Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn là vấn đề pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn và thuế. Việc xử lý đúng thủ tục này giúp tránh rủi ro pháp lý, duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Hiểu rõ các quy định liên quan sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và minh bạch hơn. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết.

1. Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn không?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, mọi hoạt động kinh doanh có phát sinh doanh thu đều phải lập hóa đơn, bao gồm cả trường hợp hàng hóa xuất khẩu bị trả lại. Khi hàng xuất khẩu bị đối tác nước ngoài trả lại, doanh nghiệp Việt Nam cần xác định đây là giao dịch điều chỉnh doanh thu xuất khẩu.

Do đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn để ghi nhận việc giảm trừ doanh thu và điều chỉnh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng. Việc không lập hóa đơn trong trường hợp này có thể dẫn đến vi phạm về quản lý hóa đơn theo Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất giao dịch trả hàng để xác định loại hóa đơn phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán.

Về mặt nghĩa vụ thuế, khi tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại (loại hình A31), doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu và không chịu thuế VAT khâu nhập khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai điều chỉnh, nộp trả lại số tiền thuế GTGT đầu vào đã được hoàn (nếu có) đối với lượng hàng hóa bị đối tác nước ngoài từ chối nhận.

2. Các quy định về hóa đơn xuất khẩu theo Luật Quản lý thuế 2025

Luật Quản lý thuế 2025 quy định rõ nghĩa vụ lập hóa đơn đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh khi có phát sinh doanh thu từ hoạt động xuất khẩu. Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn đã lập ban đầu hoặc lập hóa đơn mới để phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế.

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và ngăn ngừa việc khai man doanh thu. Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn lập hóa đơn theo luật, thường là ngay khi phát sinh sự kiện kinh tế. Việc tuân thủ Luật Quản lý thuế 2025 giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn.

Xem thêm: Thủ tục hải quan khi DNCX thuê máy in photo từ nội địa

3. Cách lập hóa đơn và xử lý chứng từ khi hàng xuất khẩu bị trả lại

Để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ kế toán – thuế khi hàng hóa xuất khẩu bị trả lại và tái nhập về Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thiết lập văn bản thỏa thuận trả hàng: Lập biên bản/văn bản thỏa thuận giữa hai bên (kèm bản dịch tiếng Việt) nêu rõ lý do trả hàng, số lượng, chủng loại, số hiệu hợp đồng và số tờ khai xuất khẩu ban đầu.

Bước 2: Mở tờ khai hải quan tái nhập (Mã loại hình A31): Thực hiện thủ tục hải quan tái nhập hàng hóa xuất khẩu bị trả lại tại Chi cục Hải quan nơi quản lý.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu áp dụng theo yêu cầu quản lý nội bộ/thuế nội địa):

Trường hợp cần phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chọn hình thức Hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm.

Trên hóa đơn ghi rõ: “Điều chỉnh giảm doanh thu xuất khẩu do hàng bị trả lại theo Tờ khai tái nhập số… ngày… tương ứng với Hóa đơn thương mại/Hóa đơn số… ngày…”.

Ghi rõ số lượng, đơn giá điều chỉnh giảm tương ứng với lượng hàng thực tế bị trả lại.

Bước 4: Kê khai điều chỉnh thuế: Thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu xuất khẩu trên tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh hàng trả lại và nộp hoàn trả lại tiền thuế GTGT đã được hoàn (nếu có).

4. Xử lý hóa đơn khi hàng xuất khẩu bị trả lại theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp điều chỉnh hóa đơn xuất khẩu. Doanh nghiệp Việt Nam dựa vào tờ khai tái nhập thông quan (Mã loại hình A31) để hạch toán giảm doanh thu xuất khẩu, hoàn toàn không phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm gửi cho đối tác nước ngoài.

Nghị định này yêu cầu hóa đơn phải ghi rõ nội dung điều chỉnh, số hóa đơn gốc và lý do trả hàng. Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy được lập đúng mẫu quy định để có giá trị pháp lý. Việc tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các giao dịch trả hàng mà không ảnh hưởng đến báo cáo thuế.

Xem thêm: Doanh nghiệp chế xuất bán phế liệu vào nội địa có chịu thuế GTGT?

5. Áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC trong lập hóa đơn điện tử cho trường hợp trả hàng xuất khẩu

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, bao gồm quy trình lập và gửi hóa đơn trong các trường hợp điều chỉnh giao dịch xuất khẩu. Khi hàng xuất khẩu bị trả lại, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận việc giảm trừ, đảm bảo dữ liệu được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế.

Thông tư này quy định rõ định dạng, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử và thời hạn gửi cho người mua. Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để thực hiện đúng quy định. Việc áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp quá trình xử lý trở nên nhanh chóng, minh bạch và giảm thiểu sai sót thủ công.

6. Những lưu ý quan trọng khi xử lý hàng xuất khẩu bị trả lại

Mã loại hình hải quan chính xác: Doanh nghiệp bắt buộc phải mở tờ khai tái nhập theo mã loại hình A31 (Tái nhập hàng hóa đã xuất khẩu). Tuyệt đối không mở tờ khai theo loại hình nhập khẩu kinh doanh thông thường (A11, A12) để tránh bị ấn định thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu.

Thời hạn tái nhập được miễn thuế: Theo quy định hải quan, hàng xuất khẩu bị trả lại phải được tái nhập trong thời hạn quy định (thường trong vòng 365 ngày kể từ ngày thực xuất) để được hưởng chính sách miễn thuế nhập khẩu khâu tái nhập.

Xử lý hoàn thuế GTGT đầu vào: Nếu lô hàng xuất khẩu này đã được hoàn thuế GTGT 0%, ngay khi hàng tái nhập, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai bổ sung thuế GTGT và chủ động nộp trả lại ngân sách nhà nước số tiền thuế đã hoàn tương ứng với lượng hàng bị trả lại, kèm tiền chậm nộp (nếu có).

Bảo lưu đầy đủ hồ sơ kiểm tra sau thông quan: Lưu trữ đồng bộ một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm: Hợp đồng ngoại thương ban đầu, tờ khai xuất khẩu, email/văn bản khiếu nại chất lượng và biên bản thỏa thuận trả hàng của khách quốc tế, tờ khai tái nhập A31, chứng từ thanh toán ngân hàng và hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp trả hàng để sửa chữa rồi tái xuất: Nếu khách nước ngoài trả hàng chỉ để sửa chữa, tái chế rồi xuất khẩu lại, doanh nghiệp nên làm thủ tục theo diện G13/G23 (Tạm nhập tái xuất để sửa chữa, bảo hành) thay vì làm thủ tục tái nhập tiêu thụ nội địa A31.

7. Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu trả lại hàng có cần lập hóa đơn điều chỉnh không?

Trả lời: Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh khi hàng xuất khẩu bị trả lại để ghi nhận giảm trừ doanh thu. Hóa đơn cần ghi rõ thông tin hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh. Việc này đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh rủi ro pháp lý.

Hàng xuất khẩu bị trả lại có xuất hóa đơn không?

Đối với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng nội địa mà sử dụng Tờ khai hải quan tái nhập (A31) kèm Biên bản trả hàng và Hóa đơn thương mại làm căn cứ pháp lý để hạch toán giảm doanh thu. Trường hợp cơ quan thuế yêu cầu thể hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xuất trả hàng đã nhập khẩu có xuất hóa đơn không?

Khi xuất trả lại hàng hóa đã nhập khẩu cho đối tác nước ngoài (tái xuất), doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn thương mại phục vụ cho thủ tục hải quan xuất khẩu (loại hình B13). Trên hệ thống kế toán nội địa, doanh nghiệp căn cứ tờ khai tái xuất và hóa đơn thương mại để hạch toán giảm công nợ hoặc nhận lại tiền hoàn từ nhà cung cấp nước ngoài.

Thời hạn lập hóa đơn khi hàng xuất khẩu bị trả lại là bao lâu?

Trả lời: Luật Quản lý thuế 2025 quy định doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay khi phát sinh sự kiện kinh tế liên quan đến việc trả hàng. Thông thường, thời hạn không quá ngày lập chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.

Có thể hủy hóa đơn xuất khẩu cũ khi hàng bị trả lại không?

Trả lời: Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép hủy hóa đơn nếu đáp ứng điều kiện, nhưng thường ưu tiên lập hóa đơn điều chỉnh thay vì hủy. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện cụ thể và thông báo cho cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động xuất khẩu bền vững. Việc nắm rõ các quy định giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình kế toán. Để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện đúng quy định, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay.