Hướng dẫn báo tăng BHXH cho người nước ngoài

báo tăng bhxh cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện khi tuyển dụng lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, nhằm đảm bảo quyền lợi an sinh cho người lao động và tuân thủ đúng pháp luật. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và thời hạn thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục quan trọng này, đồng hành cùng ACAA GLOBAL để bạn vận hành doanh nghiệp một cách suôn sẻ.

Mục lục

1. Hướng dẫn báo tăng BHXH cho người nước ngoài

Việc tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc cho người lao động nước ngoài đã chính thức được áp dụng từ ngày 01/12/2018 theo quy định tại Nghị định 143/2018/NĐ-CP. Đến nay, căn cứ pháp lý mới nhất và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm là Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 134/2024/NĐ-CP. Theo đó, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, có hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.

Báo tăng bhxh cho người nước ngoài là thủ tục khai báo để cơ quan BHXH cập nhật thông tin về việc tham gia BHXH của người lao động nước ngoài vào hệ thống quản lý. Thủ tục này cần được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục này không chỉ thể hiện trách nhiệm của người sử dụng lao động mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính người lao động nước ngoài, giúp họ được hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất khi đủ điều kiện.

2. Đối tượng và điều kiện bắt buộc tham gia

Không phải tất cả người lao động nước ngoài đều thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
Có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên hoặc hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Không thuộc diện di chuyển nội bộ theo quy định của pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

Ngoài ra, theo Nghị định 134/2024/NĐ-CP, một số trường hợp người lao động nước ngoài được miễn tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm: người lao động là công dân nước ngoài di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; người lao động nước ngoài đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định của Bộ luật Lao động; hoặc người lao động nước ngoài có thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc không tham gia BHXH theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng để thực hiện báo tăng bhxh cho người nước ngoài một cách chính xác, tránh sai sót dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng tài trợ song ngữ Anh – Việt chuẩn pháp lý

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi báo tăng

Để thực hiện thủ tục báo tăng bhxh cho người nước ngoài, người sử dụng lao động cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Nghị định 134/2024/NĐ-CP).
Hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên hoặc hợp đồng lao động không xác định thời hạn (bản sao).
Giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao).
Hộ chiếu còn giá trị của người lao động nước ngoài (bản sao).
Quyết định tuyển dụng hoặc quyết định giao kết hợp đồng lao động (nếu có).

Tất cả các bản sao trong hồ sơ cần được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ trước khi nộp để tránh việc phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần, gây chậm trễ trong quá trình xử lý và ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Xem thêm: Quy định xử lý thuế khi công ty mẹ xóa nợ cho công ty con ở nước ngoài

4. Quy trình thực hiện báo tăng chi tiết

Quy trình báo tăng bhxh cho người nước ngoài được thực hiện theo các bước cụ thể như sau. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự và thời hạn để đảm bảo tính hợp pháp.

Bước 1: Chuẩn bị và rà soát hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành thu thập đầy đủ các giấy tờ theo danh mục đã nêu ở mục 3. Cần đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên các giấy tờ như họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, số giấy phép lao động để đảm bảo sự thống nhất tuyệt đối. Việc rà soát kỹ càng ở bước này giúp giảm thiểu tối đa thời gian xử lý và tránh các sai sót không đáng có.

Bước 2: Kê khai thông tin trên tờ khai TK1-TS

Doanh nghiệp điền đầy đủ, chính xác các thông tin vào Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Các thông tin quan trọng cần lưu ý bao gồm mã số BHXH của người lao động (nếu có), thời điểm bắt đầu tham gia BHXH (ngày hợp đồng lao động có hiệu lực), mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Mức tiền lương này phải đúng với quy định tại Nghị định 134/2024/NĐ-CP, không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nơi người lao động làm việc. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc nộp qua giao dịch điện tử (Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam). Thời hạn nộp hồ sơ là trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan BHXH có trách nhiệm giải quyết trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến trình xử lý và nhận kết quả. Kết quả là việc cập nhật thông tin tham gia BHXH của người lao động vào hệ thống, đồng thời doanh nghiệp sẽ nhận được danh sách đóng BHXH cho người lao động. Từ thời điểm này, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng BHXH hàng tháng cho người lao động theo đúng quy định.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn tối đa để thực hiện báo tăng BHXH cho người nước ngoài là bao lâu?

Theo quy định tại Nghị định 134/2024/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo tăng bhxh cho người nước ngoài trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Việc chậm trễ trong việc kê khai có thể dẫn đến các hình thức xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật, đồng thời ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Mức đóng BHXH bắt buộc cho người lao động nước ngoài được tính như thế nào?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 134/2024/NĐ-CP, mức đóng BHXH bắt buộc cho người lao động nước ngoài được tính dựa trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Tổng mức đóng là 32% tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất, người sử dụng lao động đóng 24% (bao gồm 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất, 3% vào quỹ ốm đau và thai sản, 1% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp). Tiền lương làm căn cứ đóng không bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp khác theo quy định.

Người lao động nước ngoài có được rút BHXH một lần khi hết hạn hợp đồng và về nước không?

Có. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động nước ngoài khi kết thúc hợp đồng lao động và không tiếp tục tham gia BHXH, có nhu cầu và đủ điều kiện thì được giải quyết hưởng BHXH một lần. Cụ thể, người lao động nước ngoài có thời gian đóng BHXH trước đó và sau khi chấm dứt hợp đồng lao động mà không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, không tiếp tục đóng BHXH tự nguyện và có yêu cầu thì được nhận BHXH một lần. Mức hưởng được tính theo số năm đã đóng và mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục báo tăng bhxh cho người nước ngoài là trách nhiệm pháp lý quan trọng của mọi doanh nghiệp. Nắm vững các quy định mới nhất từ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 134/2024/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tránh rủi ro. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về quy trình, hồ sơ hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, đừng ngần ngại liên hệ ACAA GLOBAL để được tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm. báo tăng bhxh cho người nước ngoài sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng khi bạn có một đối tác tin cậy đồng hành.