Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn là vấn đề pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn và thuế. Việc xử lý đúng thủ tục này giúp tránh rủi ro pháp lý, duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Hiểu rõ các quy định liên quan sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và minh bạch hơn. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết.

1. Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn không?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, mọi hoạt động kinh doanh có phát sinh doanh thu đều phải lập hóa đơn, bao gồm cả trường hợp hàng hóa xuất khẩu bị trả lại. Khi hàng xuất khẩu bị đối tác nước ngoài trả lại, doanh nghiệp Việt Nam cần xác định đây là giao dịch điều chỉnh doanh thu xuất khẩu.

Do đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn để ghi nhận việc giảm trừ doanh thu và điều chỉnh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng. Việc không lập hóa đơn trong trường hợp này có thể dẫn đến vi phạm về quản lý hóa đơn theo Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất giao dịch trả hàng để xác định loại hóa đơn phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán.

Về mặt nghĩa vụ thuế, khi tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại (loại hình A31), doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu và không chịu thuế VAT khâu nhập khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai điều chỉnh, nộp trả lại số tiền thuế GTGT đầu vào đã được hoàn (nếu có) đối với lượng hàng hóa bị đối tác nước ngoài từ chối nhận.

2. Các quy định về hóa đơn xuất khẩu theo Luật Quản lý thuế 2025

Luật Quản lý thuế 2025 quy định rõ nghĩa vụ lập hóa đơn đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh khi có phát sinh doanh thu từ hoạt động xuất khẩu. Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn đã lập ban đầu hoặc lập hóa đơn mới để phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế.

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và ngăn ngừa việc khai man doanh thu. Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn lập hóa đơn theo luật, thường là ngay khi phát sinh sự kiện kinh tế. Việc tuân thủ Luật Quản lý thuế 2025 giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn.

Xem thêm: Thủ tục hải quan khi DNCX thuê máy in photo từ nội địa

3. Xử lý hóa đơn khi hàng xuất khẩu bị trả lại theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp điều chỉnh hóa đơn xuất khẩu. Doanh nghiệp Việt Nam dựa vào tờ khai tái nhập thông quan (Mã loại hình A31) để hạch toán giảm doanh thu xuất khẩu, hoàn toàn không phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm gửi cho đối tác nước ngoài.

Nghị định này yêu cầu hóa đơn phải ghi rõ nội dung điều chỉnh, số hóa đơn gốc và lý do trả hàng. Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy được lập đúng mẫu quy định để có giá trị pháp lý. Việc tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các giao dịch trả hàng mà không ảnh hưởng đến báo cáo thuế.

Xem thêm: Doanh nghiệp chế xuất bán phế liệu vào nội địa có chịu thuế GTGT?

4. Áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC trong lập hóa đơn điện tử cho trường hợp trả hàng xuất khẩu

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, bao gồm quy trình lập và gửi hóa đơn trong các trường hợp điều chỉnh giao dịch xuất khẩu. Khi hàng xuất khẩu bị trả lại, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận việc giảm trừ, đảm bảo dữ liệu được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế.

Thông tư này quy định rõ định dạng, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử và thời hạn gửi cho người mua. Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để thực hiện đúng quy định. Việc áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp quá trình xử lý trở nên nhanh chóng, minh bạch và giảm thiểu sai sót thủ công.

5. Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu trả lại hàng có cần lập hóa đơn điều chỉnh không?

Trả lời: Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh khi hàng xuất khẩu bị trả lại để ghi nhận giảm trừ doanh thu. Hóa đơn cần ghi rõ thông tin hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh. Việc này đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh rủi ro pháp lý.

Thời hạn lập hóa đơn khi hàng xuất khẩu bị trả lại là bao lâu?

Trả lời: Luật Quản lý thuế 2025 quy định doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay khi phát sinh sự kiện kinh tế liên quan đến việc trả hàng. Thông thường, thời hạn không quá ngày lập chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.

Có thể hủy hóa đơn xuất khẩu cũ khi hàng bị trả lại không?

Trả lời: Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép hủy hóa đơn nếu đáp ứng điều kiện, nhưng thường ưu tiên lập hóa đơn điều chỉnh thay vì hủy. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện cụ thể và thông báo cho cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động xuất khẩu bền vững. Việc nắm rõ các quy định giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình kế toán. Để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện đúng quy định, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay.