Xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp du lịch tuân thủ nghĩa vụ thuế khi cung cấp dịch vụ tour ra nước ngoài. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện để tránh rủi ro không đáng có. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết.

1. Hướng dẫn xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài

Xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng bản chất dịch vụ và thực hiện đầy đủ các quy định về hóa đơn, thuế. Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định loại hình tour, đối tượng khách hàng và phạm vi dịch vụ cung cấp để áp dụng chính sách thuế phù hợp.

Sau đó, kế toán kiểm tra hợp đồng, chương trình tour, giá trị dịch vụ và các khoản chi phí liên quan để có đầy đủ căn cứ lập hóa đơn. Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và kê khai thuế theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP giúp hóa đơn phản ánh đúng giao dịch thực tế, đồng thời hạn chế sai sót và rủi ro trong quá trình kiểm tra thuế.

2. Các điều kiện cần thiết để xuất hóa đơn

Để xuất hóa đơn cho tour du lịch nước ngoài, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần có mã số thuế hợp lệ, sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử phù hợp và đảm bảo thông tin về tour được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng dịch vụ.

Đồng thời, kế toán cần xác định đúng đối tượng khách hàng, nội dung dịch vụ và chính sách thuế áp dụng cho từng trường hợp. Hồ sơ nên được chuẩn bị đầy đủ, gồm hợp đồng tour, chứng từ thanh toán, danh sách khách hàng và các giấy tờ liên quan đến hành trình, nhằm làm căn cứ lập hóa đơn và giải trình khi cần thiết.

3. Quy trình thực hiện chi tiết

Để xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự từ khâu kiểm tra hồ sơ, lập hóa đơn đến kê khai và nộp thuế. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ và xác định chính xác thông tin dịch vụ ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót, đảm bảo số liệu trên hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế và thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.

Bước 1: Kiểm tra và thu thập hồ sơ

Doanh nghiệp rà soát toàn bộ thông tin tour du lịch nước ngoài, bao gồm giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện và đối tượng khách hàng. Nội dung giải thích chi tiết cần được ghi nhận rõ ràng để phục vụ việc lập hóa đơn và kê khai thuế sau này.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, nhập đầy đủ thông tin theo mẫu quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần ghi rõ nội dung dịch vụ là tour du lịch nước ngoài, giá trị chưa thuế, thuế GTGT (nếu có) và tổng giá trị thanh toán.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế

Sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế theo định kỳ quy định của Luật Quản lý thuế 2025. Hồ sơ kê khai bao gồm bản sao hóa đơn và các chứng từ liên quan để cơ quan thuế kiểm tra.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn tính thuế GTGT tour du lịch nước ngoài chi tiết

4. Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đảm bảo dữ liệu được bảo mật, đầy đủ và có thể tra cứu khi cần.

Hồ sơ nên được sắp xếp theo từng tour, hợp đồng hoặc khách hàng để thuận tiện cho việc đối chiếu. Việc quản lý và lưu trữ đúng quy định không chỉ hỗ trợ quá trình kiểm tra, kê khai thuế mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất lạc chứng từ và tranh chấp phát sinh.

5. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài

• Xác định đúng giá tính thuế GTGT: Đối với dịch vụ lữ hành ra nước ngoài (outbound), giá tính thuế GTGT là giá trọn gói thu của khách hàng trừ đi các chi phí phát sinh thực tế tại nước ngoài (tiền vé máy bay quốc tế, khách sạn, ăn uống, phương tiện vận chuyển và vé tham quan tại nước sở tại) có đầy đủ chứng từ hợp lệ.

• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền (nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ), không để dồn hóa đơn cuối tháng hoặc sau khi tour kết thúc quá lâu.

• Tách bạch phần thuế suất trên hóa đơn: Doanh thu dịch vụ thực hiện ngoài lãnh thổ Việt Nam và phần doanh thu dịch vụ tổ chức tại Việt Nam có thể chịu các mức thuế suất khác nhau. Cần thể hiện rõ ràng từng dòng thuế suất hoặc ghi chú hợp lệ theo hướng dẫn thuế để tránh bị ấn định thuế toàn bộ doanh thu.

• Chứng từ chứng minh chi phí nước ngoài: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hợp đồng ký với đối tác nước ngoài (land tour), hóa đơn/bill thanh toán và điện chuyển tiền ngân hàng quốc tế để làm căn cứ khấu trừ hợp pháp khi giải trình.

• Thông tin khách hàng cá nhân: Trường hợp tour khách lẻ không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho từng lần phát sinh hoặc lập hóa đơn tổng cuối ngày/cuối tour theo đúng hướng dẫn, tuyệt đối không được bỏ qua khâu xuất hóa đơn.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài không?

Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tour du lịch nước ngoài có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch hợp pháp nhằm đảm bảo minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn tour du lịch nước ngoài có được áp dụng thuế suất 0% không?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp tour du lịch nước ngoài có thể áp dụng thuế suất 0% nếu đáp ứng điều kiện xuất cảnh và thanh toán qua ngân hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện cụ thể trước khi lập hóa đơn.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn tour du lịch nước ngoài là bao lâu?

Luật Quản lý thuế 2025 quy định thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm kể từ ngày lập, nhằm phục vụ công tác kiểm tra và giải quyết tranh chấp nếu có.

Chi phí phát sinh ở nước ngoài không có hóa đơn đỏ (VAT) thì có được trừ khi tính thuế không?

Có. Đối với các khoản chi trả tại nước ngoài, cơ quan thuế chấp nhận hóa đơn thương mại (commercial invoice), chứng từ thanh toán của đối tác bản địa kèm ủy nhiệm chi/điện chuyển tiền qua ngân hàng hợp lệ để làm căn cứ giảm trừ doanh thu tính thuế GTGT.

Tour bị hủy và hoàn tiền cho khách thì xử lý hóa đơn như thế nào?

Nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn nhưng tour bị hủy, hai bên cần lập biên bản thỏa thuận hủy giao dịch dịch vụ/chấm dứt hợp đồng. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn đã lập hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng quy định về hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có được gộp nhiều tour đi nước ngoài của các đoàn khác nhau vào một hóa đơn không?

Không. Mỗi tour hoặc hợp đồng dịch vụ lữ hành cần được lập hóa đơn độc lập theo từng đối tượng khách hàng hoặc đơn vị ký hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch về hồ sơ hành trình và đối chiếu chi phí đầu vào tương ứng.

Xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài đúng quy định giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để nhận tư vấn phù hợp.