Việc sử dụng lao động nước ngoài mang lại lợi thế cạnh tranh lớn nhưng cũng đi kèm với các nghĩa vụ pháp lý phức tạp, đặc biệt là quy định về bảo hiểm xã hội. Theo Luật Bảo hiểm xã hội mới nhất, các quy tắc về đối tượng và tỷ lệ đóng đã có những thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp FDI không thể lơ là. Bài viết dưới đây của ACAA GLOBAL sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác nhất để quý doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp lý tuyệt đối.

1. Đối tượng người nước ngoài bắt buộc tham gia BHXH bắt buộc

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025) và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp nước ngoài đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhằm bảo vệ quyền lợi lao động và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đối tượng áp dụng là công dân nước ngoài có giấy phép lao động hợp pháp, làm việc theo hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên tại các doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI). Quy định này không phân biệt quốc tịch, miễn là người lao động làm việc thực tế tại Việt Nam.

1.1. Điều kiện tham gia (Giấy phép lao động, Hợp đồng lao động trên 12 tháng)

Để tham gia BHXH bắt buộc, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện chính sau: có giấy phép lao động (Work Permit) do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp; ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 tháng trở lên; và làm việc tại Việt Nam ít nhất 1 tháng. Doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng hoặc cấp giấy phép lao động. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến phạt hành chính theo quy định pháp luật hiện hành.

1.2. Các trường hợp ngoại lệ không phải đóng BHXH (Di chuyển nội bộ, đủ tuổi nghỉ hưu)

Một số trường hợp ngoại lệ không thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc bao gồm: người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp đa quốc gia (intra-corporate transferees) theo Luật Việc làm 2013; người đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định của pháp luật Việt Nam; hoặc người lao động chỉ làm việc dưới 12 tháng. Ngoài ra, người nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), đây là điểm lưu ý quan trọng để tránh sai sót phổ biến trong kế toán doanh nghiệp.

2. Mức đóng và Tỷ lệ đóng BHXH cho người nước ngoài mới nhất

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Luật Bảo hiểm y tế 2008 (sửa đổi, bổ sung 2014, 2023), tỷ lệ đóng BHXH cho người nước ngoài được duy trì ổn định từ năm 2026, nhưng căn cứ tính đóng thay đổi theo mức lương tham chiếu mới (thay thế mức lương cơ sở cũ). Mức lương đóng BHXH tối đa là 20 lần mức lương tham chiếu, giúp doanh nghiệp tính toán chính xác hơn. Dưới đây là bảng so sánh tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm áp dụng cho năm 2026:

2.1. Trách nhiệm của Người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) chịu trách nhiệm chính trong doanh nghiệp nước ngoài đóng bảo hiểm, đóng 20.5% trên mức lương đóng BHXH của người lao động, bao gồm các khoản cho hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và bảo hiểm y tế. Doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp đầy đủ hàng tháng cho cơ quan BHXH, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý nếu chậm trễ hoặc trốn đóng.

2.2. Trách nhiệm của Người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài đóng 9.5% trên mức lương của mình, chủ yếu cho hưu trí, tử tuất và bảo hiểm y tế. Phần này được doanh nghiệp khấu trừ trực tiếp từ lương và nộp thay. Lưu ý, người lao động không đóng cho bảo hiểm thất nghiệp, phù hợp với quy định dành riêng cho lao động nước ngoài.

3. Quy trình và Thủ tục báo tăng BHXH cho lao động nước ngoài

Quy trình báo tăng BHXH cho lao động nước ngoài được thực hiện trực tuyến qua phần mềm BHXH điện tử, theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP và Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Doanh nghiệp phải hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc để tránh phạt.

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị (Mẫu TK1-TS, TK3-TS, dịch thuật hộ chiếu)

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Bản dịch thuật công chứng Hộ chiếu của người lao động.
• Giấy phép lao động (Work Permit) hoặc Chứng chỉ hành nghề được cấp bởi cơ quan Việt Nam.
• Hợp đồng lao động bản gốc hoặc bản sao y.

3.2. Các bước thực hiện kê khai trực tuyến

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống BHXH điện tử tại cổng thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (bhxh.gov.vn) bằng tài khoản doanh nghiệp.
• Bước 2: Chọn chức năng "Báo tăng lao động" và điền thông tin người lao động nước ngoài, bao gồm mã số BHXH (nếu có) và mức lương đóng.
• Bước 3: Upload hồ sơ scan (hộ chiếu, giấy phép lao động, hợp đồng) và xác nhận kê khai.
• Bước 4: Nộp và nhận mã xác nhận từ hệ thống; cơ quan BHXH sẽ xử lý trong 3-5 ngày làm việc.
• Bước 5: Nộp đóng BHXH hàng tháng qua tài khoản ngân hàng liên kết.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nhận thẻ BHXH cho người lao động để sử dụng các chế độ hưởng lợi.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty ở nước ngoài

4. Các chế độ bảo hiểm người nước ngoài được hưởng tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài tham gia BHXH bắt buộc được hưởng đầy đủ các chế độ tương tự lao động Việt Nam, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bao gồm: chế độ hưu trí (lương hưu khi đủ tuổi và năm đóng); tử tuất (trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất); ốm đau (nghỉ hưởng trợ cấp 75% lương); thai sản (trợ cấp sinh con, nuôi con); và tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (trợ cấp điều trị, phục hồi).

Đối với bảo hiểm y tế, họ được khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế Việt Nam với chi phí được quỹ BHYT chi trả lên đến 80-100% tùy mức độ. Khi chấm dứt hợp đồng, người lao động có quyền nhận BHXH một lần nếu không tiếp tục làm việc tại Việt Nam, giúp bảo vệ quyền lợi di động quốc tế.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty cho người nước ngoài

Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài làm việc theo hình thức di chuyển nội bộ có phải đóng BHXH không?

Không. Theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP và Luật BHXH 2024, người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp không thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc.

Mức lương tối đa để tính đóng BHXH cho người nước ngoài là bao nhiêu?

Mức lương đóng BHXH tối đa bằng 20 lần mức lương tham chiếu (thay thế cho mức lương cơ sở trước đây).

Người nước ngoài có được lấy BHXH một lần không?

Có. Khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc giấy phép lao động hết hạn mà không tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài có quyền yêu cầu nhận BHXH một lần.

Doanh nghiệp nước ngoài đóng bảo hiểm đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật Việt Nam để tránh các rủi ro không đáng có, đồng thời tận dụng cơ hội phát triển bền vững trên thị trường đầy tiềm năng này. Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt mà còn nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động. Để nhận hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục và tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn.