Công văn nhập cảnh tiếng anh là gì là câu hỏi phổ biến của nhiều doanh nhân, công ty mời chuyên gia nước ngoài hoặc người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết và cập nhật nhất nhé!

1. Công văn nhập cảnh tiếng Anh là gì?

Tên gọi chuẩn và được sử dụng phổ biến nhất là Vietnam Entry Approval Letter hoặc Visa Approval Letter. Đây là văn bản chính thức do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Vietnam Immigration Department) cấp, cho phép người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam, thường dùng để xin visa tại cửa khẩu (visa on arrival) hoặc hỗ trợ thủ tục visa thương mại, lao động.

Cụm từ Entry Approval Letter nhấn mạnh tính chất “chấp thuận nhập cảnh”, trong khi Visa Approval Letter hay Immigration Approval Letter thường được dùng trong các tài liệu song ngữ và giao dịch quốc tế.

Theo quy định hiện hành đến năm 2026 (dựa trên Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và người nước ngoài, cùng các thông tư hướng dẫn của Bộ Công an), công văn này là bước quan trọng để người nước ngoài có tên trong danh sách được phê duyệt có thể lên máy bay và hoàn tất thủ tục dán tem visa tại sân bay Việt Nam.

Doanh nhân mới thường nhầm lẫn công văn này với thư mời (Invitation Letter), nhưng thực chất Entry Approval Letter mang tính pháp lý cao hơn, được cấp bởi cơ quan nhà nước sau khi xét duyệt hồ sơ từ phía doanh nghiệp bảo lãnh.

2. Từ vựng chuyên ngành về công văn nhập cảnh và thủ tục xuất nhập cảnh

Để giao tiếp hiệu quả với đối tác nước ngoài, luật sư di trú hoặc nhân viên sân bay, bạn cần nắm vững bộ từ vựng chuyên ngành liên quan đến công văn nhập cảnh. Những thuật ngữ này thường xuất hiện trong email, hợp đồng lao động và tài liệu visa.

• Vietnam Entry Approval Letter – Công văn nhập cảnh / Thư chấp thuận nhập cảnh Việt Nam: Văn bản chính thức phê duyệt cho phép nhập cảnh.
• Visa Approval Letter – Thư phê duyệt visa: Tên gọi phổ biến trong giao dịch quốc tế.
• Immigration Approval Document – Văn bản chấp thuận xuất nhập cảnh: Thuật ngữ trang trọng trong hồ sơ pháp lý.
• Entry Permit – Giấy phép nhập cảnh: Dùng cho một số trường hợp đặc biệt.
• Invitation Letter – Thư mời: Văn bản từ doanh nghiệp bảo lãnh (không thay thế công văn).
• Visa on Arrival (VOA) – Visa cấp tại cửa khẩu: Thủ tục thường kết hợp với công văn nhập cảnh.
• Immigration Department – Cục Quản lý Xuất nhập cảnh: Cơ quan cấp công văn.
• Sponsor Company – Công ty bảo lãnh: Doanh nghiệp Việt Nam nộp hồ sơ xin công văn.

Những từ vựng này giúp bạn đọc hiểu và soạn thảo tài liệu chính xác. Ví dụ: “We have obtained the Vietnam Entry Approval Letter for your business trip next month” (Chúng tôi đã xin được Công văn nhập cảnh cho chuyến công tác của quý vị vào tháng tới).

Xem thêm: Hướng dẫn khai báo nhập cảnh điện tử Hàn Quốc (e-Arrival Card )

3. Mẫu câu tiếng Anh thông dụng khi xử lý công văn nhập cảnh

Khi liên hệ đối tác, luật sư hoặc nhân viên xuất nhập cảnh, các mẫu câu dưới đây sẽ giúp bạn giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp.

• Chào hỏi và giới thiệu yêu cầu: Dear Sir/Madam, We are writing to request your assistance in obtaining the Vietnam Entry Approval Letter for our foreign expert who will join our project next month. (Kính gửi Quý vị, chúng tôi viết thư này để đề nghị hỗ trợ xin Công văn nhập cảnh cho chuyên gia nước ngoài sẽ tham gia dự án của chúng tôi vào tháng tới.)
• Thảo luận khi thăm công ty hoặc phối hợp: Thank you for your support. Could you please confirm the status of our application for the Entry Approval Letter? We need it urgently for the team’s arrival schedule. (Cảm ơn sự hỗ trợ của quý vị. Quý vị có thể xác nhận tình trạng hồ sơ xin Công văn nhập cảnh của chúng tôi không ạ? Chúng tôi cần gấp để sắp xếp lịch trình đến của đội ngũ.)
• Đặt hẹn tư vấn thủ tục: We would like to schedule a consultation to discuss the procedures for applying for the Vietnam Entry Approval Letter for multiple foreign employees. Please let us know your availability next week. (Chúng tôi muốn đặt lịch tư vấn để thảo luận quy trình xin Công văn nhập cảnh cho nhiều nhân viên nước ngoài. Vui lòng cho biết thời gian phù hợp của quý vị trong tuần tới.)
• Thảo luận thành lập công ty và mời nhân sự nước ngoài: As we are establishing our new company in Vietnam, we plan to invite foreign specialists. Could you advise on the best way to apply for the Entry Approval Letter and related visa requirements? (Khi thành lập công ty mới tại Việt Nam, chúng tôi dự định mời chuyên gia nước ngoài. Quý vị có thể tư vấn cách tốt nhất để xin Công văn nhập cảnh và các yêu cầu visa liên quan không ạ?)

Công văn nhập cảnh tiếng anh là gì – với tên gọi chuẩn là Vietnam Entry Approval Letter hoặc Visa Approval Letter – là kiến thức thiết yếu giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục xuất nhập cảnh suôn sẻ và chuyên nghiệp. Để được tư vấn chi tiết và thực hiện thủ tục hiệu quả, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục nhập cảnh Anh Quốc