Việc tuyển dụng nhân sự quốc tế mang lại lợi thế cạnh tranh lớn nhưng cũng đi kèm với quy định pháp lý phức tạp. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc ký kết HĐLĐ hoặc chậm trễ xin Giấy phép lao động có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt hành chính cực cao. Bài viết này, ACAA GLOBAL sẽ cung cấp lộ trình chuẩn xác giúp doanh nghiệp thực hiện ký hợp đồng lao động với người nước ngoài.

1. Điều kiện bắt buộc để ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

Để ký hợp đồng lao động với người nước ngoài, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

Người lao động nước ngoài chỉ được phép làm việc tại Việt Nam nếu thuộc một trong các vị trí phù hợp như chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật cao hoặc các ngành nghề có tiềm năng phát triển kinh tế – xã hội. Doanh nghiệp cần chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thông qua báo cáo giải trình, đặc biệt khi số lượng vượt tỷ lệ quy định (thường không quá 3-5% tổng số lao động tùy ngành nghề).

1.1. Đối với người lao động nước ngoài (Độ tuổi, sức khỏe, lý lịch tư pháp)

Người lao động nước ngoài phải từ 18 tuổi trở lên, có sức khỏe phù hợp để làm việc theo quy định của Bộ Y tế, và không thuộc diện cấm nhập cảnh hoặc làm việc theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi 2019, 2023). Họ cần có trình độ chuyên môn phù hợp, chứng minh bằng bằng cấp đại học hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm cho vị trí chuyên gia. Lý lịch tư pháp phải sạch, không có tiền án tiền sự liên quan đến lao động hoặc an ninh quốc gia. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các giấy tờ này để tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo tính hợp pháp trước khi tiến hành ký kết.

1.2. Đối với doanh nghiệp bảo lãnh (Nhu cầu sử dụng lao động)

Doanh nghiệp phải là pháp nhân hợp pháp tại Việt Nam, chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài qua báo cáo giải trình vị trí công việc và lý do không tuyển dụng được lao động trong nước. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi 70/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo lãnh toàn bộ quá trình, bao gồm hỗ trợ visa và cư trú. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quy trình diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu thời gian chờ đợi và chi phí phát sinh.

2. Quy trình thủ tục ký kết hợp đồng đúng pháp luật

Quy trình ký hợp đồng lao động với người nước ngoài đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp theo Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định liên quan. Toàn bộ thủ tục hiện nay được số hóa 100% qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Bộ Nội vụ, giúp rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 1: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp thu thập thông tin về vị trí công việc và nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trực tuyến tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi dự kiến làm việc, ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến.

Hồ sơ bao gồm lý do tuyển dụng, vị trí cụ thể và cam kết đào tạo lao động Việt Nam thay thế.

Thời gian xử lý thường từ 5-10 ngày làm việc.

Bước 2: Thủ tục cấp Giấy phép lao động (Work Permit) hoặc xác nhận miễn

Sau khi có báo cáo chấp thuận, nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động tại Sở Nội vụ, bao gồm giấy tờ cá nhân của người lao động và chứng minh nhu cầu.

Thời hạn Giấy phép lao động tối đa 2 năm, có thể gia hạn một lần không quá 2 năm. Một số trường hợp như chuyên gia ngắn hạn dưới 3 tháng hoặc xử lý sự cố khẩn cấp có thể được miễn, nhưng phải thông báo với cơ quan quản lý lao động trong vòng 3 ngày.

Bước 3: Giao kết hợp đồng lao động song ngữ

Sau khi có Giấy phép lao động hợp lệ, hai bên soạn thảo và ký hợp đồng bằng văn bản, ưu tiên mẫu hợp đồng lao động với người nước ngoài song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của người lao động) để tránh tranh chấp.

Hợp đồng phải đăng ký với cơ quan lao động địa phương trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày ký. Thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn Giấy phép lao động; khi gia hạn Giấy phép, phải ký hợp đồng mới.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

Để quá trình xin Giấy phép lao động (Work Permit) và ký kết Hợp đồng lao động diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần phối hợp chuẩn bị đầy đủ các đầu mục giấy tờ sau:

3.1 Về phía Người lao động nước ngoài

• Hộ chiếu gốc: Còn thời hạn sử dụng tối thiểu 1 năm theo quy định.

• Giấy khám sức khỏe: Đạt tiêu chuẩn do bệnh viện/cơ sở y tế có thẩm quyền (trong nước hoặc nước ngoài) cấp trong vòng 12 tháng.

• Phiếu Lý lịch tư pháp: Do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc do Việt Nam cấp (cấp trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp).

• Văn bản chứng minh trình độ chuyên môn: Bằng đại học trở lên kèm văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp (tối thiểu 3 năm ở vị trí tương đương cho diện Chuyên gia/Lao động kỹ thuật).

• Ảnh chân dung: 02 ảnh kích thước 4×6 cm (nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 6 tháng).

3.2 Về phía Doanh nghiệp bảo lãnh

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao công chứng.

• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) cấp.

