Ký hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam hợp tác hiệu quả với đối tác quốc tế. Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, hiểu rõ các quy định này giúp tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Cùng ACAA GLOBAL tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này.

1. Quy định về ký hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài

Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên thuê dịch vụ và bên thuê dịch vụ phải trả tiền dịch vụ. Khi một bên là người nước ngoài, hợp đồng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc tự do thỏa thuận, bình đẳng và thiện chí.

Người nước ngoài được ký kết hợp đồng dịch vụ với cá nhân, tổ chức Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi dân sự theo pháp luật Việt Nam. Hợp đồng phải được lập thành văn bản để làm căn cứ giải quyết tranh chấp sau này. Việc ký kết cần đảm bảo nội dung không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội.

2. Điều kiện ký kết hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài

Người nước ngoài muốn ký hợp đồng dịch vụ phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo Bộ luật Dân sự 2015. Nếu người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, việc ký kết còn phải tuân thủ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 về mục đích nhập cảnh và thời hạn cư trú hợp pháp. Bên Việt Nam cần kiểm tra giấy tờ tùy thân, visa hoặc thẻ tạm trú của đối tác để đảm bảo tính hợp lệ.

Hợp đồng dịch vụ không được che giấu quan hệ lao động nếu nội dung thực tế mang tính chất công việc thường xuyên. Bộ luật Lao động 2019 áp dụng khi dịch vụ liên quan đến lao động chuyên môn, yêu cầu bên nước ngoài phải có giấy phép lao động nếu làm việc tại Việt Nam trên 03 tháng.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng liên doanh với nước ngoài

3. Quyền và nghĩa vụ của các bên khi ký hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài

Bộ luật Dân sự 2015 quy định rõ bên cung ứng dịch vụ có quyền yêu cầu thanh toán đúng hạn và nghĩa vụ thực hiện dịch vụ theo đúng thỏa thuận. Bên thuê dịch vụ có quyền yêu cầu chất lượng dịch vụ và nghĩa vụ thanh toán tiền dịch vụ. Khi một bên là người nước ngoài, các quyền này vẫn được bảo vệ bình đẳng.

Nếu người nước ngoài cư trú tại Việt Nam theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, hợp đồng cần ghi rõ địa chỉ liên hệ tại Việt Nam để thuận tiện thông báo và giải quyết tranh chấp. Bộ luật Lao động 2019 bổ sung nghĩa vụ tuân thủ quy định về an toàn lao động nếu dịch vụ có yếu tố lao động.

Xem thêm: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng có yếu tố nước ngoài

4. Quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Bên thuê dịch vụ (Việt Nam): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

• Bên cung ứng dịch vụ (Nước ngoài):

  • Cá nhân: Hộ chiếu còn hạn; visa/thẻ tạm trú hoặc giấy phép lao động (nếu thuộc diện yêu cầu); chứng chỉ chuyên môn liên quan.

  • Tổ chức/Doanh nghiệp: Giấy chứng nhận thành lập/đăng ký kinh doanh (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng); hồ sơ năng lực.

• Dự thảo Hợp đồng dịch vụ: Bản song ngữ (thường là Tiếng Việt – Tiếng Anh), bao gồm đầy đủ các điều khoản về phạm vi công việc, tiêu chuẩn nghiệm thu, chi phí, thuế, bảo mật thông tin (NDA), quyền sở hữu trí tuệ và cơ chế giải quyết tranh chấp.

Quy trình thực hiện:

1. Thẩm định tư cách pháp lý: Kiểm tra hộ chiếu, tư cách pháp nhân và quyền đại diện ký kết của đối tác.

2. Soạn thảo và đàm phán: Thống nhất các điều khoản then chốt (phạm vi công việc, đồng tiền thanh toán, nghĩa vụ kê khai nộp thuế, luật áp dụng).

