toán. Ngược lại, áp dụng thuế suất thông thường (8% hoặc 10%).

Có bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng không?

Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản của đối tác nước ngoài vào tài khoản doanh nghiệp Việt Nam để đủ điều kiện áp dụng thuế suất 0% và khấu trừ thuế đầu vào.

Hóa đơn xuất khẩu được dùng ngoại tệ và ngôn ngữ nào?

Doanh nghiệp được ghi nhận bằng đồng ngoại tệ theo thỏa thuận hợp đồng kèm tỷ giá quy đổi sang VNĐ tại thời điểm xuất. Chữ viết là tiếng Việt, có thể kèm thêm chữ tiếng Anh trong ngoặc đơn hoặc ngay phía dưới.

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt để mang lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết và triển khai hiệu quả.