Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là một thủ tục quan trọng mà các doanh nghiệp tại Việt Nam cần tuân thủ khi tuyển dụng và quản lý lao động từ nước ngoài, giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và tránh các rủi ro pháp lý. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế. Cùng ACAA GLOBAL khám phá chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Đối tượng phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam là đối tượng chính phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm cả các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc dự án đầu tư có yếu tố nước ngoài.

Theo Bộ luật Lao động hiện hành và Nghị định số 152/2020/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải thực hiện báo cáo định kỳ để cập nhật tình hình thực tế.

Nội dung báo cáo cần bao quát đầy đủ thông tin về số lượng lao động nước ngoài đang làm việc, vị trí công việc cụ thể, thời hạn giấy phép lao động và tình hình thay đổi so với kỳ báo cáo trước. Báo cáo phải liệt kê chi tiết từng cá nhân, bao gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu và loại hình công việc, nhằm giúp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nắm bắt chính xác nguồn lao động nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần chú ý cập nhật các trường hợp đặc biệt, như lao động nước ngoài làm việc từ xa hoặc tạm trú ngắn hạn, để báo cáo phản ánh đúng thực tế. Việc chuẩn bị nội dung này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và pháp lý, giúp tránh tình trạng thiếu sót thông tin dẫn đến báo cáo bị từ chối.

Tổng thể, nội dung báo cáo không chỉ là con số mà còn là cơ sở để cơ quan chức năng đánh giá tác động của lao động nước ngoài đến thị trường lao động nội địa, từ đó điều chỉnh chính sách phù hợp.

>> Đọc thêm: Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài chi tiết

2. Quy định về thời hạn nộp báo cáo lao động nước ngoài định kỳ

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài được quy định cụ thể để đảm bảo tính kịp thời trong quản lý nhà nước. Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp phải báo cáo định kỳ 6 tháng và hàng năm, thay vì hàng quý như một số quy định cũ.

2.1. Báo cáo định kỳ 6 tháng đầu năm

Báo cáo này phải được nộp trước ngày 05 tháng 7 của năm đó, tổng hợp tình hình sử dụng lao động nước ngoài từ ngày 01/01 đến 30/06. Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu chính xác về số lượng, vị trí và thay đổi trong kỳ để phản ánh đúng thực tế, giúp cơ quan quản lý theo dõi kịp thời.

2.2. Báo cáo định kỳ hàng năm

Báo cáo hàng năm phải nộp trước ngày 05 tháng 01 của năm sau, tổng hợp toàn bộ tình hình sử dụng lao động nước ngoài trong năm trước. Điều này giúp cơ quan chức năng đánh giá tổng quan và điều chỉnh chính sách lao động nhập khẩu phù hợp với nhu cầu phát triển kinh tế – xã hội.

Lưu ý chuyên gia: Năm 2026, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng vào việc chuyển đổi số hoàn toàn trong khâu báo cáo theo lộ trình của Chính phủ điện tử.

3. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài mới nhất 

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài năm 2026 được áp dụng theo Mẫu số 02/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Mẫu này yêu cầu điền đầy đủ thông tin về từng lao động nước ngoài, bao gồm họ tên, quốc tịch, vị trí công việc, thời hạn giấy phép lao động và các thay đổi trong kỳ.

Doanh nghiệp có thể tải mẫu tại Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ địa phương. Khi sử dụng, cần đảm bảo thông tin khớp chính xác với dữ liệu trên giấy phép lao động đã cấp để tránh sai sót.

Mẫu số 02/PLI

Kính gửi: …………… (1) ……………….

Thông tin về doanh nghiệp/tổ chức: tên, mã số doanh nghiệp/số giấy phép thành lập hoặc đăng ký, cơ quan/tổ chức thành lập, loại hình doanh nghiệp/tổ chức (doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài/doanh nghiệp trong nước/cơ quan, tổ chức/nhà thầu), tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp/tổ chức, trong đó số lao động nước ngoài đang làm việc, địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, thời hạn của giấy phép kinh doanh/hoạt động, lĩnh vực kinh doanh/hoạt động có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người nộp hồ sơ của doanh nghiệp/tổ chức để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email).

Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài như sau:

1. Vị trí công việc đã được chấp thuận và sử dụng (2)

2. Vị trí công việc có nhu cầu thay đổi

2.1 Vị trí công việc 1: (Lựa chọn 1 trong 4 vị trí công việc: nhà quản lý/giám đốc điều hành/chuyên gia/lao động kỹ thuật).

(i) Chức danh công việc (do doanh nghiệp/tổ chức tự kê khai, ví dụ: kế toán, giám sát công trình…):

(ii) Số lượng (người):

(iii) Thời hạn làm việc (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm):

(iv) Hình thức làm việc (3):

(v) Địa điểm làm việc (liệt kê cụ thể các địa điểm (nếu có) và ghi rõ từng địa điểm theo thứ tự: số nhà, đường phố, xóm, làng; xã/phường/thị trấn; quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương):

(vi) Lý do sử dụng người lao động nước ngoài:

– Tình hình sử dụng người lao động nước ngoài tại vị trí công việc 1 (nếu có) (4):

– Mô tả vị trí công việc, chức danh công việc:

– Yêu cầu về trình độ:

– Yêu cầu về kinh nghiệm:

– Yêu cầu khác (nếu có):

– Lý do không tuyển được người Việt Nam vào vị trí dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài (5)

2.2 Vị trí công việc 2: (nếu có) (liệt kê giống mục 1 nêu trên)

2.3 Vị trí công việc… (nếu có) (liệt kê giống mục 1 nêu trên)

(Doanh nghiệp/tổ chức) xin cam đoan những thông tin nêu trên là đúng sự thật. Nếu sai, (doanh nghiệp/tổ chức) xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Đề nghị …. (6) xem xét và chấp thuận.

