Nhiều doanh nghiệp khi thuê người nước ngoài thường có thói quen giữ lại hộ chiếu hoặc giấy phép lao động (GPLĐ) bản gốc để "làm tin" hoặc quản lý. Tuy nhiên, hành động này không chỉ gây khó khăn cho người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với những án phạt hành chính rất nặng. Vậy pháp luật quy định có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài hay không? Đâu là cách quản lý hồ sơ nhân sự nước ngoài đúng luật? Hãy cùng chuyên gia tại ACAA Global tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

1. Doanh nghiệp có được giữ bản chính giấy tờ của lao động nước ngoài?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài hay không là vấn đề được làm rõ trong Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể, Điều 17 của Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động, bao gồm cả lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Giấy tờ như hộ chiếu, giấy phép lao động hay các tài liệu cá nhân khác là tài sản riêng của cá nhân, và người lao động có quyền tự quản lý chúng. Việc giữ bản chính có thể bị coi là hành vi xâm phạm quyền cá nhân, dẫn đến khiếu nại hoặc xử phạt từ cơ quan chức năng.

Thay vào đó, người sử dụng lao động chỉ có quyền yêu cầu lao động nước ngoài xuất trình giấy tờ khi cần thiết, chẳng hạn trong quá trình xác minh hợp đồng lao động hoặc kiểm tra định kỳ. Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Việc làm về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cũng nhấn mạnh rằng mọi thủ tục liên quan đến giấy tờ phải thực hiện qua các kênh chính thức, không cho phép doanh nghiệp tự ý giữ bản chính. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã gặp tình huống lao động nước ngoài khiếu nại vì bị giữ hộ chiếu, dẫn đến gián đoạn công việc và mất lòng tin.

Do đó, để đảm bảo tuân thủ, công ty nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, chỉ sao lưu thông tin cần thiết mà không giữ bản gốc. Việc hiểu rõ có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn thúc đẩy môi trường làm việc công bằng, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế.

1.1. Quy định tại Bộ luật Lao động về việc giữ giấy tờ tùy thân

Bộ luật Lao động 2019 tại Điều 17 quy định rõ ràng: Người sử dụng lao động bị nghiêm cấm giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động trong mọi giai đoạn của hợp đồng lao động. Quy định này áp dụng trực tiếp cho lao động nước ngoài, nhằm bảo vệ quyền tự do di chuyển và quyền cá nhân của họ. Doanh nghiệp chỉ được phép kiểm tra, đối chiếu và lưu bản sao có chứng thực để hoàn thiện hồ sơ cấp giấy phép lao động, nhưng phải trả lại bản chính ngay lập tức sau khi hoàn tất.

1.2. Hộ chiếu người nước ngoài – Ai có quyền tạm giữ?

Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 và các nguyên tắc áp dụng tương tự cho người nước ngoài qua các thỏa thuận quốc tế, chỉ các cơ quan chức năng có thẩm quyền như Công an, Tòa án mới được quyền tạm giữ hộ chiếu trong các trường hợp tố tụng hoặc vi phạm hành chính đặc thù. Doanh nghiệp không thuộc nhóm này và không được tự ý thu giữ hộ chiếu dưới bất kỳ hình thức nào, dù với mục đích "làm tin" hay ngăn chặn bỏ việc. Việc vi phạm có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cao, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

2. Mức xử phạt khi doanh nghiệp vi phạm quy định giữ giấy tờ

Căn cứ Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động nếu có các hành vi như giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động; buộc người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác để thực hiện hợp đồng lao động; hoặc giao kết hợp đồng lao động với người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.

Mức phạt tiền áp dụng cho hành vi giữ bản chính giấy tờ, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động là từ 20 triệu đến 25 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân.

Bên cạnh đó, người vi phạm còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm trả lại bản chính giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ đã giữ, và trong trường hợp giữ tiền hoặc tài sản của người lao động, phải trả lại cùng với tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt.

Đối với người sử dụng lao động là tổ chức theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt sẽ được áp dụng cao gấp hai lần so với cá nhân.

>> Đọc thêm: Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài chi tiết

3. Cách quản lý hồ sơ lao động nước ngoài đúng quy định (Cập nhật mới)

Thay vì giữ giấy tờ bản chính, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp thay thế an toàn và hợp pháp để quản lý thông tin của lao động nước ngoài. Một cách phổ biến là yêu cầu cung cấp bản sao công chứng của hộ chiếu và thị thực, sau đó lưu trữ trong hệ thống nội bộ bảo mật.

Bộ luật Lao động 2019 khuyến khích sử dụng công nghệ số hóa để giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc lạm dụng giấy tờ. Ví dụ, các phần mềm quản lý nhân sự cho phép quét và lưu trữ dữ liệu mà không cần giữ bản gốc, đồng thời dễ dàng truy xuất khi cần kiểm tra.

Ngoài ra, công ty có thể hợp tác với các dịch vụ bên thứ ba chuyên về visa và lao động nước ngoài để hỗ trợ xác minh giấy tờ định kỳ. Những biện pháp này không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, giúp lao động nước ngoài cảm thấy được tôn trọng.

Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, việc chuyển đổi sang quản lý điện tử là xu hướng tất yếu, giảm thiểu tranh chấp liên quan đến có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển kinh doanh mà không lo lắng về rủi ro pháp lý.

Dưới đây là bảng so sánh giữa hành vi hợp pháp và bất hợp pháp trong việc giữ giấy tờ của lao động nước ngoài, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt và áp dụng đúng quy định:

3.1. Các loại giấy tờ doanh nghiệp được phép lưu trữ

Theo tinh thần Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn mới nhất (như dự thảo thay thế Nghị định 219/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp chỉ được phép lưu trữ bản quét (scan) và bản sao công chứng của các giấy tờ như hộ chiếu, giấy phép lao động, văn bằng để phục vụ thanh tra. Không được giữ bản chính dưới bất kỳ hình thức nào.

3.2. Quy trình đối chiếu và trả lại bản chính

Bước 1: Yêu cầu lao động nước ngoài xuất trình bản chính giấy tờ khi cần thiết, chẳng hạn trong quá trình ký hợp đồng hoặc kiểm tra định kỳ.

Bước 2: Thực hiện đối chiếu thông tin, sao lưu bản sao có chứng thực hoặc quét điện tử, và ký biên bản xác nhận đã hoàn tất.

Bước 3: Trả lại bản chính ngay lập tức cho người lao động, đồng thời lưu trữ bản sao trong hệ thống bảo mật.

Bước 4: Định kỳ kiểm tra tính hợp lệ qua Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ hoặc liên hệ Sở Nội vụ địa phương.

>> Đọc thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động người nước ngoài uy tín

4. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp có được giữ Giấy phép lao động (GPLĐ) bản gốc không?

Không. Người lao động nước ngoài có trách nhiệm tự giữ GPLĐ khi đang làm việc tại Việt Nam để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Nếu người lao động tự nguyện đưa hộ chiếu nhờ công ty giữ hộ thì sao?

Dù có sự tự nguyện, doanh nghiệp vẫn gặp rủi ro pháp lý cao nếu không có văn bản xác nhận rõ ràng mục đích (ví dụ: để làm thủ tục gia hạn Visa/GPLĐ trong thời gian ngắn). Tốt nhất doanh nghiệp nên trả lại ngay sau khi hoàn tất thủ tục.

Công ty nên làm gì để quản lý nhân sự mà không cần giữ giấy tờ gốc?

Doanh nghiệp nên yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc thực hiện đối chiếu bản gốc rồi trả lại ngay, kèm theo việc ký kết hợp đồng lao động với các điều khoản trách nhiệm chặt chẽ.

Công ty có thể yêu cầu lao động nước ngoài xuất trình giấy tờ bao nhiêu lần?

Theo quy định của pháp luật, công ty có quyền yêu cầu xuất trình giấy tờ của lao động nước ngoài một cách hợp lý, chẳng hạn như khi ký hợp đồng, gia hạn visa hoặc kiểm tra định kỳ hàng năm. Tuy nhiên, việc yêu cầu lặp lại không cần thiết có thể bị coi là quấy rối, vi phạm Bộ luật Lao động 2019.

Nếu lao động nước ngoài mất giấy tờ, công ty có trách nhiệm gì?

Công ty không chịu trách nhiệm trực tiếp nếu lao động nước ngoài mất giấy tờ cá nhân, vì đó là tài sản riêng theo Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, nếu công ty đã sao lưu thông tin, họ có thể hỗ trợ cung cấp bản sao để làm thủ tục cấp lại.

Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là vấn đề mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vi phạm pháp luật và duy trì môi trường làm việc lành mạnh. Việc tuân thủ các quy định từ Bộ luật Lao động và các nghị định liên quan không chỉ bảo vệ quyền lợi của lao động mà còn giúp công ty phát triển bền vững. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quản lý lao động quốc tế, hãy liên hệ ACAA GLOBAL để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thủ tục pháp lý kịp thời.