3. Ký kết hợp đồng: Ký kết bằng văn bản hoặc thông qua hợp đồng điện tử có chữ ký số hợp lệ.

4. Thực hiện và nghiệm thu: Bàn giao kết quả công việc, lập biên bản nghiệm thu (Acceptance Minutes) làm căn cứ thanh toán.

5. Thanh toán và hoàn tất thủ tục thuế: Chuyển tiền qua hệ thống ngân hàng thương mại và thực hiện khấu trừ, kê khai nộp thuế nhà thầu/thuế TNCN theo quy định.

5. Lưu ý khi thực hiện hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài

Hợp đồng nên quy định rõ ngôn ngữ sử dụng, luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp để tránh mâu thuẫn sau này. Các bên cần thỏa thuận điều khoản về thanh toán bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam phù hợp với quy định quản lý ngoại hối. Nếu người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam, hợp đồng nên ghi rõ thời hạn cư trú để đảm bảo việc thực hiện dịch vụ không bị gián đoạn.

Khi phát sinh tranh chấp, các bên có thể thỏa thuận hòa giải trước khi đưa ra tòa án có thẩm quyền theo Bộ luật Dân sự 2015. Việc cập nhật thông tin về thay đổi visa hoặc thẻ tạm trú của đối tác nước ngoài cũng cần được thực hiện thường xuyên.

6. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài có được ký hợp đồng dịch vụ tại Việt Nam không?

Theo Bộ luật Dân sự 2015, người nước ngoài có năng lực hành vi dân sự đầy đủ được quyền ký kết hợp đồng dịch vụ với tổ chức, cá nhân Việt Nam. Việc ký kết phải tuân thủ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 về điều kiện cư trú hợp pháp.

Hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài có cần công chứng không?

Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc công chứng hợp đồng dịch vụ trừ khi pháp luật chuyên ngành quy định khác. Tuy nhiên, các bên có thể tự nguyện công chứng để tăng tính pháp lý và dễ dàng chứng minh khi có tranh chấp.

Có thể áp dụng Bộ luật Lao động 2019 cho hợp đồng dịch vụ không?

Bộ luật Lao động 2019 chỉ áp dụng khi nội dung hợp đồng thực chất là quan hệ lao động. Nếu hợp đồng dịch vụ mang tính chất cung ứng công việc độc lập, không có quan hệ phụ thuộc thì vẫn áp dụng Bộ luật Dân sự 2015.

Người nước ngoài ký hợp đồng dịch vụ tại Việt Nam có bắt buộc phải có Giấy phép lao động (Work Permit) không?

Nếu người nước ngoài chỉ cung ứng dịch vụ với tư cách chuyên gia độc lập hoặc đại diện nhà thầu nước ngoài thực hiện hợp đồng ngắn hạn không xác lập quan hệ lao động, họ không thuộc diện ký hợp đồng lao động nên không bắt buộc phải có giấy phép lao động theo cách thông thường, trừ khi pháp luật chuyên ngành (như xây dựng, y tế, giáo dục) yêu cầu giấy phép hành nghề.

Doanh nghiệp Việt Nam có phải nộp thuế thay cho người nước ngoài không?

Có. Doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế nhà thầu (đối với tổ chức nước ngoài) hoặc thuế TNCN (đối với cá nhân không cư trú/cư trú) tại nguồn trước khi thực hiện chuyển tiền thanh toán cho đối tác.

Hợp đồng dịch vụ ký bằng tiếng Anh hoàn toàn có giá trị pháp lý tại Việt Nam không?

Pháp luật dân sự Việt Nam tôn trọng thỏa thuận của các bên về ngôn ngữ. Tuy nhiên, để sử dụng làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc tòa án tại Việt Nam, hợp đồng bắt buộc phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo quy định.

Ký hợp đồng dịch vụ với người nước ngoài đòi hỏi sự hiểu biết sâu về pháp luật để đảm bảo giao dịch an toàn và hiệu quả. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi ký kết để hạn chế rủi ro. Hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay để được hỗ trợ tư vấn chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng.