Bạn đang gặp khó khăn trong việc đưa chuyên gia hoặc đối tác nước ngoài vào Việt Nam làm việc? Các quy định về visa doanh nghiệp thường xuyên thay đổi khiến doanh nghiệp lúng túng trong khâu chuẩn bị hồ sơ. Bài viết này, các chuyên gia pháp lý của ACAA Global sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa doanh nghiệp cho người nước ngoài chuẩn xác nhất theo quy định hiện hành năm 2026, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu tỷ lệ thành công.

1. Visa doanh nghiệp là gì? Phân biệt Visa DN1 và DN2

Thủ tục xin visa doanh nghiệp cho người nước ngoài là quy trình cấp thị thực cho người nước ngoài nhằm mục đích công tác, hợp tác kinh doanh hoặc thiết lập quan hệ thương mại tại Việt Nam.

Visa doanh nghiệp (ký hiệu DN) được quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2019 và 2023), cùng Thông tư 04/2015/TT-BCA về mẫu giấy tờ liên quan đến nhập cảnh. Loại visa này giúp doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận nhân lực quốc tế, thúc đẩy hợp tác kinh doanh bền vững mà không cần giấy phép lao động trong một số trường hợp ngắn hạn.

Visa doanh nghiệp được chia thành hai loại chính: DN1 và DN2, dựa trên mục đích cụ thể của người nước ngoài.

1.1. Visa DN1 là gì?

Visa DN1 dành cho người nước ngoài làm việc với các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân tại Việt Nam, chẳng hạn như tham gia họp hành, đàm phán hợp đồng, khảo sát thị trường hoặc đào tạo ngắn hạn.

Thời hạn tối đa là 12 tháng, và không yêu cầu giấy phép lao động nếu thời gian lưu trú dưới 3 tháng. Theo quy định mới nhất năm 2023, visa DN1 hỗ trợ linh hoạt cho các hoạt động kinh doanh không mang tính chất lao động dài hạn, giúp doanh nghiệp dễ dàng mời đối tác quốc tế.

1.2. Visa DN2 là gì?

Visa DN2 áp dụng cho người nước ngoài chào bán dịch vụ, sản phẩm hoặc lập hiện diện thương mại tại Việt Nam, như tham gia hội chợ, triển lãm hoặc khảo sát đầu tư. Tương tự DN1, thời hạn tối đa 12 tháng và không bắt buộc giấy phép lao động cho lưu trú dưới 3 tháng. Cập nhật theo Luật 2014 (sửa đổi 2023), visa DN2 nhấn mạnh vào các hoạt động thương mại tạm thời, yêu cầu doanh nghiệp bảo lãnh chứng minh mục đích rõ ràng để tránh nhầm lẫn với visa lao động.

1.3. Phân biệt visa DN1 và DN2 (Chèn bảng so sánh)

Bảng so sánh này được cập nhật theo Luật Nhập cảnh… 2014 (sửa đổi 2023), thay thế các quy định cũ về phân loại visa để phù hợp với chuyển đổi số và hội nhập kinh tế.

2. Điều kiện để doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh

Để bảo lãnh thủ tục xin visa doanh nghiệp cho người nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam phải là pháp nhân hợp pháp, có giấy phép kinh doanh đầy đủ và chứng minh năng lực tài chính ổn định.

Người nước ngoài cần hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng (dài hơn thời hạn visa dự kiến ít nhất 30 ngày), không có tiền án tiền sự và cam kết tuân thủ pháp luật Việt Nam. Theo Luật 2014 (sửa đổi 2023), doanh nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của người được bảo lãnh trong thời gian lưu trú, bao gồm đăng ký tạm trú và hỗ trợ y tế nếu cần. Ngoài ra, mục đích công tác phải rõ ràng, không vi phạm an ninh quốc gia hoặc y tế công cộng.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty cho người nước ngoài

3. Hồ sơ xin visa doanh nghiệp cần những giấy tờ gì?

Hồ sơ xin visa doanh nghiệp phải đầy đủ, chính xác để tránh từ chối. Tất cả tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần dịch công chứng sang tiếng Việt.

3.1. Hồ sơ phía pháp nhân (Doanh nghiệp bảo lãnh)

• Giấy phép kinh doanh (bản sao công chứng).
• Giấy mời công tác (mẫu NA2), nêu rõ mục đích, thời gian lưu trú và trách nhiệm bảo lãnh.
• Báo cáo tài chính gần nhất chứng minh năng lực.
• Chữ ký số của doanh nghiệp để nộp online qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, theo quy định chuyển đổi số 100% năm 2023.

3.2. Hồ sơ phía người nước ngoài

• Hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 6 tháng, kèm bản sao các trang thông tin cá nhân.
• Đơn xin cấp visa (mẫu quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh), điền đầy đủ và ký tên.
• 2 ảnh chân dung 4×6 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất.
• Giấy xác nhận sức khỏe từ cơ sở y tế có thẩm quyền, chứng minh không mắc bệnh truyền nhiễm.
• Bản sao giấy tờ chứng minh vị trí công việc (hợp đồng hoặc thư bổ nhiệm từ doanh nghiệp gốc).
• Không bắt buộc giấy phép lao động cho lưu trú dưới 3 tháng, theo Luật 2014 (sửa đổi 2023), thay thế quy định cũ yêu cầu GP lao động cho mọi trường hợp.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty ở nước ngoài

4. Quy trình 3 bước xin visa doanh nghiệp (viết chi tiết, rõ ràng, không lan man)

Thủ tục xin visa doanh nghiệp cho người nước ngoài được thực hiện qua 3 bước chính, dựa trên nền tảng số hóa theo Luật 2014 (sửa đổi 2023) và Thông tư 04/2015/TT-BCA.

Bước 1: Đăng ký tài khoản và nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản tại Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia. Chuẩn bị hồ sơ điện tử (scan đầy đủ giấy tờ), điền mẫu NA2 online và ký số. Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh qua hệ thống. Thời gian chuẩn bị: 3-5 ngày.

Bước 2: Theo dõi và nhận kết quả công văn nhập cảnh

Theo dõi tiến độ qua mã hồ sơ trên cổng. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xử lý trong 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Kết quả là công văn nhập cảnh (mẫu NA2 phê duyệt) gửi qua email hoặc tải về. Nếu cần bổ sung, phản hồi trong 2 ngày.

Bước 3: Dán tem visa tại cửa khẩu hoặc Đại sứ quán

Người nước ngoài nhận công văn nhập cảnh, trình tại cửa khẩu quốc tế hoặc Đại sứ quán Việt Nam nước ngoài để dán tem visa vào hộ chiếu. Sau nhập cảnh, đăng ký tạm trú tại Công an địa phương trong 24 giờ.

5. Bảng so sánh Visa doanh nghiệp và Visa lao động (LĐ1, LĐ2)

Bảng so sánh cập nhật theo Luật 2023, giúp doanh nghiệp phân biệt rõ để tránh nhầm lẫn với visa lao động, đặc biệt khi không cần GP lao động cho hoạt động tạm thời.

>>> Tìm hiểu thêm về Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú.

6. Các lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối hồ sơ

Để hạn chế tối đa nguy cơ hồ sơ bị từ chối và đảm bảo quá trình xử lý diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ, chính xác và đúng quy định ngay từ đầu. Dưới đây là những điểm quan trọng không nên bỏ qua trong quá trình hoàn thiện hồ sơ:

• Nộp hồ sơ trước ít nhất 1 tháng để tránh phát sinh.
• Đảm bảo tất cả tài liệu dịch công chứng và ký số đúng quy định.
• Kiểm tra hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng + 30 ngày so với visa.
• Theo Luật 2014 (sửa đổi 2023), doanh nghiệp chịu trách nhiệm pháp lý toàn diện về người được bảo lãnh, tránh từ chối do thiếu minh bạch mục đích.
• Sử dụng dịch vụ uy tín để kiểm tra hồ sơ trước nộp.

7. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài dùng Visa du lịch có chuyển sang Visa doanh nghiệp được không?

Theo quy định năm 2026, một số trường hợp có giấy tờ chứng minh quan hệ làm việc hoặc đầu tư có thể chuyển đổi mục đích thị thực trực tiếp tại Việt Nam mà không cần xuất cảnh.

Thời gian xử lý hồ sơ xin visa doanh nghiệp mất bao lâu?

Thông thường là từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ qua cổng trực tuyến.

Visa DN1 có được gia hạn không?

Có. Khi gần hết hạn, doanh nghiệp bảo lãnh có thể làm thủ tục gia hạn tạm trú (Mẫu NA5) tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương.

Visa doanh nghiệp có thể gia hạn bao lâu một lần?

Visa doanh nghiệp có thể được gia hạn tối đa 12 tháng mỗi lần, tùy theo nhu cầu công tác và sự chấp thuận của cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh. Theo quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 (sửa đổi, bổ sung 2019 và 2023), hồ sơ gia hạn cần nộp trước 7 ngày hết hạn, bao gồm giấy tờ chứng minh tiếp tục hoạt động kinh doanh. Cập nhật sửa đổi 2023, thay thế quy định cũ về thời hạn gia hạn.

Người nước ngoài có cần giấy phép lao động để xin visa doanh nghiệp không?

Có, nếu lưu trú và làm việc trên 3 tháng, giấy phép lao động là bắt buộc. Thủ tục xin giấy phép được thực hiện trước khi nộp visa, với hồ sơ bao gồm hợp đồng lao động và giấy mời từ doanh nghiệp Việt Nam. Trường hợp miễn trừ áp dụng cho chuyên gia cấp cao hoặc đại diện thương mại, nhưng vẫn cần chứng minh vị trí công việc. Theo Luật 2014 (sửa đổi 2023), không yêu cầu GP lao động cho dưới 3 tháng, sửa lại quy định cũ bắt buộc cho mọi trường hợp.

Thủ tục xin visa doanh nghiệp cho người nước ngoài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo thành công và tuân thủ pháp luật. Với sự hỗ trợ từ chuyên gia, doanh nghiệp có thể vượt qua mọi thách thức một cách dễ dàng. Đừng để quy trình phức tạp cản trở kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và hỗ trợ toàn diện!