Xin trân trọng cảm ơn!

Ghi chú:

– (1), (6) Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm)/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố…

– (2) Nêu rõ các vị trí công việc đã được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm)/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận.

– (3) Nêu rõ hình thức làm việc tại theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

– (4) Nêu rõ số lượng lao động nước ngoài, vị trí và chức danh công việc, giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, thời hạn làm việc.

– (5) Nêu rõ quá trình thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài. Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2024, việc thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định thành lập; quá trình tuyển dụng, kết quả xét tuyển người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài.

>>> Tải Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài mới nhất 2026

4. Quy trình và phương thức nộp báo cáo (Trực tiếp và Online)

4.1. Quy trình nộp báo cáo chi tiết

Quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài được đơn giản hóa theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, tập trung vào chuyển đổi số và phân cấp thẩm quyền. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi nộp, bao gồm mẫu báo cáo đã ký xác nhận và các tài liệu chứng minh thay đổi (nếu có).

• Bước 1: Chuẩn bị nội dung báo cáo theo mẫu 07/PLI, kiểm tra tính chính xác và ký xác nhận của người đại diện pháp lý.
• Bước 2: Chọn phương thức nộp phù hợp (trực tuyến hoặc trực tiếp).
• Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả qua hệ thống hoặc biên nhận.
• Bước 4: Lưu trữ hồ sơ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau này.

4.2. Nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Phương thức ưu tiên theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP là nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc hệ thống trực tuyến của Sở Nội vụ tỉnh/thành phố. Doanh nghiệp đăng nhập tài khoản, tải mẫu báo cáo đã điền, ký số điện tử và gửi. Ưu điểm là tiết kiệm thời gian, không cần di chuyển và nhận phản hồi nhanh chóng.

4.3. Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ

Nếu không sử dụng trực tuyến, doanh nghiệp nộp bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ nơi đăng ký kinh doanh hoặc Ban Quản lý khu kinh tế (nếu áp dụng). Hồ sơ cần 02 bộ, kèm theo giấy xác nhận tính chính xác. Phương thức này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc trường hợp đặc biệt, nhưng phải đảm bảo nộp đúng thời hạn để tránh chậm trễ.

Danh sách lưu ý quan trọng:

• Phải báo cáo thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống trực tuyến của tỉnh/thành phố nếu có yêu cầu.
• Thông tin trong báo cáo phải khớp chính xác với dữ liệu trên Giấy phép lao động đã cấp.
• Người sử dụng lao động nước ngoài không cần xin cấp giấy phép lao động cũng vẫn thuộc diện phải báo cáo.

>> Đọc thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động người nước ngoài uy tín

5. Mức xử phạt khi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo

Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), việc chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài sẽ bị xử phạt hành chính từ 5 triệu đến 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm, có thể kèm theo đình chỉ thủ tục cấp mới giấy phép lao động.

Pháp luật không quy định thời gian ân hạn, nên nộp muộn dù chỉ 1 ngày cũng dẫn đến rủi ro. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch báo cáo định kỳ để tránh phạt và duy trì uy tín với cơ quan quản lý.

Xem thêm: Mẫu công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài mới

6. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục lao động nước ngoài trọn gói tại ACAA Global

ACAA GLOBAL cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục lao động nước ngoài trọn gói, từ chuẩn bị hồ sơ báo cáo đến nộp trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và 70/2023/NĐ-CP.

Với đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ từ A đến Z, bao gồm tư vấn mẫu biểu và xử lý các trường hợp đặc biệt.

Liên hệ ngay để nhận báo giá ưu đãi và hỗ trợ nhanh chóng.

7. Câu hỏi thường gặp

Nếu doanh nghiệp không có lao động nước ngoài trong kỳ có phải báo cáo không?

Theo quy định, chỉ những doanh nghiệp đang sử dụng lao động nước ngoài mới cần thực hiện báo cáo này.

Có thể nộp báo cáo muộn bao nhiêu ngày?

Pháp luật hiện hành không có thời gian “ân hạn”. Việc nộp muộn dù chỉ 1 ngày cũng có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính.

Mẫu báo cáo mới nhất là mẫu nào?

Hiện tại vẫn sử dụng Mẫu số 07/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Năm 2026, doanh nghiệp có phải nộp báo cáo sử dụng lao động nước ngoài không?

Không. Căn cứ theo khoản 2 Điều 35 Nghị định 219/2025/NĐ-CP , quy định về báo cáo sử dụng người lao động nước ngoài tại Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã bị bãi bỏ.

Như vậy, trong năm 2026, không còn căn cứ pháp lý để yêu cầu doanh nghiệp phải nộp báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài như các năm trước đây. Doanh nghiệp không cần chuẩn bị báo cáo riêng cho người nước ngoài theo Nghị định 152, nhưng bắt buộc phải điền đầy đủ số liệu của họ vào Báo cáo tình hình sử dụng lao động tổng thể (Mẫu 01/PLI) để tránh bị xử phạt hành chính.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là bước quan trọng để doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp và tối ưu hóa quản lý nhân sự quốc tế. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp tránh phạt mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh trong môi trường hội nhập. Để nhận hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục này, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia sẵn sàng đồng hành cùng bạn thực hiện suôn sẻ và hiệu quả.