Chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công này sang hợp đồng gia công khác là thủ tục cần thiết giúp doanh nghiệp gia công xuất khẩu linh hoạt điều chỉnh nguồn lực sản xuất giữa các hợp đồng. Việc thực hiện đúng quy định hải quan không chỉ tối ưu chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước để tránh sai sót trong quá trình chuyển đổi. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của việc chuyển nguyên liệu giữa các hợp đồng gia công

Việc chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công này sang hợp đồng gia công khác giúp doanh nghiệp chủ động phân bổ nguyên vật liệu theo nhu cầu thực tế của từng đơn hàng. Trong bối cảnh thị trường biến động, thủ tục này hỗ trợ giảm thiểu tồn kho và tăng hiệu quả sử dụng vốn.

Doanh nghiệp gia công xuất khẩu thường xuyên phải đối mặt với sự thay đổi về đơn hàng, nên việc chuyển nguyên liệu kịp thời là yếu tố then chốt để duy trì tiến độ sản xuất. Ngoài ra, thực hiện đúng quy trình còn giúp tránh các vi phạm về quản lý nguyên liệu theo quy định hải quan.

2. Các yếu tố cần chuẩn bị trước khi thực hiện chuyển nguyên liệu

Trước khi tiến hành chuyển nguyên liệu, doanh nghiệp cần rà soát lại nội dung của hai hợp đồng gia công liên quan để xác định số lượng, chủng loại nguyên liệu được phép chuyển. Việc kiểm tra hợp đồng gốc và các phụ lục đi kèm là bước cơ bản nhằm đảm bảo tính hợp pháp của nguyên liệu.

Đồng thời, doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu nhập kho và báo cáo tồn kho hiện tại. Chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn này giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và giảm thiểu thời gian xử lý tại cơ quan hải quan.

Xem thêm: Bảng mã loại hình xuất nhập khẩu mới nhất

3. Cách chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công này sang hợp đồng gia công khác

Quy trình chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công này sang hợp đồng gia công khác được thực hiện theo các bước cụ thể sau đây.

• Bước 1: Lập văn bản đề nghị chuyển nguyên liệu, vật tư. Doanh nghiệp chuẩn bị công văn đề nghị (nêu rõ lý do, mã nguyên liệu, số lượng, trị giá) gửi Chi cục Hải quan quản lý. Nội dung tờ khai phải ghi rõ số lượng nguyên liệu chuyển, mã hợp đồng cũ và mã hợp đồng mới. Sau khi hoàn thiện, tờ khai được gửi qua hệ thống hải quan điện tử để cơ quan hải quan xem xét.
• Bước 2: Nộp hồ sơ kèm theo chứng từ chứng minh. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng gia công, biên bản kiểm tra nguyên liệu tồn kho và các chứng từ nhập khẩu ban đầu. Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử theo hướng dẫn của Thông tư 38/2015/TT-BTC. Việc nộp đầy đủ giúp cơ quan hải quan xác minh nguồn gốc nguyên liệu một cách chính xác.
• Bước 3: Tiếp nhận phản hồi và hoàn tất thủ tục. Sau khi hải quan kiểm tra, doanh nghiệp nhận thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung. Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp cập nhật sổ sách kế toán và báo cáo tồn kho theo Thông tư 39/2018/TT-BTC. Bước này đánh dấu việc hoàn tất chuyển nguyên liệu và nguyên liệu chính thức thuộc hợp đồng mới.

Xem thêm: Quyền xuất nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục chuyển nguyên liệu

Để quá trình chuyển đổi nguyên liệu diễn ra suôn sẻ và không vấp phải các chế tài xử phạt từ cơ quan chức năng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Định mức và hạn mức khai báo: Số lượng nguyên liệu chuyển không được vượt quá lượng nguyên liệu dư thừa thực tế sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ sản xuất của hợp đồng gốc, hoặc không vượt quá hạn mức cho phép của hợp đồng nhận.

• Đồng bộ hóa trên Báo cáo quyết toán (BCQT): Khi chuyển nguyên liệu sang hợp đồng mới, doanh nghiệp phải hạch toán chính xác mã nguyên liệu, lượng xuất/nhập trên sổ kế toán (tài khoản kho 152) và hệ thống quản lý sản xuất. Mọi chênh lệch giữa số liệu thực tế và dữ liệu hải quan sẽ dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt.

• Thời hạn thực hiện thủ tục: Thủ tục chuyển đổi phải được thực hiện trước hoặc tại thời điểm kết thúc/thanh lý hợp đồng gia công gốc. Tuyệt đối không tự ý điều chuyển nguyên liệu trước khi có sự chấp thuận của cơ quan Hải quan.

• Quản lý mã nguyên vật liệu: Đảm bảo mã nguyên liệu ở hợp đồng cũ và hợp đồng mới phải có tính tương đồng về tên gọi, đặc tính kỹ thuật và mã HS Code để tránh bị nghi ngờ vi phạm về loại hình xuất nhập khẩu.

• Lưu trữ hồ sơ thanh tra: Toàn bộ văn bản chấp thuận của đối tác, tờ khai chuyển đổi và chứng từ kho phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan (KTSTQ).

5. Câu hỏi thường gặp

Chuyển nguyên liệu có cần sự chấp thuận của cả hai bên hợp đồng không?

Trả lời: Bắt buộc phải có văn bản chấp thuận hoặc văn bản chỉ định bằng văn bản của thương nhân nước ngoài (Bên đặt gia công) cho phép dịch chuyển tài sản của họ giữa các hợp đồng.

Thời gian xử lý thủ tục chuyển nguyên liệu thường mất bao lâu?

Trả lời: Theo quy định hiện hành, cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra và phản hồi kết quả chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung trong vòng 08 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp.

Có thể chuyển một phần nguyên liệu hay phải chuyển toàn bộ không?

Trả lời: Doanh nghiệp được phép chuyển một phần nguyên liệu phù hợp với nhu cầu thực tế của hợp đồng mới. Số lượng chuyển phải được ghi rõ trong tờ khai và không vượt quá hạn mức đã khai báo ban đầu.

Chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công này sang hợp đồng gia công khác đòi hỏi sự chính xác trong từng bước thực hiện để đảm bảo tuân thủ pháp luật hải quan. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện đúng quy trình để đạt hiệu quả cao nhất. Liên hệ ACAA GLOBAL để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn chuyên sâu về thủ tục này.