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động: Theo mẫu quy định (Mẫu số 11/PLI ban hành kèm Nghị định 152/2020/NĐ-CP).

• Dự thảo Hợp đồng lao động song ngữ: Chuẩn bị sẵn các điều khoản về mức lương, thời hạn và quyền lợi để ký kết chính thức ngay sau khi nhận cấp phép.

4. Các nội dung quan trọng phải có trong hợp đồng lao động nước ngoài

Hợp đồng lao động với người nước ngoài phải tuân thủ Bộ luật Lao động 2019, bao quát đầy đủ thông tin cá nhân hai bên, mô tả công việc cụ thể, thời hạn (không quá 36 tháng cho loại xác định thời hạn), mức lương và các khoản phụ cấp như nhà ở, di chuyển phù hợp với lao động quốc tế.

Quy định rõ điều kiện làm việc, giờ giấc, nghỉ phép và quyền lợi xã hội như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội bắt buộc. Thêm các điều khoản về bảo mật thông tin và không cạnh tranh sau chấm dứt, đặc biệt với vị trí nhạy cảm. Hợp đồng chỉ hiệu lực sau khi có Giấy phép lao động, và mọi sửa đổi phải lập thành phụ lục văn bản. Việc soạn thảo chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro hiệu quả, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong tuyển dụng quốc tế.

>> Đọc thêm: [Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài chi tiết]

5. Quy định về Bảo hiểm và Thuế cho người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp phải đảm bảo người lao động nước ngoài tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm và thuế theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Nhập cảnh… (sửa đổi 2023).

5.1. Các loại bảo hiểm bắt buộc phải tham gia

Người lao động nước ngoài phải tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc nếu làm việc từ 1 tháng trở lên, theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp đóng góp tỷ lệ tương ứng (khoảng 21,5% cho BHXH), người lao động đóng 10,5%. Ngoại trừ một số trường hợp miễn như lao động ngắn hạn dưới 3 tháng, nhưng doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm thông báo.

5.2. Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Người lao động nước ngoài chịu thuế TNCN trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, với mức lũy tiến từ 5-35% tùy thu nhập. Doanh nghiệp khấu trừ tại nguồn và kê khai hàng quý. Thời gian cư trú trên 183 ngày/năm coi là cư trú thuế, áp dụng mức thuế cư trú; dưới mức này áp dụng thuế không cư trú 20% trên thu nhập. Doanh nghiệp cần tư vấn thuế chuyên sâu để tránh phạt chậm nộp.

>> Đọc thêm: [Dịch vụ làm giấy phép lao động người nước ngoài uy tín]

6. Rủi ro và xử phạt khi vi phạm quy định sử dụng lao động nước ngoài

Vi phạm quy định về ký hợp đồng lao động với người nước ngoài có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi 70/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có Giấy phép lao động bị phạt từ 50.000.000đ đến 75.000.000đ, có thể bị đình chỉ hoạt động hoặc buộc chấm dứt hợp đồng. Người lao động có thể bị trục xuất và cấm nhập cảnh. Các rủi ro khác bao gồm hợp đồng vô hiệu, kiện tụng lao động và mất uy tín kinh doanh. Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra pháp lý để tránh những sai sót này.

7. Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải ký hợp đồng lao động bằng tiếng Việt không?

Bắt buộc phải có bản tiếng Việt. Tuy nhiên, để thuận tiện, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng song ngữ (Việt – Anh hoặc ngôn ngữ của người lao động).

Người nước ngoài làm việc dưới 3 tháng có cần xin Giấy phép lao động?

Tùy trường hợp (như vào xử lý sự cố khẩn cấp hoặc chào bán dịch vụ) có thể được miễn, nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan quản lý lao động.

Hợp đồng lao động có được dài hơn Giấy phép lao động không?

Không. Thời hạn hợp đồng lao động phải phù hợp với thời hạn của Giấy phép lao động đã được cấp.

Người lao động nước ngoài có cần giấy phép lao động trước khi ký hợp đồng không?

Có, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi 70/2023/NĐ-CP), hầu hết người lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động hợp lệ trước khi ký hợp đồng lao động, trừ các trường hợp miễn như thành viên hội đồng quản trị hoặc chuyên gia ngắn hạn dưới 3 tháng. Giấy phép này được cấp dựa trên hồ sơ chứng minh nhu cầu và trình độ, giúp hợp đồng có hiệu lực pháp lý.

Hợp đồng lao động với người nước ngoài có thể ký bằng tiếng Anh không?

Có. Hợp đồng phải được lập bằng tiếng Việt theo Bộ luật Lao động 2019, nhưng có thể kèm bản dịch tiếng Anh để người lao động nước ngoài hiểu rõ. Bản tiếng Việt là bản chính thức, dùng cho các tranh chấp pháp lý. Doanh nghiệp nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ mơ hồ để giảm rủi ro hiểu lầm.

Ký hợp đồng lao động với người nước ngoài đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật để tránh những sai lầm có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Việc tuân thủ các quy định từ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa quy trình mà còn nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế. Để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách hiệu quả, hãy liên hệ ACAA GLOBAL ngay hôm nay.